क्या पता
- समूह > साझा मेलबॉक्स के तहत आप MS 365 व्यवस्थापन केंद्र में एक बना सकते हैं। एक मेलबॉक्स जोड़ें चुनें और वहां से चरणों का पालन करें।
- Microsoft Office 365 साझा मेलबॉक्स को असाइन किए गए सभी लोगों के पास इसमें मौजूद सभी चीज़ों तक पहुंच है: इनकमिंग ईमेल, उत्तर, अग्रेषण, आदि।
- कार्यालय 365 उपयोगकर्ताओं को साझा मेल तक पहुंचने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज ऑनलाइन सदस्यता की आवश्यकता है।
यह लेख बताता है कि साझा आउटलुक मेलबॉक्स में उपयोगकर्ताओं को कैसे जोड़ा जाए, और आउटलुक में, वेब पर और मोबाइल ऐप से साझा किए गए मेलबॉक्स का उपयोग कैसे किया जाए।ये निर्देश Windows और macOS के लिए Office 365 पर लागू होते हैं; आउटलुक 2019, 2016, 2013 और 2010; आईओएस और एंड्रॉइड के लिए आउटलुक; और वेब पर आउटलुक।
कार्यालय 365 में एक साझा मेलबॉक्स कैसे बनाएं
आप जितने चाहें उतने साझा मेलबॉक्स बना सकते हैं, लेकिन आपके द्वारा मेलबॉक्स को असाइन किए गए प्रत्येक उपयोगकर्ता के पास Microsoft 365 सदस्यता होनी चाहिए। साझा मेलबॉक्स सेट करने के लिए:
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अपने Microsoft 365 वैश्विक व्यवस्थापक खाते या Exchange व्यवस्थापक खाता क्रेडेंशियल का उपयोग करके Microsoft 365 व्यवस्थापन केंद्र में साइन इन करें।
Microsoft 365 व्यवस्थापन केंद्र को पहले Office 365 व्यवस्थापन केंद्र के रूप में जाना जाता था।
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नेविगेशन फलक में समूह > साझा मेलबॉक्स चुनें।
Image - चुनें एक मेलबॉक्स जोड़ें साझा मेलबॉक्स पेज पर।
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एक मेलबॉक्स जोड़ें पृष्ठ पर, नाम फ़ील्ड में साझा मेलबॉक्स के लिए एक नाम टाइप करें।
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एक मेलबॉक्स उपनाम स्वचालित रूप से ईमेल फ़ील्ड में बन जाता है, लेकिन आप चाहें तो उपनाम बदल सकते हैं। जब आपने साझा मेलबॉक्स का नाम रखा है, तो जोड़ें चुनें।
Image - चुनें इस मेलबॉक्स में सदस्यों को जोड़ें अगले चरणों के तहत।
- चुनें सदस्यों को जोड़ें पर साझा मेलबॉक्स सदस्य जोड़ें पेज।
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सदस्य के तहत, प्रत्येक व्यक्ति के पास वाले बॉक्स को चेक करें, जिसके पास साझा मेलबॉक्स तक पहुंच होगी। जब आप कर लें, तो सहेजें चुनें और फिर बंद करें।
यदि आप सूची में किसी व्यक्ति का नाम नहीं देखते हैं, तो खोज चुनें और उस व्यक्ति का नाम टाइप करें।
भेजे गए ईमेल को साझा मेलबॉक्स में कैसे सेव करें
जब कोई उपयोगकर्ता साझा मेलबॉक्स से एक ईमेल संदेश भेजता है, तो उस संदेश की एक प्रति उस उपयोगकर्ता के भेजे गए आइटम फ़ोल्डर में सहेजी जाती है, साझा किए गए मेलबॉक्स में नहीं। यदि आप इन ईमेल को साझा मेलबॉक्स में सहेजना चाहते हैं, तो आपको साझा मेलबॉक्स सेटिंग्स को संपादित करना होगा।
भेजे गए ईमेल संदेशों को साझा मेलबॉक्स में सहेजने के लिए, निम्न चरणों को पूरा करें:
- Microsoft 365 व्यवस्थापन केंद्र में लॉग इन करें और नेविगेशन फलक में समूह > साझा मेलबॉक्स चुनें।
- अपना साझा मेलबॉक्स चुनें।
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चुनें संपादित करें के आगे भेजे गए आइटम।
Image - दोनों को सेट करें इस मेलबॉक्स के रूप में भेजे गए आइटम की प्रतिलिपि बनाएँ और इस मेलबॉक्स की ओर से भेजे गए आइटम की प्रतिलिपि बनाएँ से पर, फिर Save चुनें।
आउटलुक 2016, आउटलुक 2013 और आउटलुक 2010 में साझा मेलबॉक्स का उपयोग कैसे करें
जब आप साझा मेलबॉक्स सेट करते हैं, तो अन्य उपयोगकर्ताओं को आउटलुक के डेस्कटॉप संस्करण में साझा किए गए मेलबॉक्स को प्रदर्शित करने के लिए कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं होती है। साझा मेलबॉक्स आउटलुक साइडबार में स्वचालित रूप से प्रकट होता है।
साझा मेलबॉक्स से ईमेल भेजने के लिए, निम्नलिखित चरणों को पूरा करें:
- आउटलुक के शीर्ष पर होम टैब चुनें।
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नया संदेश बनाने के लिए नया ईमेल चुनें।
Image - नए ईमेल संदेश में से चुनें, और फिर साझा किए गए मेलबॉक्स का चयन करें।
- अपना संदेश टाइप करें और भेजें चुनें।
वेब पर आउटलुक में साझा मेलबॉक्स तक कैसे पहुंचें
यदि आप वेब ब्राउज़र में साझा मेलबॉक्स के साथ काम करना चाहते हैं, तो आपको मेलबॉक्स को मैन्युअल रूप से जोड़ना होगा। वेब पर आउटलुक में साझा किए गए मेलबॉक्स को जोड़ने के लिए, निम्नलिखित चरणों को पूरा करें:
- अपने Microsoft 365 खाते में साइन इन करें, और फिर Outlook ऐप चुनें।
- नेविगेशन फलक में फ़ोल्डर (या आपका मेलबॉक्स नाम) पर राइट-क्लिक करें, और फिर शेयर्ड फोल्डर जोड़ें. चुनें
- शेयर किए गए मेलबॉक्स का ईमेल पता शेयर्ड फोल्डर जोड़ें डायलॉग बॉक्स में टाइप करें, और फिर जोड़ें चुनें।
आउटलुक मोबाइल ऐप में साझा मेलबॉक्स कैसे जोड़ें
यदि आप अपने स्मार्टफोन या टैबलेट से साझा किए गए मेलबॉक्स तक पहुंचना चाहते हैं, तो इन चरणों का पालन करें:
- आईओएस या एंड्रॉइड के लिए आउटलुक ऐप लॉन्च करें और अपने खाते में साइन इन करें।
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बाएं फलक में खाता जोड़ें टैप करें, फिर एक साझा मेलबॉक्स जोड़ें टैप करें।
यदि आपके पास एक से अधिक आउटलुक खाते हैं, तो उसे चुनें जिसकी साझा मेलबॉक्स तक पहुंच है।
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ईमेल पता दर्ज करें। एक बार प्रक्रिया पूरी हो जाने के बाद, आपको आउटलुक ऐप में अपने खातों के तहत अपना साझा मेलबॉक्स देखना चाहिए।
यदि आप आउटलुक ऐप से किसी शेयर्ड मेलबॉक्स को हटाना चाहते हैं, तो सेटिंग्स> अकाउंट्स पर जाएं, फिर शेयर्ड मेलबॉक्स पर टैप करें और खाता हटाएं चुनें।
कार्यालय 365 में साझा मेलबॉक्स क्या है?
किसी Office 365 साझा मेलबॉक्स को असाइन किए गए प्रत्येक व्यक्ति की उसमें सभी संदेशों तक पूर्ण पहुँच होती है। सदस्य उपयोगकर्ता आने वाले ईमेल पढ़ सकते हैं, संदेशों का उत्तर दे सकते हैं, संदेशों को अग्रेषित कर सकते हैं और देख सकते हैं कि अन्य लोगों ने कैसे प्रतिक्रिया दी है।
जब टीम का कोई सदस्य साझा मेलबॉक्स से ईमेल संदेश का जवाब देता है, तो ईमेल व्यक्ति के ईमेल पते के बजाय साझा पते से भेजा जाता है, इसलिए सभी की जानकारी गोपनीय रहती है।उस ने कहा, साझा किए गए मेलबॉक्स में आमतौर पर उपयोगकर्ता नाम या पासवर्ड नहीं होते हैं, जिससे कुछ सुरक्षा चिंताएं पैदा होती हैं।
साझा मेलबॉक्स का उपयोग क्यों करें?
साझा मेलबॉक्स ग्राहक सेवा या विपणन विभागों के लिए आदर्श हैं जो चाहते हैं कि आने वाले ईमेल संदेशों का उत्तर अगले उपलब्ध टीम सदस्य द्वारा दिया जाए। साझा मेलबॉक्स भी एक साझा संपर्क सूची और एक साझा कैलेंडर के साथ आते हैं, इसलिए समूह के सदस्य एक केंद्रीय स्थान में अपॉइंटमेंट बना सकते हैं जिसे सभी सदस्य देख सकते हैं।
