जब आपके पास बड़ी मात्रा में डेटा होता है, तो यह आपकी कार्यपुस्तिका में सही ढंग से क्रमबद्ध नहीं होने पर भारी पड़ सकता है। अधिक उत्पादक बनने के लिए और अपनी स्प्रैडशीट्स को प्रबंधित करने में आसान बनाने के लिए एक्सेल में डेटा को सॉर्ट करने के विभिन्न तरीकों को जानें।
इस आलेख में निर्देश एक्सेल 2019, 2016, 2013, 2010 पर लागू होते हैं; माइक्रोसॉफ्ट 365 के लिए एक्सेल, एक्सेल ऑनलाइन और मैक के लिए एक्सेल।
सॉर्ट किए जाने वाले डेटा का चयन करें
डेटा को सॉर्ट करने से पहले, एक्सेल को सटीक रेंज जानने की जरूरत है जिसे सॉर्ट किया जाना है। एक्सेल संबंधित डेटा के क्षेत्रों का चयन तब तक करेगा जब तक डेटा इन शर्तों को पूरा करता है:
- संबंधित डेटा के क्षेत्र में कोई रिक्त पंक्तियाँ या स्तंभ नहीं हैं।
- रिक्त पंक्तियाँ और स्तंभ संबंधित डेटा के क्षेत्रों के बीच हैं।
Excel यह निर्धारित करता है कि डेटा क्षेत्र में फ़ील्ड नाम हैं या नहीं और सॉर्ट किए जाने वाले रिकॉर्ड से पंक्ति को बाहर कर देता है। एक्सेल को सॉर्ट की जाने वाली श्रेणी का चयन करने की अनुमति देना जोखिम भरा हो सकता है, विशेष रूप से बड़ी मात्रा में डेटा के साथ जिसे जांचना मुश्किल है।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि सही डेटा चुना गया है, सॉर्ट शुरू करने से पहले रेंज को हाइलाइट करें। यदि एक ही श्रेणी को बार-बार क्रमबद्ध किया जाएगा, तो सबसे अच्छा तरीका यह है कि इसे एक नाम दिया जाए।
एक्सेल में कुंजी और क्रम को क्रमबद्ध करें
सॉर्टिंग के लिए सॉर्ट की और सॉर्ट ऑर्डर के उपयोग की आवश्यकता होती है। सॉर्ट कुंजी उस कॉलम या कॉलम का डेटा है जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं और कॉलम हेडिंग या फ़ील्ड नाम से पहचाना जाता है। नीचे दी गई छवि में, संभावित सॉर्ट कुंजियां छात्र आईडी, नाम, आयु, कार्यक्रम और माह प्रारंभ हैं।
डेटा को जल्दी से सॉर्ट करें
त्वरित सॉर्ट करने के लिए, सॉर्ट कुंजी वाले कॉलम में एकल सेल का चयन करें। फिर चुनें कि आप डेटा को कैसे सॉर्ट करना चाहते हैं। यहां बताया गया है:
- सॉर्ट कुंजी वाले कॉलम में एक सेल का चयन करें।
- चुनें घर।
- सॉर्ट विकल्पों का ड्रॉप-डाउन मेनू खोलने के लिए सॉर्ट करें और फ़िल्टर करें चुनें।
- चुनें कि आप डेटा को कैसे सॉर्ट करना चाहते हैं। आरोही या अवरोही क्रम चुनें।
सॉर्ट और फ़िल्टर का उपयोग करते समय, ड्रॉप-डाउन सूची में सॉर्ट ऑर्डर विकल्प चयनित श्रेणी में डेटा के प्रकार के आधार पर बदलते हैं। टेक्स्ट डेटा के लिए, विकल्प हैं A से Z को सॉर्ट करें और Z से A को सॉर्ट करें। संख्यात्मक डेटा के लिए, विकल्प सबसे छोटे से सबसे बड़े को सॉर्ट करें और सबसे बड़े से सबसे छोटे को सॉर्ट करें।
एक्सेल में डेटा के एकाधिक कॉलम सॉर्ट करें
डेटा के एकल कॉलम के आधार पर त्वरित सॉर्ट करने के अलावा, एक्सेल की कस्टम सॉर्ट सुविधा आपको कई प्रकार की कुंजियों को परिभाषित करके कई कॉलमों को सॉर्ट करने की अनुमति देती है।बहु-स्तंभ प्रकारों में, सॉर्ट करें संवाद बॉक्स में स्तंभ शीर्षकों का चयन करके सॉर्ट कुंजियों की पहचान की जाती है।
एक त्वरित सॉर्ट के साथ, सॉर्ट कुंजी वाली तालिका में कॉलम शीर्षक या फ़ील्ड नामों की पहचान करके सॉर्ट कुंजियों को परिभाषित किया जाता है।
एकाधिक कॉलम के आधार पर छाँटें उदाहरण
नीचे दिए गए उदाहरण में, A2 से E12 तक के डेटा को डेटा के दो कॉलम पर सॉर्ट किया गया है। डेटा को पहले नाम और फिर उम्र के अनुसार क्रमबद्ध किया जाता है।
डेटा के कई कॉलम सॉर्ट करने के लिए:
- सॉर्ट किए जाने वाले सेल की श्रेणी को हाइलाइट करें। इस उदाहरण में, कक्ष A2 से E12 का चयन किया गया है।
- चुनें घर।
- ड्रॉप-डाउन सूची खोलने के लिए सॉर्ट और फ़िल्टर करें चुनें।
- सॉर्ट करें डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए कस्टम सॉर्ट चुनें।
- के आगे एक चेक लगाएंमेरे डेटा में हेडर हैं।
- कॉलम शीर्षक के अंतर्गत, क्रमबद्ध करें नीचे तीर का चयन करें और डेटा को पहले क्रमबद्ध करने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची से नाम चुनें नाम कॉलम द्वारा।
- सॉर्ट ऑन हेडिंग के तहत, सेटिंग को सेल वैल्यू के रूप में छोड़ दें। सॉर्ट तालिका में वास्तविक डेटा पर आधारित है।
- आदेश शीर्षक के तहत, नीचे तीर का चयन करें और नाम डेटा को अवरोही क्रम में क्रमबद्ध करने के लिए Z से A चुनें।
- दूसरा प्रकार का विकल्प जोड़ने के लिए स्तर जोड़ें चुनें।
- कॉलम शीर्षक के अंतर्गत, फिर डाउन एरो चुनें और आयु चुनें ताकि रिकॉर्ड्स को डुप्लिकेट नामों के साथ आयु कॉलम द्वारा सॉर्ट किया जा सके।
- आदेश शीर्षक के तहत, आयु डेटा को अवरोही क्रम में क्रमबद्ध करने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची से सबसे बड़ा से सबसे छोटा चुनें।
- संवाद बॉक्स को बंद करने और डेटा को सॉर्ट करने के लिए ठीक चुनें।
नीचे दिए गए उदाहरण में दिखाई गई दूसरी सॉर्ट कुंजी को परिभाषित करने के परिणामस्वरूप, नाम फ़ील्ड के लिए समान मान वाले दो रिकॉर्ड आयु फ़ील्ड का उपयोग करके अवरोही क्रम में सॉर्ट किए जाते हैं। इसके परिणामस्वरूप छात्र विल्सन जे।, 21 साल की उम्र, विल्सन पी. के रिकॉर्ड से पहले, उम्र 19.
पहली पंक्ति: कॉलम हेडिंग या डेटा
उपरोक्त उदाहरण में छँटाई के लिए चयनित डेटा की श्रेणी में डेटा की पहली पंक्ति के ऊपर कॉलम शीर्षक शामिल हैं। इस पंक्ति में डेटा है जो बाद की पंक्तियों में डेटा से अलग है। एक्सेल ने निर्धारित किया कि पहली पंक्ति में कॉलम हेडिंग हैं और उन्हें शामिल करने के लिए सॉर्ट डायलॉग बॉक्स में उपलब्ध विकल्पों को समायोजित किया है।
Excel यह निर्धारित करने के लिए स्वरूपण का उपयोग करता है कि किसी पंक्ति में स्तंभ शीर्षक हैं या नहीं। ऊपर के उदाहरण में, कॉलम हेडिंग बाकी पंक्तियों के डेटा से अलग फॉन्ट हैं।
यदि पहली पंक्ति में शीर्षक नहीं हैं, तो एक्सेल कॉलम अक्षर (जैसे कॉलम डी या कॉलम ई) का उपयोग सॉर्ट डायलॉग बॉक्स के कॉलम विकल्प में विकल्प के रूप में करता है।
एक्सेल इस अंतर का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए करता है कि पहली पंक्ति एक शीर्षक पंक्ति है या नहीं। यदि एक्सेल कोई गलती करता है, तो क्रमबद्ध करें संवाद बॉक्स में मेरा डेटा हैडर चेकबॉक्स होता है जो इस स्वचालित चयन को ओवरराइड करता है।
एक्सेल में दिनांक या समय के अनुसार डेटा सॉर्ट करें
पाठ डेटा को वर्णानुक्रम में या संख्याओं को सबसे बड़े से सबसे छोटे में क्रमबद्ध करने के अलावा, एक्सेल के सॉर्ट विकल्पों में दिनांक मान सॉर्ट करना शामिल है। तारीखों के लिए उपलब्ध सॉर्ट ऑर्डर में शामिल हैं:
- आरोही क्रम: सबसे पुराना से नया।
- अवरोही क्रम: नवीनतम से सबसे पुराना।
क्विक सॉर्ट बनाम सॉर्ट डायलॉग बॉक्स
दिनांक और समय जो संख्या डेटा के रूप में स्वरूपित होते हैं, जैसे कि ऊपर दिए गए उदाहरण में दिनांक उधार लिया गया है, एकल कॉलम पर सॉर्ट करने के लिए त्वरित सॉर्ट विधि का उपयोग करें। दिनांक या समय के एकाधिक स्तंभों को शामिल करने वाले प्रकारों के लिए, क्रमबद्ध करें संवाद बॉक्स का उपयोग उसी तरह करें जैसे संख्या या पाठ डेटा के एकाधिक स्तंभों को सॉर्ट करना।
तारीख के आधार पर छाँटें उदाहरण
तारीख के अनुसार आरोही क्रम में सबसे पुराने से नवीनतम तक एक त्वरित क्रमित करने के लिए:
- सॉर्ट किए जाने वाले सेल की श्रेणी को हाइलाइट करें। ऊपर दिए गए उदाहरण का अनुसरण करने के लिए, G2 से K7 तक कक्षों को हाइलाइट करें।
- चुनें घर।
- ड्रॉप-डाउन सूची खोलने के लिए सॉर्ट और फ़िल्टर करें चुनें।
- सॉर्ट करें डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए कस्टम सॉर्ट चुनें।
- स्तंभ शीर्षक के अंतर्गत, क्रमबद्ध करें नीचे तीर का चयन करें और उधार तिथि के अनुसार डेटा को पहले क्रमबद्ध करने के लिए उधार लिया गया चुनें।
- सॉर्ट ऑन हेडिंग के तहत सेल वैल्यू चुनें। सॉर्ट तालिका में वास्तविक डेटा पर आधारित है।
- सॉर्ट ऑर्डर शीर्षक के तहत, ड्रॉप-डाउन सूची से सबसे पुराना से नवीनतम चुनें।
- संवाद बॉक्स को बंद करने और डेटा सॉर्ट करने के लिए डायलॉग बॉक्स में ठीक चुनें।
यदि तिथि के अनुसार छँटाई के परिणाम अपेक्षित नहीं होते हैं, तो सॉर्ट कुंजी वाले कॉलम में डेटा में दिनांक या समय हो सकता है जो संख्याओं के बजाय टेक्स्ट डेटा के रूप में संग्रहीत होता है (दिनांक और समय केवल स्वरूपित संख्या डेटा होते हैं)).
मिश्रित डेटा और त्वरित प्रकार
त्वरित छँटाई पद्धति का उपयोग करते समय, यदि पाठ और संख्या डेटा वाले रिकॉर्ड को एक साथ मिलाया जाता है, तो एक्सेल क्रमित सूची के नीचे टेक्स्ट डेटा के साथ रिकॉर्ड रखकर संख्या और पाठ डेटा को अलग-अलग सॉर्ट करता है।
एक्सेल में सॉर्ट परिणामों में कॉलम शीर्षक भी शामिल हो सकते हैं, उन्हें डेटा तालिका के लिए फ़ील्ड नामों के बजाय टेक्स्ट डेटा की एक और पंक्ति के रूप में व्याख्या करना।
संभावित क्रमबद्ध चेतावनी
यदि एक कॉलम पर सॉर्ट करने के लिए भी सॉर्ट डायलॉग बॉक्स का उपयोग किया जाता है, तो एक्सेल एक संदेश प्रदर्शित कर सकता है जो आपको चेतावनी देता है कि उसे टेक्स्ट के रूप में संग्रहीत डेटा का सामना करना पड़ा है और आपको यह विकल्प देता है:
- एक संख्या की तरह दिखने वाली किसी भी चीज़ को एक संख्या के रूप में छाँटें।
- पाठ के रूप में संग्रहीत संख्याओं और संख्याओं को अलग-अलग क्रमित करें।
यदि आप पहला विकल्प चुनते हैं, तो एक्सेल टेक्स्ट डेटा को सॉर्ट परिणामों के सही स्थान पर रखने का प्रयास करता है। दूसरा विकल्प चुनें और एक्सेल टेक्स्ट डेटा वाले रिकॉर्ड्स को सॉर्ट परिणामों के निचले भाग में रखता है, जैसा कि यह त्वरित सॉर्ट के साथ करता है।
सप्ताह के दिनों या एक्सेल में महीनों के आधार पर डेटा सॉर्ट करें
आप उसी बिल्ट-इन कस्टम सूची का उपयोग करके सप्ताह के दिनों या वर्ष के महीनों के अनुसार डेटा को सॉर्ट भी कर सकते हैं जिसका उपयोग एक्सेल भरण हैंडल का उपयोग करके वर्कशीट में दिनों या महीनों को जोड़ने के लिए करता है। ये सूचियाँ वर्णानुक्रम के बजाय दिनों या महीनों के अनुसार क्रमबद्ध करने की अनुमति देती हैं।
अन्य सॉर्ट विकल्पों की तरह, कस्टम सूची के अनुसार सॉर्टिंग मान आरोही (रविवार से शनिवार या जनवरी से दिसंबर) या अवरोही क्रम (शनिवार से रविवार या दिसंबर से जनवरी) में प्रदर्शित किए जा सकते हैं।
उपरोक्त छवि में, डेटा नमूने को वर्ष के महीनों के अनुसार A2 से E12 की श्रेणी में क्रमबद्ध करने के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन किया गया था:
- सॉर्ट किए जाने वाले सेल की श्रेणी को हाइलाइट करें।
- चुनें घर।
- ड्रॉप-डाउन सूची खोलने के लिए सॉर्ट और फ़िल्टर करें चुनें।
- सॉर्ट करें डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए कस्टम सॉर्ट चुनें।
- कॉलम शीर्षक के अंतर्गत, वर्ष के महीनों के अनुसार डेटा सॉर्ट करने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची से माह प्रारंभ चुनें।
- सॉर्ट ऑन हेडिंग के तहत सेल वैल्यू चुनें। सॉर्ट तालिका में वास्तविक डेटा पर आधारित है।
- आदेश शीर्षक के तहत, ड्रॉप-डाउन मेनू खोलने के लिए डिफ़ॉल्ट A से Z विकल्प के बगल में डाउन एरो चुनें।
- चुनें कस्टम सूची।
- डायलॉग बॉक्स की बाईं ओर की विंडो में, जनवरी, फरवरी, मार्च, अप्रैल चुनें।
- चयन की पुष्टि करने के लिए ठीक चुनें और सॉर्ट डायलॉग बॉक्स पर वापस लौटें।
- चयनित सूची (जनवरी, फरवरी, मार्च, अप्रैल) आदेश शीर्षक के अंतर्गत प्रदर्शित होती है।
- संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए ठीक चुनें और साल के महीनों के अनुसार डेटा को सॉर्ट करें।
कस्टम सूचियाँ संवाद बॉक्स खोलने के लिए
डिफ़ॉल्ट रूप से, कस्टम सूचियाँ केवल कस्टम सूचियाँ संवाद बॉक्स में आरोही क्रम में प्रदर्शित होती हैं। वांछित सूची का चयन करने के बाद कस्टम सूची का उपयोग करके डेटा को अवरोही क्रम में क्रमबद्ध करने के लिए ताकि इसे क्रमबद्ध संवाद बॉक्स में ऑर्डर शीर्षक के तहत प्रदर्शित किया जा सके:
- प्रदर्शित सूची के आगे नीचे तीर का चयन करें, जैसे जनवरी, फरवरी, मार्च, अप्रैल ड्रॉप-डाउन मेनू खोलने के लिए।
- मेनू में, अवरोही क्रम में प्रदर्शित होने वाले कस्टम सूची विकल्प का चयन करें, जैसे दिसंबर, नवंबर, अक्टूबर, सितंबर।
- कस्टम सूची का उपयोग करके डेटा को अवरोही क्रम में क्रमबद्ध करने के लिए ठीक क्लिक करें।
एक्सेल में कॉलम को फिर से व्यवस्थित करने के लिए पंक्तियों के आधार पर छाँटें
जैसा कि पिछले सॉर्ट विकल्पों के साथ दिखाया गया है, डेटा सामान्य रूप से कॉलम हेडिंग या फ़ील्ड नामों का उपयोग करके सॉर्ट किया जाता है। परिणाम संपूर्ण पंक्तियों या डेटा के रिकॉर्ड का पुनर्क्रमण है। एक्सेल में एक कम ज्ञात, और इसलिए, कम उपयोग किया जाने वाला सॉर्ट विकल्प पंक्ति के अनुसार सॉर्ट करना है, जिसका प्रभाव वर्कशीट में बाएं से दाएं कॉलम के क्रम को पुनर्व्यवस्थित करने का होता है।
पंक्ति के आधार पर छाँटने का एक कारण डेटा की विभिन्न तालिकाओं के बीच कॉलम क्रम का मिलान करना है। समान बाएं से दाएं क्रम में स्तंभों के साथ, रिकॉर्ड की तुलना करना या तालिकाओं के बीच डेटा की प्रतिलिपि बनाना और स्थानांतरित करना आसान है।
स्तंभ क्रम को अनुकूलित करें
बहुत कम, हालांकि, मूल्यों के लिए आरोही और अवरोही क्रम विकल्पों की सीमाओं के कारण स्तंभों को सही क्रम में एक सीधा कार्य मिल रहा है। आमतौर पर, कस्टम सॉर्ट क्रम का उपयोग करना आवश्यक होता है, और एक्सेल में सेल या फ़ॉन्ट रंग या सशर्त स्वरूपण आइकन द्वारा सॉर्ट करने के विकल्प शामिल होते हैं।
एक्सेल को कॉलम का क्रम बताने का सबसे आसान तरीका डेटा तालिका के ऊपर या नीचे एक पंक्ति जोड़ना है जिसमें संख्याएं हैं जो कॉलम के क्रम को बाएं से दाएं दर्शाती हैं। पंक्तियों के आधार पर छाँटना फिर संख्याओं वाली पंक्ति द्वारा सबसे छोटे से सबसे बड़े स्तंभों को छाँटने का एक सरल मामला बन जाता है।
सॉर्ट करने के बाद, संख्याओं की जोड़ी गई पंक्ति को आसानी से हटाया जा सकता है।
पंक्तियों के आधार पर छाँटें उदाहरण
एक्सेल सॉर्ट विकल्पों पर इस श्रृंखला के लिए उपयोग किए गए डेटा नमूने में, स्टूडेंट आईडी कॉलम हमेशा बाईं ओर पहले होता है, उसके बाद नाम और फिर आयु होती है।
इस उदाहरण में, जैसा कि ऊपर की छवि में दिखाया गया है, कॉलम को फिर से व्यवस्थित करने के लिए वर्कशीट तैयार करने के लिए कॉलम में नंबर जोड़े गए हैं ताकि प्रोग्राम कॉलम पहले बाईं ओर हो और उसके बाद मंथ स्टार्ट, नाम, आयु, और छात्र आईडी।
यहां बताया गया है कि कॉलम का क्रम कैसे बदला जाए:
- फ़ील्ड नामों वाली पंक्ति के ऊपर एक खाली पंक्ति डालें।
- इस नई पंक्ति में, कॉलम ए में बाएं से दाएं निम्नलिखित नंबर दर्ज करें: 5, 3, 4, 1, 2.
- सॉर्ट की जाने वाली रेंज को हाईलाइट करें। इस उदाहरण में, A2 से E13 को हाइलाइट करें।
- चुनें घर।
- ड्रॉप-डाउन सूची खोलने के लिए सॉर्ट और फ़िल्टर करें चुनें।
- सॉर्ट करें डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए कस्टम सॉर्ट चुनें।
- सॉर्ट करें विकल्प संवाद बॉक्स खोलने के लिए विकल्प चुनें।
- ओरिएंटेशन सेक्शन में, बाएं से दाएं क्रमबद्ध करें वर्कशीट में बाएं से दाएं कॉलम के क्रम को क्रमबद्ध करने के लिए चुनें।
- सॉर्ट करें विकल्प डायलॉग बॉक्स को बंद करने के लिए ठीक चुनें।
- अभिविन्यास में परिवर्तन के साथ, क्रमबद्ध करें संवाद बॉक्स में कॉलम शीर्षक पंक्ति में बदल जाता है।
- नीचे तीर के आधार पर छाँटें चुनें और पंक्ति 2 चुनें। यह कस्टम नंबर वाली पंक्ति है।
- सॉर्ट ऑन हेडिंग के तहत, सेल मान चुनें।
- आर्डर हेडिंग के तहत, सबसे छोटा से सबसे बड़ा ड्रॉप-डाउन सूची से पंक्ति 2 में संख्याओं को आरोही क्रम में क्रमबद्ध करने के लिए चुनें।
- संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए ठीक का चयन करें और पंक्ति 2 में संख्याओं द्वारा बाएं से दाएं कॉलम को सॉर्ट करें।
- कॉलम का क्रम प्रोग्राम से शुरू होता है और उसके बाद मंथ स्टार्ट, नाम, उम्र और स्टूडेंट आईडी होता है।
कॉलम को फिर से क्रमित करने के लिए एक्सेल के कस्टम सॉर्ट विकल्पों का उपयोग करें
जबकि एक्सेल में सॉर्ट डायलॉग बॉक्स में कस्टम प्रकार उपलब्ध हैं, वर्कशीट में कॉलम को फिर से व्यवस्थित करने के लिए इन विकल्पों का उपयोग करना आसान नहीं है। सॉर्ट करें डायलॉग बॉक्स में उपलब्ध कस्टम सॉर्ट ऑर्डर बनाने के विकल्प सेल रंग, फ़ॉन्ट रंग और आइकन द्वारा डेटा को सॉर्ट करना है।
जब तक कि प्रत्येक कॉलम में पहले से ही अद्वितीय स्वरूपण लागू न हो, जैसे कि अलग-अलग फ़ॉन्ट या सेल रंग, उस स्वरूपण को प्रत्येक कॉलम को फिर से व्यवस्थित करने के लिए एक ही पंक्ति में अलग-अलग सेल में जोड़ा जाना चाहिए।
उदाहरण के लिए, कॉलम को फिर से व्यवस्थित करने के लिए फ़ॉन्ट रंग का उपयोग करने के लिए:
- प्रत्येक फ़ील्ड नाम का चयन करें और प्रत्येक के लिए फ़ॉन्ट रंग बदलें। उदाहरण के लिए, प्रोग्राम को लाल में बदलें, महीने की शुरुआत को हरा, नाम से नीला, उम्र से नारंगी, और छात्र आईडी को बैंगनी में बदलें।
- सॉर्ट करें डायलॉग बॉक्स में, सॉर्ट करें चुनें और पंक्ति 2 चुनें।
- सॉर्ट ऑन हेडिंग के तहत फॉन्ट कलर चुनें।
- आदेश शीर्षक के तहत, वांछित कॉलम क्रम से मेल खाने के लिए मैन्युअल रूप से फ़ील्ड नामों के रंगों का क्रम सेट करें।
- सॉर्ट करने के बाद, प्रत्येक फ़ील्ड नाम के लिए फ़ॉन्ट रंग रीसेट करें।
