स्प्रेडशीट में पहली बार सही ढंग से डेटा दर्ज करने से बाद में समस्याओं से बचा जा सकता है और एक्सेल के कई टूल और सुविधाओं जैसे कि फ़ार्मुलों और चार्ट का उपयोग करना आसान हो जाता है। इस ट्यूटोरियल में एक्सेल, गूगल शीट्स, और ओपन ऑफिस कैल्क जैसे स्प्रेडशीट प्रोग्राम में डेटा दर्ज करने के लिए क्या करें और क्या न करें, के बारे में बताया गया है।
इस आलेख में निर्देश एक्सेल 2019, 2016, 2013, 2010 पर लागू होते हैं; मैक के लिए एक्सेल, माइक्रोसॉफ्ट 365 के लिए एक्सेल, और एक्सेल ऑनलाइन।
एक्सेल डाटा एंट्री अवलोकन
एक्सेल वर्कशीट शक्तिशाली एनालिटिक्स टूल हैं जो बड़ी मात्रा में डेटा स्टोर करते हैं। सुनिश्चित करें कि डेटा प्रविष्टि के लिए एक्सेल सर्वोत्तम प्रथाओं का उपयोग करके आपका डेटा प्रदर्शित और सही ढंग से विश्लेषण किया गया है।
एक्सेल का उपयोग करते समय ध्यान रखने योग्य मुख्य बातें ये हैं और क्या न करें:
- करें अपनी स्प्रेडशीट की योजना बनाएं।
- संबंधित डेटा दर्ज करते समयरिक्त पंक्तियों या स्तंभों को न छोड़ें।
- करें बार-बार सेव करें और दो जगहों पर सेव करें।
- कॉलम हेडिंग के रूप में नंबरों का उपयोग न करें और डेटा के साथ इकाइयों को शामिल न करें।
- करें सूत्रों में सेल संदर्भों और नामित श्रेणियों का उपयोग करें।
- नहीं फ़ार्मुलों वाले कक्षों को खुला न छोड़ें।
- करें अपना डेटा सॉर्ट करें।
अपनी स्प्रेडशीट की योजना बनाएं
एक्सेल में डेटा दर्ज करते समय, टाइप करना शुरू करने से पहले योजना बनाना एक अच्छा विचार है। तय करें कि वर्कशीट का उपयोग कैसे किया जाएगा, इसमें जो डेटा होगा, और उस डेटा के साथ क्या किया जाएगा। ये निर्णय कार्यपत्रक के अंतिम लेआउट को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करते हैं।
लिखने से पहले योजना बनाने से बाद में समय की बचत होती है अगर स्प्रेडशीट को और अधिक कुशल बनाने के लिए इसे पुनर्गठित करने की आवश्यकता होती है।
अपनी Excel कार्यपुस्तिकाओं की योजना बनाते समय ध्यान रखने योग्य कुछ बिंदु यहां दिए गए हैं:
- स्प्रेडशीट का उद्देश्य क्या है?
- स्प्रेडशीट में कितना डेटा होगा?
- क्या चार्ट आवश्यक हैं?
- क्या स्प्रैडशीट प्रिंट की जाएगी?
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स्प्रेडशीट का उद्देश्य डेटा के स्थान को निर्धारित करता है, क्योंकि सबसे महत्वपूर्ण जानकारी दिखाई देने और आसानी से सुलभ होने की आवश्यकता होती है। यदि आपके डेटा को गणनाओं की आवश्यकता है, तो गणना निर्धारित करती है कि कौन से सूत्रों और कार्यों की आवश्यकता है और सूत्रों को कहां दर्ज किया जाना चाहिए।
स्प्रेडशीट में कितना डेटा होगा?
स्प्रेडशीट में प्रारंभ में जितना डेटा होगा और उसमें कितना जोड़ा जाएगा, यह निर्धारित करता है कि आपको कार्यपुस्तिका के लिए कितनी कार्यपत्रकों की आवश्यकता होगी।
यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:
- अपना डेटा ज्यादा ना फैलाएं। जब डेटा कई कार्यपत्रकों में समाहित होता है, तो विशिष्ट जानकारी प्राप्त करना कठिन हो सकता है। साथ ही, कई कार्यपत्रकों या कार्यपुस्तिकाओं की गणना करने से एक्सेल का प्रदर्शन प्रभावित होता है।
- बड़े कार्यपत्रकों के लिए, सारांश जानकारी शीघ्रता से प्राप्त करने के लिए कार्यपत्रक के निचले भाग के बजाय स्तंभ शीर्षकों के ऊपर महत्वपूर्ण स्तंभ योग प्रदर्शित करें।
चार्ट की जरूरत है?
यदि किसी चार्ट या चार्ट में डेटा के सभी या कुछ हिस्से का उपयोग किया जाएगा, तो यह सूचना के लेआउट को प्रभावित कर सकता है।
चार्ट का उपयोग करते समय इन सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करें:
- चार्ट के प्रकार के आधार पर, डेटा को अलग तरह से समूहीकृत करने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, पाई चार्ट के लिए एक सारांश क्षेत्र बनाएं।
- बड़ी स्प्रैडशीट के लिए, चार्ट को अलग-अलग पृष्ठों पर ले जाएं ताकि कार्यपत्रकों में डेटा और छवियों की भीड़ न हो।
क्या स्प्रैडशीट प्रिंट की जाएगी?
आप डेटा को कैसे व्यवस्थित करते हैं यह इस बात पर निर्भर करता है कि डेटा कैसे प्रिंट किया जाएगा। क्या सारा डेटा प्रिंट किया जाएगा या केवल कुछ डेटा? क्या डेटा पोर्ट्रेट या लैंडस्केप लेआउट में प्रिंट किया जाएगा?
वर्कशीट प्रिंट करते समय इन टिप्स को ध्यान में रखें:
- अगर वर्कशीट को लेटर साइज पेपर (8.5" x 11") पर पोर्ट्रेट व्यू का उपयोग करके प्रिंट किया जाता है, तो अधिकांश डेटा को कुछ कॉलम के नीचे पंक्तियों में रखें। इस तरह, शीर्षक एक शीट पर दिखाई दे रहे हैं।
- यदि वर्कशीट कई शीटों पर मुद्रित है, तो प्रत्येक पृष्ठ के शीर्ष पर कॉलम हेडिंग प्रिंट करें। कॉलम शीर्षक डेटा का एक सिंहावलोकन प्रदान करते हैं और डेटा को अधिक सुलभ और पढ़ने में आसान बनाते हैं।
- यदि डेटा के कई कॉलम मुद्रित हैं, तो सभी शीर्षकों को एक पृष्ठ पर रखने के लिए लैंडस्केप लेआउट का उपयोग करें। दोबारा, यदि एकाधिक शीट की आवश्यकता है, तो प्रत्येक पृष्ठ के शीर्ष पर कॉलम शीर्षकों को प्रिंट करें।
- यदि वर्कशीट में चार्ट हैं, तो वर्कबुक प्रिंट करने से पहले चार्ट को एक अलग शीट पर ले जाएं।
संबंधित डेटा दर्ज करते समय खाली पंक्तियों या स्तंभों को न छोड़ें
डेटा तालिकाओं या डेटा की संबंधित श्रेणियों में रिक्त पंक्तियाँ या कॉलम एक्सेल की कई विशेषताओं जैसे चार्ट, पिवट टेबल और विशिष्ट कार्यों का ठीक से उपयोग करना मुश्किल बनाते हैं।
डेटा वाली पंक्ति या कॉलम में खाली सेल भी समस्या पैदा कर सकते हैं जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।
खाली जगहों की अनुपस्थिति एक्सेल को सॉर्टिंग, फ़िल्टरिंग या ऑटोसम जैसी सुविधाओं की एक श्रृंखला का उपयोग करते समय संबंधित डेटा का पता लगाने और चुनने में मदद करती है।
जब आप पढ़ना आसान बनाने के लिए डेटा को तोड़ना चाहते हैं, तो बॉर्डर या प्रारूप शीर्षकों और लेबल का उपयोग करें। डेटा को अलग और हाइलाइट करने के लिए बोल्ड टेक्स्ट, लाइन्स और सेल कलर जैसे विज़ुअल संकेतों का उपयोग करें।
पंक्तियों और स्तंभों में डेटा के साथ काम करते समय इन युक्तियों का पालन करें:
- तालिका के पहले कॉलम के शीर्ष पर एक वर्णनात्मक शीर्षक रखें, जिसके नीचे डेटा हो।
- यदि एक से अधिक डेटा श्रृंखला है, तो शीर्ष पर प्रत्येक डेटा श्रृंखला के शीर्षक के साथ कॉलम (बाएं से दाएं) में उन्हें एक के बाद एक सूचीबद्ध करें।
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जबकि संबंधित डेटा को एक साथ रखना आवश्यक है, यह डेटा की असंबंधित श्रेणियों को अलग करने के लिए भी उपयोगी है। वर्कशीट पर विभिन्न डेटा श्रेणियों या अन्य डेटा के बीच रिक्त कॉलम या पंक्तियों को छोड़ दें ताकि एक्सेल सही संबंधित श्रेणियों या डेटा की तालिका का चयन कर सके।
अक्सर बचत करें
अपने काम को बार-बार सहेजने के महत्व को बढ़ा-चढ़ाकर नहीं बताया जा सकता है, या बहुत बार नहीं कहा जा सकता है। यदि आप वेब-आधारित स्प्रेडशीट जैसे Google पत्रक या एक्सेल ऑनलाइन का उपयोग करते हैं, तो बचत कोई समस्या नहीं है। इन प्रोग्राम्स में सेव ऑप्शन नहीं होता है। इसके बजाय, स्प्रैडशीट्स स्वतः सहेजना सुविधा के साथ आपके क्लाउड खाते में स्वचालित रूप से सहेजी जाती हैं।
डेस्कटॉप स्प्रेडशीट प्रोग्राम के लिए, दो या तीन बदलावों के बाद अपना काम सेव करें। उदाहरण के लिए, डेटा जोड़ने, स्तंभ शीर्षकों को स्वरूपित करने या सूत्र दर्ज करने के बाद सहेजें। कम से कम हर दो या तीन मिनट में अपना काम सेव करें।
भले ही समय के साथ कंप्यूटर और कंप्यूटर सॉफ्टवेयर की स्थिरता में काफी सुधार हुआ हो, फिर भी सॉफ्टवेयर क्रैश हो जाता है, बिजली की विफलता होती है, और अन्य लोग कभी-कभी आपके पावर कॉर्ड पर यात्रा करते हैं और इसे वॉल सॉकेट से बाहर निकालते हैं। और जब दुर्घटनाएं होती हैं, तो डेटा की हानि आपके कार्यभार को बढ़ा देती है क्योंकि आप जो पहले ही कर चुके हैं उसे फिर से बनाते हैं।
Excel में AutoSave फीचर है, जो आमतौर पर बहुत अच्छा काम करता है, लेकिन आपको इस पर पूरी तरह भरोसा नहीं करना चाहिए। बार-बार बचत करके अपने डेटा को सुरक्षित रखने की आदत डालें।
बचाने का शॉर्टकट
आपको माउस को रिबन पर ले जाने और अपने काम को सहेजने के लिए आइकन पर क्लिक करने की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, कीबोर्ड शॉर्टकट संयोजन का उपयोग करके बचत करने की आदत डालें। जब आप अपनी वर्कशीट को सेव करना चाहते हैं, तो Ctrl+ S दबाएं।
दो जगहों पर सेव करें
अपने डेटा को दो अलग-अलग स्थानों में सहेजना भी महत्वपूर्ण है। दूसरा स्थान बैकअप है। सबसे अच्छा बैकअप वह है जो मूल स्थान से भिन्न भौतिक स्थान पर हो।
अपनी कार्यपुस्तिकाओं की बैकअप प्रति सहेजते समय, फ़ाइलों को अपने क्लाउड खाते में सहेजने पर विचार करें। जब कार्यपुस्तिकाएँ आपके कंप्यूटर और क्लाउड में संग्रहीत की जाती हैं, तो आपके पास न केवल क्लाउड में एक बैकअप प्रतिलिपि होगी, बल्कि क्लाउड को अनावश्यक बैकअप के साथ डिज़ाइन किया गया है, जिसका अर्थ है कि आपका डेटा कई सर्वरों पर संग्रहीत है।
क्लाउड-आधारित बैकअप
फिर से, बैकअप बनाना एक समय लेने वाला काम नहीं है।
यदि सुरक्षा कोई समस्या नहीं है, जैसे कि यदि कार्यपत्रक आपकी डीवीडी की सूची है, तो संभवतः यह स्वयं को एक प्रति ईमेल करने के लिए पर्याप्त है। अगर सुरक्षा एक समस्या है, तो क्लाउड स्टोरेज एक विकल्प है।
ऑनलाइन स्प्रेडशीट के मामले में, प्रोग्राम के मालिक अपने सर्वर का बैकअप लेते हैं, और इसमें सभी उपयोगकर्ता डेटा शामिल होते हैं। लेकिन सुरक्षित रहने के लिए, फ़ाइल की एक प्रति अपने कंप्यूटर पर डाउनलोड करें।
कॉलम हेडिंग के रूप में नंबरों का प्रयोग न करें और डेटा के साथ इकाइयों को शामिल न करें
अपने डेटा की पहचान करने के लिए कॉलम के शीर्ष पर और पंक्तियों की शुरुआत में शीर्षकों का उपयोग करें, शीर्षकों को सरल बनाने जैसे संचालन को आसान बनाते हैं। लेकिन शीर्षकों के रूप में 2012, 2013, इत्यादि जैसी संख्याओं का उपयोग न करें।
जैसा कि ऊपर की छवि में दिखाया गया है, कॉलम और पंक्ति शीर्षक जो संख्याएं हैं, उन्हें अनजाने में गणना में शामिल किया जा सकता है। यदि आपके फ़ार्मुलों में फ़ंक्शन हैं जो स्वचालित रूप से फ़ंक्शन के तर्क के लिए डेटा की श्रेणी का चयन करते हैं, जैसे कि AutoSum, कॉलम शीर्षकों में संख्याएँ एक समस्या का कारण बनेंगी।
आमतौर पर, ऐसे फ़ंक्शन, जिनमें AutoMax और AutoAverage भी शामिल हैं, पहले संख्याओं के कॉलम की तलाश करेंगे और फिर संख्याओं की एक पंक्ति के लिए बाईं ओर देखेंगे। कोई भी शीर्षक जो संख्याएं हैं, उन्हें चयनित श्रेणी में शामिल किया जाएगा।
पंक्ति शीर्षकों के रूप में उपयोग की जाने वाली संख्याओं को किसी अन्य डेटा श्रृंखला के रूप में गलत माना जा सकता है यदि उन्हें अक्ष लेबल के बजाय चार्ट के लिए श्रेणी के भाग के रूप में चुना जाता है।
हेडिंग सेल में नंबरों को टेक्स्ट के रूप में फॉर्मेट करें या प्रत्येक नंबर से पहले एपॉस्ट्रॉफी (') जैसे '2012 और' 2013 के साथ टेक्स्ट लेबल बनाएं। एपॉस्ट्रॉफ़ी सेल में नहीं दिखता है, लेकिन यह संख्या को टेक्स्ट डेटा में बदल देता है।
इकाइयों को शीर्षकों में रखें
नंबर डेटा के साथ प्रत्येक सेल में मुद्रा, तापमान, दूरी या अन्य इकाइयों को दर्ज न करें। यदि आप ऐसा करते हैं, तो इस बात की संभावना है कि एक्सेल या Google पत्रक आपके सभी डेटा को टेक्स्ट के रूप में देखेगा।
इसके बजाय, यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे शीर्षक टेक्स्ट प्रारूप में हैं और कोई समस्या पैदा नहीं करेंगे, कॉलम के शीर्ष पर शीर्षकों में इकाइयों को रखें।
बाईं ओर टेक्स्ट, दाईं ओर नंबर
यह बताने का एक त्वरित तरीका है कि आपके पास टेक्स्ट या नंबर डेटा है या नहीं, सेल में डेटा के संरेखण की जांच करना है। डिफ़ॉल्ट रूप से, टेक्स्ट डेटा एक्सेल और Google शीट्स में बाईं ओर संरेखित होता है, और संख्या डेटा सेल में दाईं ओर संरेखित होता है।
हालांकि इस डिफ़ॉल्ट संरेखण को बदला जा सकता है, सभी डेटा और सूत्रों को दर्ज करने के बाद स्वरूपण लागू किया जाना चाहिए। डिफ़ॉल्ट संरेखण आपको एक सुराग देता है कि कार्यपत्रक में डेटा को सही ढंग से स्वरूपित किया गया है।
प्रतिशत और मुद्रा चिह्न
किसी वर्कशीट में डेटा डालने का सबसे अच्छा तरीका है प्लेन नंबर दर्ज करना और फिर सेल को सही तरीके से प्रदर्शित करने के लिए सेल को फॉर्मेट करना, उदाहरण के लिए प्रतिशत या मुद्रा के रूप में।
एक्सेल और गूगल शीट्स उन प्रतिशत प्रतीकों को पहचानते हैं जो संख्या के साथ एक सेल में टाइप किए जाते हैं। ये ऐप सामान्य मुद्रा प्रतीकों को भी स्वीकार करते हैं, जैसे डॉलर चिह्न ($) या ब्रिटिश पाउंड प्रतीक (£) यदि आप उन्हें संख्या डेटा के साथ सेल में टाइप करते हैं, लेकिन अन्य मुद्रा प्रतीक, जैसे कि दक्षिण अफ़्रीकी रैंड (आर), की व्याख्या पाठ के रूप में की जाती है।
संभावित समस्याओं से बचने के लिए, राशि दर्ज करें और फिर मुद्रा प्रतीक टाइप करने के बजाय मुद्रा के लिए सेल को प्रारूपित करें।
सूत्रों में सेल संदर्भों और नामांकित श्रेणियों का प्रयोग करें
सूत्रों और संपूर्ण कार्यपत्रक को त्रुटियों से मुक्त और अप-टू-डेट रखने के लिए सेल संदर्भ और नामित श्रेणी दोनों का उपयोग किया जा सकता है और किया जाना चाहिए।
सेल संदर्भ एक सेल के कॉलम अक्षर और पंक्ति संख्या का एक संयोजन है, जैसे A1, B23, और W987। सेल संदर्भ कार्यपत्रक में डेटा के स्थान की पहचान करते हैं।
एक नामित श्रेणी या परिभाषित नाम एक सेल संदर्भ के समान है जिसमें इसका उपयोग किसी कार्यपत्रक में सेल या कक्षों की श्रेणी की पहचान करने के लिए किया जाता है।
सूत्रों में डेटा का संदर्भ
सूत्रों का उपयोग एक्सेल में जोड़ या घटाव जैसी गणना करने के लिए किया जाता है।
यदि वास्तविक संख्याएं फ़ार्मुलों में हैं जैसे:
=5 + 3
हर बार जब डेटा बदलता है, तो आपको फॉर्मूला संपादित करना होगा। अतः यदि नई संख्याएँ 7 और 6 हैं, तो सूत्र बन जाता है:
=7 + 6
वैकल्पिक रूप से, यदि आप कार्यपत्रक के कक्षों में डेटा दर्ज करते हैं, तो संख्याओं के बजाय सूत्र में कक्ष संदर्भ या श्रेणी नामों का उपयोग करें।
यदि आप सेल A1 में नंबर 5 और सेल A2 में 3 दर्ज करते हैं, तो सूत्र बन जाता है:
=A1 + A2
डेटा को अपडेट करने के लिए, आप सेल A1 और A2 की सामग्री को बदल देंगे, लेकिन सूत्र को यथावत रखें। एक्सेल स्वचालित रूप से सूत्र परिणामों को अपडेट करता है।
यह विधि तब उपयोगी होती है जब वर्कशीट में जटिल सूत्र होते हैं और जब कई सूत्र समान डेटा को संदर्भित करते हैं। फिर आप डेटा को केवल एक स्थान में बदलेंगे, जो बदले में उन सूत्रों को अपडेट करता है जो इसका संदर्भ देते हैं।
सेल संदर्भ और नामित श्रेणियां भी डेटा सेल को एक्सेस करने योग्य छोड़ते समय फ़ार्मुलों को आकस्मिक परिवर्तनों से बचाकर वर्कशीट को सुरक्षित बनाती हैं।
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एक्सेल और गूगल शीट्स की एक और विशेषता यह है कि सेल रेफरेंस या रेंज नेम को पॉइंटिंग का उपयोग करके फ़ार्मुलों में दर्ज किया जा सकता है जिसमें फ़ॉर्मूला में संदर्भ दर्ज करने के लिए सेल पर क्लिक करना शामिल है। इंगित करने से गलत सेल संदर्भ टाइप करने या श्रेणी नाम की गलत वर्तनी के कारण होने वाली त्रुटियों की संभावना कम हो जाती है।
डेटा चुनने के लिए नामांकित श्रेणियों का उपयोग करें
संबंधित डेटा के एक क्षेत्र को एक नाम देने से उस डेटा का चयन करना आसान हो जाता है जिसे सॉर्ट या फ़िल्टर किया जाएगा।
यदि डेटा क्षेत्र का आकार बदलता है, तो नामित श्रेणी को नाम प्रबंधक के साथ संपादित करें।
सूत्रों वाली कोशिकाओं को खुला न छोड़ें
अपने फ़ार्मुलों को सही करने और उचित सेल संदर्भों का उपयोग करने में इतना समय व्यतीत करने के बाद, बहुत से लोग उन फ़ार्मुलों को आकस्मिक या अनजाने में होने वाले परिवर्तनों के प्रति संवेदनशील बनाने की गलती करते हैं।
यदि आप सेल संदर्भ या नामित श्रेणियों का उपयोग करते हैं तो अपने सूत्रों वाले कक्षों को लॉक करें। यदि आवश्यक हो, तो पासवर्ड कोशिकाओं को सुरक्षित रखने के लिए उन्हें सुरक्षित रखता है।
साथ ही, डेटा वाले सेल को खुला छोड़ दें ताकि उपयोगकर्ता परिवर्तन दर्ज कर सकें और स्प्रैडशीट को अप-टू-डेट रख सकें।
कार्यपत्रक या कार्यपुस्तिका की सुरक्षा दो चरणों वाली प्रक्रिया है:
- सुनिश्चित करें कि सही सेल लॉक हैं।
- पासवर्ड जोड़कर वर्कशीट को सुरक्षित रखें।
अपना डेटा सॉर्ट करें
अपना डेटा दर्ज करने के बाद उसे सॉर्ट करें। एक्सेल या गूगल शीट्स में अनसोल्ड डेटा की छोटी मात्रा के साथ काम करना आमतौर पर कोई समस्या नहीं है, लेकिन जैसे-जैसे स्प्रेडशीट बड़ी होती जाती है, इसके साथ कुशलता से काम करना मुश्किल होता जाता है।
सॉर्ट किए गए डेटा को समझना और विश्लेषण करना आसान है। कुछ फ़ंक्शन और टूल, जैसे VLOOKUP और SUBTOTAL, को सटीक परिणाम देने के लिए सॉर्ट किए गए डेटा की आवश्यकता होती है।
साथ ही, अपने डेटा को अलग-अलग तरीकों से क्रमबद्ध करें ताकि उन रुझानों का पता लगाया जा सके जो पहली बार में स्पष्ट नहीं हैं।
सॉर्ट किए जाने वाले डेटा का चयन करें
Excel को सटीक श्रेणी जानने की आवश्यकता है जिसे आपको सॉर्ट करने की आवश्यकता है, और संबंधित डेटा के क्षेत्रों की पहचान करता है यदि वहाँ हैं:
- संबंधित डेटा के क्षेत्र में कोई रिक्त पंक्तियाँ या स्तंभ नहीं हैं।
- संबंधित डेटा के क्षेत्रों के बीच रिक्त पंक्तियाँ और स्तंभ।
Excel यह भी निर्धारित करता है कि डेटा क्षेत्र में फ़ील्ड नाम हैं या नहीं और उस पंक्ति को छँटाई से बाहर करता है।
हालाँकि, एक्सेल को छँटाई के लिए श्रेणी का चयन करने की अनुमति देना विशेष रूप से बड़ी मात्रा में डेटा के साथ जोखिम भरा हो सकता है जिसे जांचना मुश्किल है।
डेटा का चयन करने के लिए नामों का प्रयोग करें
यह सुनिश्चित करने के लिए कि सही डेटा चुना गया है, सॉर्ट शुरू करने से पहले रेंज को हाइलाइट करें। यदि आप डेटा की एक ही श्रेणी को बार-बार क्रमबद्ध करने की योजना बना रहे हैं, तो सबसे अच्छा तरीका यह है कि इसे एक नाम दिया जाए।
जब आप डेटा की एक नामित श्रेणी को सॉर्ट करते हैं, तो नाम बॉक्स में नाम टाइप करें, या संबंधित ड्रॉपडाउन सूची से इसे चुनें। एक्सेल स्वचालित रूप से वर्कशीट में डेटा की सही श्रेणी को हाइलाइट करता है।
छिपी पंक्तियों और स्तंभों को छाँटना
एक्सेल में छँटाई करते समय डेटा की छिपी हुई पंक्तियाँ और स्तंभ शामिल नहीं होते हैं, इसलिए सॉर्ट होने से पहले इन पंक्तियों और स्तंभों को छिपाया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि पंक्ति 7 को सॉर्ट किए जाने वाले डेटा की श्रेणी के भीतर छिपा हुआ है, तो यह पंक्ति 7 के रूप में बनी रहेगी और सॉर्ट किए गए डेटा में अपने सही स्थान पर नहीं ले जाया जाएगा।
वही डेटा के कॉलम के लिए जाता है। पंक्तियों के आधार पर छाँटने में डेटा के स्तंभों को फिर से क्रमित करना शामिल है, लेकिन यदि कॉलम B सॉर्ट करने से पहले छिपा हुआ है, तो यह सॉर्ट करने के बाद कॉलम B के रूप में रहेगा।
संख्याओं को संख्याओं के रूप में स्टोर करें
जांच लें कि सभी नंबरों को संख्याओं के रूप में स्वरूपित किया गया है। यदि परिणाम आपकी अपेक्षा के अनुरूप नहीं हैं, तो कॉलम में पाठ के रूप में संग्रहीत संख्याएँ हो सकती हैं न कि संख्याओं के रूप में। उदाहरण के लिए, कुछ लेखा प्रणालियों से आयात की गई ऋणात्मक संख्याएँ या एक प्रमुख अक्षर (') के साथ दर्ज की गई संख्या को पाठ के रूप में संग्रहीत किया जाता है।
जब डेटा को A-Z या Z-A बटन से जल्दी से सॉर्ट किया जाता है, तो चीजें गलत हो सकती हैं। यदि डेटा में कोई रिक्त पंक्ति या रिक्त स्तंभ हैं, तो कुछ डेटा सॉर्ट होगा और कुछ नहीं। सॉर्ट करने से पहले यह सुनिश्चित करने का सबसे आसान तरीका है कि आपने डेटा की सही श्रेणी का चयन किया है, इसे एक नाम देना है।
यदि एक एकल कक्ष का चयन किया जाता है, तो एक्सेल चयन को एक सीमा तक विस्तारित करता है (जैसे Ctrl+ Shift+ दबाने की तरह। 8 ) एक या अधिक रिक्त स्तंभों और पंक्तियों से घिरा है।यह तब यह निर्धारित करने के लिए चयनित श्रेणी में पहली पंक्ति की जांच करता है कि इसमें हेडर जानकारी है या नहीं।
कॉलम हेडर को एक्सेल द्वारा हेडर के रूप में पहचानने से पहले सख्त दिशानिर्देशों को पूरा करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि शीर्षलेख पंक्ति में रिक्त कक्ष हैं, तो Excel सोच सकता है कि यह शीर्षलेख नहीं है। इसी तरह, यदि हेडर पंक्ति को डेटा श्रेणी में अन्य पंक्तियों के समान स्वरूपित किया जाता है, तो हो सकता है कि एक्सेल हेडर को पहचान न सके। इसके अतिरिक्त, यदि डेटा तालिका में टेक्स्ट होता है और हेडर पंक्ति में टेक्स्ट के अलावा कुछ भी नहीं होता है, तो एक्सेल हेडर पंक्ति को नहीं पहचान पाएगा; शीर्ष लेख पंक्ति एक्सेल में किसी अन्य डेटा पंक्ति की तरह दिखती है।
एक्सेल केवल श्रेणी के चयन के बाद ही सॉर्ट करता है और एक्सेल यह निर्धारित करता है कि हेडर पंक्ति है या नहीं। सॉर्ट परिणाम इस बात पर निर्भर करते हैं कि एक्सेल को श्रेणी चयन और शीर्षलेख पंक्ति निर्धारण दोनों सही मिले हैं या नहीं। उदाहरण के लिए, यदि एक्सेल को नहीं लगता है कि एक हेडर रो है, तो हेडर को डेटा के मुख्य भाग में सॉर्ट किया जाता है।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी डेटा श्रेणी सही ढंग से पहचानी गई है, Ctrl+ Shift+ 8 का उपयोग करेंशॉर्टकट यह देखने के लिए कि एक्सेल क्या चुनता है।यदि यह आपकी अपेक्षाओं से मेल नहीं खाता है, तो या तो अपनी तालिका में डेटा के चरित्र को संशोधित करें या सॉर्ट करें डायलॉग बॉक्स का उपयोग करने से पहले डेटा श्रेणी का चयन करें।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि शीर्षक सही ढंग से पहचाने गए हैं, Ctrl+ Shift+ 8 का उपयोग करें डेटा श्रेणी का चयन करने के लिए शॉर्टकट, फिर पहली पंक्ति को देखें। यदि शीर्षलेख में पहली पंक्ति में चयनित कक्षों में से रिक्त कक्ष हैं, तो पहली पंक्ति को दूसरी पंक्ति की तरह ही स्वरूपित किया गया है, या आपने एक से अधिक शीर्षलेख पंक्ति का चयन किया है, तो Excel मानता है कि कोई शीर्ष लेख पंक्ति नहीं है। इसे ठीक करने के लिए, यह सुनिश्चित करने के लिए शीर्ष लेख पंक्ति में परिवर्तन करें कि Excel उन्हें पहचानता है।
यदि आपकी डेटा तालिका बहु-पंक्ति शीर्षलेखों का उपयोग करती है, तो एक्सेल को उन्हें पहचानने में कठिनाई हो सकती है। समस्या तब और बढ़ जाती है जब आप एक्सेल से उस हेडर में रिक्त पंक्तियों को शामिल करने की अपेक्षा करते हैं; यह बस इसे स्वचालित रूप से नहीं कर सकता। हालाँकि, आप सॉर्ट करने से पहले सॉर्ट की जाने वाली पंक्तियों का चयन कर सकते हैं। दूसरे शब्दों में, विशिष्ट रहें कि आप एक्सेल को क्या सॉर्ट करना चाहते हैं; एक्सेल को आपके लिए धारणा बनाने न दें।
तारीख और समय को टेक्स्ट के रूप में स्टोर करें
यदि तिथि के अनुसार छँटाई के परिणाम अपेक्षित नहीं होते हैं, तो सॉर्ट कुंजी वाले कॉलम में डेटा में दिनांक या समय हो सकता है जो संख्याओं के बजाय टेक्स्ट डेटा के रूप में संग्रहीत होता है (दिनांक और समय स्वरूपित संख्या डेटा होते हैं).
उपरोक्त छवि में, ए। पीटरसन के लिए रिकॉर्ड सूची के निचले भाग में समाप्त हुआ, जब उधार लेने की तारीख 5 नवंबर, 2014 के आधार पर, यह ए विल्सन के लिए एक से ऊपर होना चाहिए, जो भी 5 नवंबर को उधार लेने की तारीख है। अप्रत्याशित परिणामों का कारण यह है कि ए। पीटरसन के लिए उधार लेने की तारीख को एक संख्या के बजाय पाठ के रूप में संग्रहीत किया गया है।
मिश्रित डेटा और त्वरित प्रकार
टेक्स्ट और नंबर डेटा वाले रिकॉर्ड के साथ त्वरित सॉर्ट विधि का उपयोग करते समय, एक्सेल नंबर और टेक्स्ट डेटा को अलग-अलग सॉर्ट करता है, रिकॉर्ड्स को टेक्स्ट डेटा के साथ सॉर्ट की गई सूची के नीचे रखता है।
एक्सेल में सॉर्ट परिणामों में कॉलम शीर्षक भी शामिल हो सकते हैं, उन्हें डेटा तालिका के लिए फ़ील्ड नामों के बजाय टेक्स्ट डेटा की एक और पंक्ति के रूप में व्याख्या करना।
चेतावनी क्रमित करें
सॉर्ट डायलॉग बॉक्स का उपयोग करते समय, यहां तक कि एक कॉलम पर सॉर्ट करने के लिए, एक्सेल एक चेतावनी प्रदर्शित कर सकता है कि उसे टेक्स्ट के रूप में संग्रहीत डेटा का सामना करना पड़ा है और ये विकल्प देता है:
- एक संख्या की तरह दिखने वाली किसी भी चीज़ को एक संख्या के रूप में छाँटें।
- पाठ के रूप में संग्रहीत संख्याओं और संख्याओं को अलग-अलग क्रमित करें।
पहला विकल्प टेक्स्ट डेटा को सॉर्ट परिणामों के सही स्थान पर रखता है। दूसरा विकल्प टेक्स्ट डेटा वाले रिकॉर्ड्स को सॉर्ट परिणामों के निचले भाग में रखता है जैसा कि यह त्वरित सॉर्ट के साथ करता है।
