किसी कार्यपत्रक या कार्यपुस्तिका के कक्षों में निहित डेटा में आकस्मिक या जानबूझकर किए गए परिवर्तनों को रोकने के लिए, एक्सेल के पास पासवर्ड के साथ या उसके बिना कुछ कार्यपत्रक तत्वों को लॉक करने के लिए उपकरण हैं।
एक्सेल वर्कशीट में बदलाव से डेटा की रक्षा करना दो चरणों वाली प्रक्रिया है।
- वर्कशीट में विशिष्ट सेल या ऑब्जेक्ट, जैसे चार्ट या ग्राफिक्स को लॉक या अनलॉक करना।
- प्रोटेक्ट शीट विकल्प लागू करना; जब तक आप ऐसा नहीं करते तब तक सभी कार्यपत्रक तत्व और डेटा बदलने के लिए असुरक्षित हैं।
कार्यपत्रक तत्वों की सुरक्षा को कार्यपुस्तिका-स्तरीय पासवर्ड सुरक्षा के साथ भ्रमित नहीं होना चाहिए, जो उपयोगकर्ताओं को फ़ाइल खोलने से बिल्कुल भी रोकता है।
इस लेख में दिए गए निर्देश एक्सेल 2019, 2016, 2013, 2010 और 2007 पर लागू होते हैं।
कोशिकाओं को लॉक और अनलॉक करना
डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल वर्कशीट में सभी सेल लॉक होते हैं, जिससे प्रोटेक्ट शीट विकल्प को लागू करके एक ही शीट में सभी डेटा और फॉर्मेटिंग को सुरक्षित करना आसान हो जाता है।
किसी कार्यपुस्तिका में सभी शीट में डेटा की सुरक्षा के लिए, आपको व्यक्तिगत रूप से प्रोटेक्ट शीट विकल्प लागू करना होगा। प्रोटेक्ट शीट/वर्कबुक विकल्प लागू करने के बाद विशिष्ट सेल को अनलॉक करने से केवल इन सेल में बदलाव किए जा सकते हैं।
व्यक्तिगत सेल को लॉक सेल टॉगल का उपयोग करके लॉक या अनलॉक किया जा सकता है। यह विकल्प एक स्विच की तरह काम करता है, या तो सेल को लॉक या अनलॉक कर सकता है। चूंकि सभी सेल प्रारंभ में वर्कशीट में लॉक हैं, लॉक सेल क्लिक करने से सभी चयनित सेल अनलॉक हो जाएंगे।
वर्कशीट में अलग-अलग सेल को खुला छोड़ दिया जा सकता है ताकि उपयोगकर्ता नई सामग्री जोड़ सकें या मौजूदा डेटा को संशोधित कर सकें। फ़ार्मुलों या अन्य महत्वपूर्ण डेटा वाले सेल को लॉक रखा जाता है ताकि एक बार प्रोटेक्ट शीट/वर्कबुक विकल्प लागू करने के बाद, कोई भी इन सेल को बदल न सके।
- एक्सेल वर्कशीट में उदाहरण के तौर पर, I6 से J10 तक के सेल चुनें।
- होम टैब पर क्लिक करें।
- ड्रॉप-डाउन सूची खोलने के लिए सेल समूह में फ़ॉर्मेट क्लिक करें।
- सूची में सबसे नीचे लॉक सेल क्लिक करें।
- हाइलाइट किए गए सेल I6 से J10 अब अनलॉक हो गए हैं।
चार्ट, टेक्स्ट बॉक्स और ग्राफिक्स को अनलॉक करें
डिफ़ॉल्ट रूप से, वर्कशीट में सभी चार्ट, टेक्स्ट बॉक्स और ग्राफिक्स ऑब्जेक्ट जैसे चित्र, क्लिप आर्ट, आकार और स्मार्ट आर्ट लॉक होते हैं और इसलिए, संरक्षित होते हैं जब प्रोटेक्ट शीट विकल्प लागू किया जाता है।
इन वस्तुओं को खुला छोड़ने के लिए ताकि जब आप शीट को सुरक्षित कर लें तो उपयोगकर्ता उन्हें संपादित कर सकें:
- उस ऑब्जेक्ट का चयन करें जिसे आप अनलॉक करना चाहते हैं।
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फॉर्मेट टैब पर क्लिक करें।
Image छवि कॉलआउट: ऊंचाई/चौड़ाई वाले बॉक्स के नीचे दाईं ओर छोटा तीर
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रिबन के दाईं ओर आकार समूह में, डायलॉग बॉक्स लॉन्चर बटन पर क्लिक करें (छोटा नीचे तीर पर नीचे दाईं ओर) फ़ॉर्मेटिंग टास्क पेन खोलने के लिए Size शब्द के आगे (फ़ॉर्मेट पिक्चर एक्सेल 2010 और 2007 में डायलॉग बॉक्स)
Image छवि कॉलआउट: नीचे दाईं ओर लॉक किया गया चेकबॉक्स
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कार्य फलक के गुण अनुभाग में, Locked चेक बॉक्स को अनचेक करें, और यदि सक्रिय है तो को अनचेक करें टेक्स्ट लॉक करें चेक बॉक्स।
प्रोटेक्ट शीट विकल्प लागू करना
प्रक्रिया का दूसरा चरण, संपूर्ण कार्यपत्रक की सुरक्षा, प्रोटेक्ट शीट संवाद बॉक्स का उपयोग करता है, जिसमें विकल्पों की एक श्रृंखला होती है जो यह निर्धारित करती है कि उपयोगकर्ता स्प्रेडशीट में कौन से तत्व बदल सकते हैं।
इन तत्वों में शामिल हैं:
- कार्यपत्रक सुरक्षा को कौन बंद कर सकता है, इसे नियंत्रित करने के लिए पासवर्ड जोड़ना।
- लॉक और अनलॉक सेल का चयन करना।
- डेटा संपादित करना, स्थानांतरित करना या हटाना।
- पंक्तियों और स्तंभों को जोड़ना/हटाना।
- स्तंभ और पंक्तियों को छिपाना या दिखाना।
- संख्या स्वरूपण बदलना, जैसे मुद्रा प्रतीक, प्रतिशत चिह्न, दशमलव स्थानों की संख्या, आदि।
- सेल फ़ॉर्मेटिंग बदलना, जैसे सेल या फ़ॉन्ट रंग बदलना, टेक्स्ट रैपिंग बदलना, बॉर्डर जोड़ना और हटाना, और अन्य।
यहां पासवर्ड जोड़ने से उपयोगकर्ताओं को वर्कशीट खोलने और सामग्री देखने से नहीं रोका जा सकता है।
यदि उपयोगकर्ता को लॉक और अनलॉक सेल को हाइलाइट करने की अनुमति देने वाले विकल्प बंद हैं, तो उपयोगकर्ता वर्कशीट में कोई बदलाव नहीं कर पाएंगे, भले ही इसमें अनलॉक सेल हों।
शेष विकल्प, जैसे सेल को फ़ॉर्मेट करना और डेटा को सॉर्ट करना, सभी समान काम नहीं करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी शीट की सुरक्षा करते समय स्वरूप कक्ष विकल्प को चेक करते हैं, तो सभी कक्षों को स्वरूपित किया जा सकता है।
दूसरी ओर, सॉर्ट विकल्प, उन सेल को सॉर्ट करने की अनुमति देता है जो आपके द्वारा शीट को सुरक्षित रखने से पहले अनलॉक किए गए थे।
- वर्कशीट में वांछित सेल को अनलॉक या लॉक करें।
- होम टैब पर क्लिक करें।
- ड्रॉपडाउन सूची खोलने के लिए रिबन पर फ़ॉर्मेट क्लिक करें।
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प्रोटेक्ट शीट डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए सूची के निचले भाग में प्रोटेक्ट शीट पर क्लिक करें।
Image - वांछित विकल्पों को चेक या अनचेक करें।
- डायलॉग बॉक्स को बंद करने और वर्कशीट को सुरक्षित करने के लिए OK क्लिक करें।
कार्यपत्रक सुरक्षा बंद करना
किसी कार्यपत्रक को असुरक्षित करना आसान है ताकि आप सभी कक्षों को संशोधित कर सकें।
- होम टैब पर क्लिक करें।
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ड्रॉपडाउन सूची खोलने के लिए रिबन पर फ़ॉर्मेट क्लिक करें।
Image - शीट को असुरक्षित करने के लिए सूची के निचले भाग में असुरक्षित शीट क्लिक करें।
वर्कशीट को असुरक्षित करने से लॉक या अनलॉक सेल की स्थिति नहीं बदलती।
