Excel में SQL सर्वर और Microsoft Access जैसे रिलेशनल डेटाबेस प्रोग्राम की डेटा प्रबंधन क्षमताएँ नहीं हैं। हालाँकि, यह एक साधारण डेटाबेस के रूप में कार्य कर सकता है जो डेटा प्रबंधन आवश्यकताओं को पूरा करता है।
एक्सेल में, वर्कशीट में पंक्तियों और स्तंभों का उपयोग करके डेटा को व्यवस्थित किया जाता है। तालिका सुविधा डेटा को दर्ज करना, संपादित करना और हेरफेर करना आसान बनाती है।
ये निर्देश एक्सेल वर्जन 2019, 2016, 2013, 2010 और एक्सेल फॉर माइक्रोसॉफ्ट 365 पर लागू होते हैं।
डेटाबेस शर्तें: रिकॉर्ड, और फ़ील्ड
एक डेटाबेस एक या एक से अधिक कंप्यूटर फाइलों में संग्रहीत संबंधित जानकारी का एक संग्रह है। अक्सर डेटा को तालिकाओं में इस तरह व्यवस्थित किया जाता है कि इसे आसानी से अपडेट, सॉर्ट, सही और फ़िल्टर किया जा सकता है।
एक साधारण डेटाबेस, जैसे एक्सेल, एक ही टेबल में एक विषय के बारे में सभी जानकारी रखता है। दूसरी ओर, संबंधपरक डेटाबेस में कई टेबल होते हैं, जिनमें से प्रत्येक में अलग-अलग, लेकिन संबंधित विषयों के बारे में जानकारी होती है।
रिकॉर्ड
डेटाबेस शब्दावली में, एक रिकॉर्ड डेटाबेस में एक विशिष्ट वस्तु के बारे में सभी जानकारी या डेटा रखता है। एक्सेल में, वर्कशीट के प्रत्येक सेल में सूचना या मूल्य का एक आइटम होता है।
फ़ील्ड
डेटाबेस रिकॉर्ड में जानकारी का प्रत्येक आइटम, जैसे कि टेलीफोन नंबर या स्ट्रीट नंबर, को फ़ील्ड कहा जाता है। एक्सेल में, वर्कशीट के अलग-अलग सेल फ़ील्ड के रूप में काम करते हैं, क्योंकि प्रत्येक सेल में किसी ऑब्जेक्ट के बारे में जानकारी का एक टुकड़ा हो सकता है।
फ़ील्ड के नाम
डेटाबेस को व्यवस्थित करना महत्वपूर्ण है ताकि आप विशिष्ट जानकारी खोजने के लिए डेटा को सॉर्ट या फ़िल्टर कर सकें। कॉलम शीर्षकों को जोड़ने से, जिन्हें फ़ील्ड नाम के रूप में जाना जाता है, प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए समान क्रम में डेटा दर्ज करना आसान बनाता है।
नमूना डेटाबेस
उपरोक्त छवि में, प्रत्येक छात्र की तालिका में एक अलग पंक्ति होती है जिसमें उनके बारे में सभी उपलब्ध जानकारी होती है।
पंक्ति में प्रत्येक सेल एक फ़ील्ड है जिसमें जानकारी का एक टुकड़ा होता है। शीर्षलेख पंक्ति में फ़ील्ड नाम यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि सभी छात्रों के लिए एक ही कॉलम में एक विशिष्ट विषय, जैसे नाम या आयु पर सभी डेटा को रखकर डेटा व्यवस्थित रहता है।
एक्सेल के डेटा प्रबंधन उपकरण
इसके अतिरिक्त, माइक्रोसॉफ्ट के पास एक्सेल टेबल में संग्रहीत बड़ी मात्रा में डेटा के साथ काम करना आसान बनाने और इसे अच्छी स्थिति में रखने में मदद करने के लिए कई डेटा टूल हैं।
रिकॉर्ड के लिए फॉर्म का उपयोग करना
उन उपकरणों में से एक डेटा फॉर्म है। आप इसका उपयोग 32 फ़ील्ड या कॉलम वाली तालिकाओं में रिकॉर्ड खोजने, संपादित करने, दर्ज करने या हटाने के लिए कर सकते हैं।
डिफ़ॉल्ट प्रपत्र में फ़ील्ड नामों की एक सूची शामिल होती है, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि उपयोगकर्ता सही ढंग से रिकॉर्ड दर्ज करते हैं। प्रत्येक फ़ील्ड नाम के आगे डेटा के अलग-अलग फ़ील्ड दर्ज करने या संपादित करने के लिए एक टेक्स्ट बॉक्स है।
जबकि कस्टम फॉर्म बनाना संभव है, डिफ़ॉल्ट फॉर्म बनाना और उसका उपयोग करना अक्सर आवश्यक होता है।
डुप्लीकेट डेटा रिकॉर्ड हटाएं
सभी डेटाबेस के साथ एक आम समस्या डेटा त्रुटि है। सरल वर्तनी की गलतियों या डेटा के लापता क्षेत्रों के अलावा, डेटा तालिका के आकार में बढ़ने पर डुप्लिकेट डेटा रिकॉर्ड एक चिंता का विषय हो सकते हैं।
इन डुप्लिकेट रिकॉर्ड को हटाने के लिए एक्सेल के अन्य डेटा टूल का उपयोग किया जा सकता है - या तो सटीक या आंशिक डुप्लिकेट।
एक्सेल में डेटा सॉर्ट करना
छँटाई का अर्थ है एक विशिष्ट संपत्ति के अनुसार डेटा को पुनर्व्यवस्थित करना, जैसे किसी तालिका को वर्णानुक्रम में अंतिम नामों से या कालानुक्रमिक रूप से सबसे पुराने से सबसे कम उम्र में क्रमबद्ध करना।
Excel के सॉर्ट विकल्पों में एक या एक से अधिक फ़ील्ड्स द्वारा सॉर्ट करना, कस्टम सॉर्टिंग, जैसे दिनांक या समय, और पंक्तियों द्वारा सॉर्ट करना शामिल है, जिससे टेबल में फ़ील्ड्स को फिर से व्यवस्थित करना संभव हो जाता है।
