माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल डैशबोर्ड बनाने में कई स्रोतों से जानकारी खींचना शामिल है ताकि आप उस डेटा को एक ही स्थान पर देख सकें। एक्सेल ऐसा करने के लिए कई तरह के तरीके प्रदान करता है, जो इसे सबसे शक्तिशाली डैशबोर्ड रिपोर्टिंग टूल में से एक बनाता है जिसका आप उपयोग कर सकते हैं।
इस ट्यूटोरियल की जानकारी एक्सेल 2019, एक्सेल 2016, एक्सेल 2013, एक्सेल 2010, एक्सेल 2007 और मैक के लिए एक्सेल पर लागू होती है।
एक्सेल डैशबोर्ड क्या है?
डेटा डैशबोर्ड एक ऐसा टूल है जो आपके लिए सबसे महत्वपूर्ण मीट्रिक की दृष्टि से निगरानी और विश्लेषण करने में आपकी सहायता करता है। आप अपने व्यावसायिक प्रदर्शन, निर्माण प्रक्रिया की दक्षता, या अपने बिक्री विभाग में कर्मचारियों के प्रदर्शन की निगरानी के लिए डैशबोर्ड का उपयोग कर सकते हैं।
चाहे आप डैशबोर्ड का उपयोग कैसे भी करें, अवधारणा हमेशा समान होती है: पृष्ठभूमि स्प्रेडशीट फ़ाइलों, सेवाओं, या API कनेक्शन से डेटाबेस और अन्य स्रोतों से डेटा खींचती है। मुख्य शीट एक ही स्थान पर उन एकाधिक शीट से डेटा प्रदर्शित करती है, जहां आप एक नज़र में इसकी समीक्षा कर सकते हैं।
एक्सेल में डेटा डैशबोर्ड के विशिष्ट तत्वों में शामिल हैं:
- चार्ट
- ग्राफ
- गेज
- नक्शे
आप दो तरह के डैशबोर्ड बना सकते हैं। डैशबोर्ड रिपोर्टिंग के लिए, आप अन्य शीट में डेटा से स्थिर डैशबोर्ड बना सकते हैं जिसे आप किसी Word या PowerPoint रिपोर्ट में किसी को भेज सकते हैं। एक डायनेमिक डैशबोर्ड वह है जिसे लोग एक्सेल के अंदर देख सकते हैं, और जब भी अन्य शीट पर डेटा अपडेट किया जाता है तो यह अपडेट हो जाता है।
एक्सेल डैशबोर्ड में डेटा लाना
एक्सेल डैशबोर्ड बनाने का पहला चरण विभिन्न स्रोतों से स्प्रेडशीट में डेटा आयात करना है।
एक्सेल में डेटा आयात करने के संभावित स्रोतों में शामिल हैं:
- अन्य एक्सेल वर्कबुक फाइलें
- पाठ्य, सीएसवी, एक्सएमएल, या JSON फ़ाइलें
- एसक्यूएल डेटाबेस
- माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस
- Azure Data Explorer
- फेसबुक और अन्य वेब पेज
- कोई अन्य डेटाबेस जो ODBC या OLEDB का समर्थन करता है
- वेब स्रोत (कोई भी वेबसाइट जिसमें डेटा की तालिका हो)
इतने सारे संभावित डेटा स्रोतों के साथ, उपयोगी डैशबोर्ड बनाने के लिए आप एक्सेल में कौन सा डेटा ला सकते हैं इसकी संभावना असीमित है।
डेटा स्रोत लाने के लिए:
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एक खाली एक्सेल वर्कशीट खोलें। डेटा मेनू का चयन करें, और डेटा प्राप्त करें ड्रॉप-डाउन मेनू में, अपने इच्छित डेटा प्रकार का चयन करें, और फिर डेटा स्रोत चुनें।
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उस फ़ाइल या अन्य डेटा स्रोत पर ब्राउज़ करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं और उसका चयन करें। आयात चुनें।
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आपके द्वारा चुने गए डेटा स्रोत प्रकार के आधार पर, आपको डेटा को एक्सेल स्प्रेडशीट प्रारूप में बदलने के लिए विभिन्न संवाद बॉक्स दिखाई देंगे।
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शीट बाहरी फ़ाइल या डेटाबेस के सभी डेटा से भर जाएगी।
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डेटा को रीफ़्रेश करने के लिए ताकि वह नियमित रूप से बाहरी डेटा स्रोत में किए गए किसी भी बदलाव को अपलोड करे, प्रश्नों के दाईं ओर ताज़ा करें आइकन चुनें और कनेक्शन फलक।
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रिफ्रेश विंडो के निचले भाग में EDIT लिंक के आगे तीन बिंदुओं का चयन करें, और Properties चुनें।
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नियमित अंतराल पर डेटा स्रोत से रीफ़्रेश करने के लिए डेटा को कॉन्फ़िगर करें हर xx मिनट में ताज़ा करें जो भी अंतराल आप डेटा अपडेट करना चाहते हैं।
बाहरी स्रोतों से डेटा ताज़ा करना उपयोगी है, लेकिन यदि आप ताज़ा दर को बहुत अधिक करते हैं तो यह CPU समय का उपभोग कर सकता है। एक ताज़ा दर चुनें, जो डेटा को स्रोत पर जितनी बार-बार बदलता है, उतनी ही बार-बार अद्यतन करती रहती है, लेकिन इतनी बार नहीं कि आप हर बार केवल उसी डेटा की प्रतिलिपि बना रहे हों।
Image - उपरोक्त प्रक्रिया को नए, अलग वर्कशीट में तब तक दोहराएं जब तक कि आप अपने नए डैशबोर्ड में उपयोग किए जाने वाले सभी डेटा को आयात नहीं कर लेते।
- आखिरकार, एक नई वर्कशीट बनाएं, इसे वर्कबुक में पहले वर्कशीट के रूप में रखें, और इसका नाम बदलें डैशबोर्ड।
एक्सेल डैशबोर्ड कैसे बनाएं
अब जब आपके पास अपनी एक्सेल वर्कबुक में आवश्यक सभी डेटा है, और वह सभी डेटा स्वचालित रूप से रीफ्रेश हो रहा है, तो यह आपका रीयल-टाइम एक्सेल डैशबोर्ड बनाने का समय है।
नीचे दिया गया उदाहरण डैशबोर्ड इंटरनेट पर मौजूद वेबसाइटों के मौसम डेटा का उपयोग करेगा।
कभी-कभी, जब आप बाहरी स्रोतों से डेटा आयात करते हैं, तो आप आयातित डेटा को चार्ट नहीं कर सकते हैं। इसका समाधान एक नई स्प्रेडशीट बनाना है और प्रत्येक सेल में =convert(टाइप करें और आयातित स्प्रैडशीट से डेटा का चयन करें। यूनिट पैरामीटर के लिए, पहले के लिए समान पैरामीटर का चयन करें। और उसके बाद। पूरी शीट को एक ही फ़ंक्शन से भरें ताकि सभी डेटा नई शीट में कॉपी हो जाएं और उन नंबरों में परिवर्तित हो जाएं जिनका उपयोग आप अपने डैशबोर्ड के लिए बनाए जाने वाले विभिन्न चार्ट में कर सकते हैं।
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एकल बिंदु डेटा प्रदर्शित करने के लिए बार चार्ट बनाएं।उदाहरण के लिए, वर्तमान सापेक्षिक आर्द्रता (0 से 100 प्रतिशत तक) प्रदर्शित करने के लिए, आप 0 प्रतिशत न्यूनतम बिंदु के रूप में और उच्चतम बिंदु के रूप में 100 प्रतिशत के साथ एक बार चार्ट बनाएंगे। सबसे पहले, सम्मिलित करें मेनू का चयन करें, और फिर 2D क्लस्टर्ड कॉलम बार चार्ट का चयन करें।
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चार्ट डिज़ाइन मेनू में, डेटा समूह से, डेटा चुनें चुनें।
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डेटा स्रोत का चयन करें विंडो जो पॉप अप होती है, चार्ट डेटा श्रेणी फ़ील्ड पर क्लिक करें, और फिर डेटा में सेल का चयन करें स्प्रैडशीट जिसे आप इस बार ग्राफ़ के साथ प्रदर्शित करना चाहते हैं।
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आपके द्वारा प्रदर्शित किए जा रहे डेटा से मिलान करने के लिए चार्ट का शीर्षक बदलें। अक्ष सीमा को 0 से 100 प्रतिशत तक अपडेट करें। फिर चार्ट को डैश के उस क्षेत्र में ले जाएँ जहाँ आप उसे प्रदर्शित करना चाहते हैं।
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किसी भी अन्य एकल डेटा बिंदुओं के लिए बार चार्ट बनाने के लिए उपरोक्त चरणों को दोहराएं जिन्हें आप चार्ट करना चाहते हैं। उन मापों के लिए अक्ष सीमा को न्यूनतम और अधिकतम बनाएं। उदाहरण के लिए, एक अच्छा बैरोमीटर का दबाव सीमा 28 से 32 तक होगी।
सही डेटा श्रेणी चुनना महत्वपूर्ण है क्योंकि यदि आप केवल डिफ़ॉल्ट का उपयोग करते हैं, तो डेटा के लिए पैमाना बहुत बड़ा हो सकता है, जिससे अधिकतर बार चार्ट खाली रह जाते हैं। इसके बजाय, अक्ष पैमाने के न्यूनतम और अधिकतम सिरे को अपने डेटा के चरम संभावित मानों से थोड़ा कम और ऊंचा रखें।
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डेटा की प्रवृत्ति प्रदर्शित करने के लिए लाइन चार्ट बनाएं। उदाहरण के लिए, अपने स्थानीय क्षेत्र के लिए स्थानीय तापमान का इतिहास प्रदर्शित करने के लिए, आप मौसम वेबसाइट तालिका से आयात किए जा सकने वाले डेटा की अंतिम संख्या को कवर करते हुए एक लाइन चार्ट बनाएंगे।सबसे पहले, सम्मिलित करें मेनू का चयन करें 2D क्षेत्र चार्ट चुनें।
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चार्ट डिज़ाइन मेनू में, डेटा समूह से, डेटा चुनें चुनें।
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डेटा स्रोत का चयन करें विंडो जो पॉप अप होती है, चार्ट डेटा श्रेणी फ़ील्ड पर क्लिक करें, और फिर डेटा में सेल का चयन करें स्प्रैडशीट जिसे आप इस लाइन चार्ट के साथ प्रदर्शित करना चाहते हैं।
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आपके द्वारा प्रदर्शित किए जा रहे डेटा से मिलान करने के लिए चार्ट का शीर्षक बदलें और चार्ट को डैश के उस क्षेत्र में ले जाएं जहां आप इसे प्रदर्शित करना चाहते हैं।
चार्ट को डैशबोर्ड में रखते समय बहुत लचीले होते हैं। आप स्थान के साथ-साथ चार्ट विजेट का आकार और आकार बदल सकते हैं। इस लचीलेपन का उपयोग संगठित डैशबोर्ड को डिज़ाइन करने के लिए करें जो उपयोगकर्ता को कम से कम स्थान में अधिक से अधिक जानकारी प्रदान करता है।
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आपके द्वारा आयात की गई शीट से स्ट्रिंग डेटा प्रदर्शित करने के लिए
टेक्स्टबॉक्स बनाएं। उदाहरण के लिए, अपने डैशबोर्ड पर मौसम चेतावनी अपडेट देखने के लिए, टेक्स्टबॉक्स सामग्री को आयातित डेटा शीट के सेल से लिंक करें। ऐसा करने के लिए, सम्मिलित करें मेनू का चयन करें, पाठ का चयन करें, और फिर पाठ बॉक्स का चयन करें
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माउस कर्सर को सूत्र फ़ील्ड में रखें, =टाइप करें और फिर आयातित डेटा तालिका में उस सेल का चयन करें जिसमें वह स्ट्रिंग डेटा है जिसे आप प्रदर्शित करना चाहते हैं।
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टेक्स्टबॉक्स का चयन करें और अपने डैशबोर्ड में टेक्स्ट डिस्प्ले एरिया को फॉर्मेट करने के लिए दाईं ओर फॉर्मेट शेप विंडो का उपयोग करें।
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आप पाई चार्ट का उपयोग करके अपनी आयातित डेटा शीट में दो डेटा बिंदुओं की तुलना भी कर सकते हैं उदाहरण के लिए, आप पाई चार्ट के रूप में सापेक्ष आर्द्रता प्रदर्शित करना चाह सकते हैं। सबसे पहले, वह डेटा चुनें जिसे आप प्रदर्शित करना चाहते हैं, और सम्मिलित करें मेनू में, 2D पाई चार्ट चुनें।
पाई चार्ट दो या दो से अधिक मानों की तुलना करते हैं। यदि आप सापेक्षिक आर्द्रता जैसा प्रतिशत प्रदर्शित कर रहे हैं, तो आपको मैन्युअल रूप से एक अन्य सेल बनाने की आवश्यकता हो सकती है जो उस मान को दूसरे मान से तुलना करने के लिए उस मान को 100% से घटा देती है। इसका परिणाम एक पाई चार्ट में होगा जो कुल संभव 100 प्रतिशत के हिस्से के रूप में प्रतिशत मान प्रदर्शित करता है।
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आप जो डेटा प्रदर्शित कर रहे हैं उससे मिलान करने के लिए चार्ट का शीर्षक बदलें, और फिर चार्ट को डैश के उस क्षेत्र में ले जाएं जहां आप इसे प्रदर्शित करना चाहते हैं।
Image - विभिन्न डेटा चार्टिंग प्रकारों को जोड़कर, आप एक उपयोगी डैशबोर्ड बना सकते हैं जो सभी प्रकार के डेटा को एक सुविधाजनक डैशबोर्ड में प्रदर्शित करता है।
रंग के साथ दृश्य अपील और प्रसंग जोड़ें
अपने डैशबोर्ड में स्पष्टता जोड़ने का एक और तरीका है अपने बार चार्ट्स को एक ग्रेडिएंट फिल देना जो डेटा के उन क्षेत्रों के लिए चेतावनी रंग जैसे लाल रंग को चित्रित करता है जो शायद अच्छा नहीं है।
उदाहरण के लिए, यदि आप दिखाना चाहते हैं कि 75% से अधिक की सापेक्ष आर्द्रता असहज है, तो आप तदनुसार एकल बार चार्ट के ग्रेडिएंट भरण को बदल सकते हैं। यहां बताया गया है।
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बार चार्ट के बाहरी बॉर्डर पर राइट-क्लिक करें और फॉर्मेट चार्ट एरिया चुनें।
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भरें आइकन को फॉर्मेट चार्ट क्षेत्र फलक में चुनें और चयन को ग्रेडिएंट फिल में बदलें.
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ग्रेडिएंट फिल लाइन के साथ प्रत्येक स्तर के आइकन का चयन करें और उस स्तर के 'अच्छे' या 'बुरे' के अनुरूप रंग और अंधेरे को बदलें। इस उदाहरण में, उच्च सापेक्ष आर्द्रता गहरे लाल रंग में फीकी पड़ जाती है।
Image - प्रत्येक चार्ट के लिए इस प्रक्रिया को दोहराएं जहां चार्ट में रंग संदर्भ जोड़ना उस डेटा बिंदु के लिए समझ में आता है।
एक्सेल डैशबोर्ड अपने आप कैसे अपडेट होते हैं
एक बार जब आप एक डैशबोर्ड बना लेते हैं, तो आपको ग्राफ़िक्स को अपडेट करने के लिए कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं होती है। उन चार्ट और विजेट्स के सभी डेटा निम्नानुसार अपडेट होते हैं:
- आयातित डेटा वाली शीट उस तारीख को रीफ़्रेश होती हैं, जिसे आपने पहली बार डेटा आयात बनाते समय सेट किया था।
- आयातित शीट से डेटा को ठीक करने या पुन: स्वरूपित करने के लिए आपके द्वारा बनाई गई कोई भी अतिरिक्त शीट उन शीट में नए डेटा के साथ अपडेट हो जाएगी।
- आपके डैशबोर्ड में प्रत्येक विजेट स्वचालित रूप से अपडेट हो जाता है ताकि उन अपडेटेड शीट के अंदर नए डेटा को प्रदर्शित किया जा सके जो आपने उन चार्ट को बनाते समय चुनी थीं।
ये अपडेट अपने आप तब तक होते रहते हैं जब तक एक्सेल खुला रहता है।
एक्सेल डैशबोर्ड का उपयोग कैसे करें
एक्सेल में डैशबोर्ड बनाना कई अलग-अलग कारणों से उपयोगी हो सकता है। हालांकि, एक डैशबोर्ड बनाने की कोशिश करने के बजाय, जो सब कुछ करता है, एक विशिष्ट आवश्यकता के आधार पर उन्हें बनाना महत्वपूर्ण है।
उदाहरण के लिए, यदि आप एक बिक्री प्रबंधक हैं और आप अपनी बिक्री टीम के प्रदर्शन की निगरानी में रुचि रखते हैं, तो बिक्री प्रबंधक के डैशबोर्ड को बिक्री प्रदर्शन से संबंधित प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI) पर ध्यान देना चाहिए।
इस प्रकार के डैशबोर्ड में ऐसी जानकारी शामिल नहीं होनी चाहिए जो बिक्री के प्रदर्शन से संबंधित नहीं है अन्यथा डैशबोर्ड बहुत अधिक अव्यवस्थित हो सकता है। एक अव्यवस्थित डैशबोर्ड महत्वपूर्ण डेटा संबंधों और पैटर्न को देखना अधिक कठिन बना देता है।
डैशबोर्ड बनाते समय अन्य विचार:
- सही डेटा के लिए सही चार्ट का उपयोग करें।
- डैशबोर्ड में बहुत अधिक रंगों का प्रयोग न करें।
- समान ब्लॉक में समान डेटा और चार्ट प्रकारों के साथ डैशबोर्ड को लेआउट करें।
- सुनिश्चित करें कि प्रत्येक चार्ट सरल लेबल प्रदर्शित करता है और बहुत अधिक अव्यवस्थित नहीं है।
- डैशबोर्ड के ऊपरी-बाएँ में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी के साथ, महत्व के पदानुक्रम में विजेट व्यवस्थित करें।
- यह सुनिश्चित करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग करें कि जब संख्याएँ खराब हों तो वे लाल हों, और जब वे अच्छी हों तो वे हरे हों।
सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि डैशबोर्ड को डिजाइन करने के लिए रचनात्मकता का उपयोग करें जो जानकारीपूर्ण और उपयोग में दिलचस्प हों।
