Microsoft Excel में डेटा सॉर्ट करने के कई तरीके हैं। फ़ॉन्ट रंग, सेल पृष्ठभूमि रंग, या आइकन रंग के आधार पर सॉर्ट करने के लिए Excel में सशर्त सॉर्टिंग का उपयोग करना सीखें।
इस आलेख में दिए गए निर्देश Microsoft Office 365 के लिए Excel, Excel 2019, Excel 2016, और Windows और Mac के लिए Excel 2013 पर लागू होते हैं।
एक्सेल में क्रमबद्ध करने के लिए एक श्रेणी का चयन करें
डेटा को सॉर्ट करने से पहले, एक्सेल को सॉर्ट करने के लिए सटीक रेंज जानने की जरूरत है। एक्सेल स्वचालित रूप से संबंधित डेटा को एक श्रेणी में शामिल कर सकता है जब तक कि चयनित क्षेत्र में कोई रिक्त पंक्तियाँ या स्तंभ न हों। संबंधित डेटा के क्षेत्रों के बीच रिक्त पंक्तियाँ और स्तंभ ठीक हैं।एक्सेल तब निर्धारित करता है कि डेटा क्षेत्र में फ़ील्ड नाम हैं या नहीं और उन पंक्तियों को रिकॉर्ड से बाहर कर देता है जिन्हें सॉर्ट किया जाना है।
एक्सेल को सॉर्ट की जाने वाली श्रेणी का चयन करने की अनुमति देना कम मात्रा में डेटा के लिए ठीक है। हालांकि, डेटा के बड़े क्षेत्रों के लिए, यह सुनिश्चित करने का सबसे आसान तरीका है कि सही श्रेणी का चयन किया गया है, सॉर्ट करने से पहले इसे हाइलाइट करना है।
यदि एक ही श्रेणी को बार-बार क्रमबद्ध करना है, तो श्रेणी को एक नाम देना सबसे अच्छा तरीका है। यदि श्रेणी को क्रमबद्ध करने के लिए एक नाम परिभाषित किया गया है, तो नाम बॉक्स में नाम टाइप करें, या इसे संबंधित ड्रॉप-डाउन सूची से चुनें। इस तरह, एक्सेल स्वचालित रूप से वर्कशीट में डेटा की सही श्रेणी को हाइलाइट करता है।
किसी भी छँटाई के लिए क्रमबद्ध क्रम के उपयोग की आवश्यकता होती है। मूल्यों के आधार पर छाँटते समय, दो संभावित क्रमबद्ध क्रम होते हैं: आरोही और अवरोही। हालांकि, रंगों के आधार पर छँटाई करते समय, ऐसा कोई क्रम मौजूद नहीं है, इसलिए आपको रंग क्रम को मैन्युअल रूप से परिभाषित करना होगा।
एक्सेल में सेल बैकग्राउंड कलर के आधार पर कैसे छाँटें
नीचे दिए गए उदाहरण में, 20 वर्ष और उससे कम उम्र के छात्रों के रिकॉर्ड लाल रंग में हाइलाइट किए गए हैं। डेटा को सेल बैकग्राउंड कलर के आधार पर सॉर्ट करने के लिए ताकि लाल प्रविष्टियां शीर्ष पर दिखाई दें:
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सॉर्ट किए जाने वाले सेल की श्रेणी को हाइलाइट करें (उदाहरण में सेल A2 से D11 तक)।
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होम टैब पर जाएं, फिर सॉर्ट करें और फ़िल्टर करें > कस्टम सॉर्ट चुनें।
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सॉर्ट ऑन ड्रॉप-डाउन एरो चुनें और सेल कलर चुनें।
साफ़ करें मेरे डेटा में हेडर हैं चेक बॉक्स ताकि पहली पंक्ति कट न जाए।
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आदेश ड्रॉप-डाउन तीर चुनें और लाल चुनें।
जब एक्सेल को चयनित डेटा में अलग-अलग सेल पृष्ठभूमि रंग मिलते हैं, तो यह उन रंगों को डायलॉग बॉक्स में ऑर्डर ड्रॉप-डाउन सूची में जोड़ता है।
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सॉर्ट ऑर्डर बॉक्स के बगल में ड्रॉप-डाउन सूची से शीर्ष पर चुनें ताकि लाल सेल सूची में सबसे ऊपर रहे, फिर चुनें ठीक.
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लाल पृष्ठभूमि वाले चार रिकॉर्ड डेटा श्रेणी के शीर्ष पर एक साथ समूहीकृत किए गए हैं।
गणना के साथ काम करते समय, आप एक्सेल में ऋणात्मक संख्याओं को डिफ़ॉल्ट रूप से लाल दिखा सकते हैं ताकि उन संख्याओं को और अधिक विशिष्ट बनाया जा सके।
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एक्सेल में फ़ॉन्ट रंग के आधार पर कैसे छाँटें
नीचे दिए गए उदाहरण में, नर्सिंग कार्यक्रमों में नामांकित छात्रों के रिकॉर्ड लाल रंग में दिखाई देते हैं, और विज्ञान कार्यक्रमों में नामांकित छात्रों का रिकॉर्ड नीला है। डेटा को फ़ॉन्ट रंग के अनुसार क्रमबद्ध करने के लिए:
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सॉर्ट किए जाने वाले सेल की श्रेणी को हाइलाइट करें (उदाहरण में सेल A2 से D11 तक)।
Image - होम टैब पर जाएं, फिर सॉर्ट करें और फ़िल्टर करें > कस्टम सॉर्ट चुनें।
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सॉर्ट ऑन ड्रॉप-डाउन एरो चुनें और फॉन्ट कलर चुनें।
साफ़ करें मेरे डेटा में हेडर हैं चेक बॉक्स ताकि पहली पंक्ति कट न जाए।
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आदेश ड्रॉप-डाउन तीर चुनें, फिर लाल चुनें।
जब एक्सेल को चयनित डेटा में अलग-अलग फ़ॉन्ट रंग मिलते हैं, तो यह उन रंगों को डायलॉग बॉक्स में ऑर्डर ड्रॉप-डाउन सूची में जोड़ता है।
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सॉर्ट ऑर्डर बॉक्स के बगल में ड्रॉप-डाउन सूची से शीर्ष पर चुनें ताकि लाल प्रविष्टियां सूची में सबसे ऊपर होंगी।
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दूसरे प्रकार के स्तर को जोड़ने के लिए जोड़ें चुनें।
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पहले सॉर्ट स्तर के समान सेटिंग्स का उपयोग करें, लेकिन इस बार आदेश ड्रॉप-डाउन तीर चुनें और नीला चुनें।
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डेटा को सॉर्ट करने और डायलॉग बॉक्स को बंद करने के लिए ठीक चुनें।
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लाल फ़ॉन्ट रंग वाले दो रिकॉर्ड को डेटा श्रेणी के शीर्ष पर एक साथ समूहीकृत किया जाता है, उसके बाद दो नीले रिकॉर्ड होते हैं।
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एक्सेल में आइकन के आधार पर कैसे छाँटें
आइकन सेट नियमित सशर्त स्वरूपण विकल्पों के विकल्प की पेशकश करते हैं जो फ़ॉन्ट और सेल स्वरूपण परिवर्तनों पर ध्यान केंद्रित करते हैं।नीचे दिए गए उदाहरण में दिनांक और तापमान शामिल हैं जिन्हें दैनिक अधिकतम तापमान के आधार पर स्टॉपलाइट आइकन सेट के साथ सशर्त स्वरूपित किया गया है।
डेटा को सॉर्ट करने के लिए इन चरणों का पालन करें ताकि हरे आइकन प्रदर्शित करने वाले रिकॉर्ड पहले समूहीकृत हों, उसके बाद पीले आइकन और फिर लाल आइकन:
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क्रमबद्ध किए जाने वाले कक्षों की श्रेणी को हाइलाइट करें (उदाहरण में कक्ष A2 से B31)।
Image - होम टैब पर जाएं और सॉर्ट करें और फ़िल्टर करें > कस्टम सॉर्ट चुनें।
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कॉलम ड्रॉप-डाउन एरो का चयन करें, फिर सशर्त आइकन वाले कॉलम को चुनें (उदाहरण में तापमान)।
आइकन के साथ सशर्त स्वरूपण के काम करने के तरीके के कारण, आप मेरे डेटा में शीर्षलेख हैं चेक बॉक्स चयनित छोड़ सकते हैं।
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सॉर्ट ऑन ड्रॉप-डाउन एरो चुनें, फिर सशर्त फ़ॉर्मेटिंग आइकन चुनें।
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आदेश ड्रॉप-डाउन तीर चुनें, फिर हरा चुनें।
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सॉर्ट ऑर्डर बॉक्स के बगल में ड्रॉप-डाउन सूची से शीर्ष पर चुनें ताकि हरे रंग की आइकन प्रविष्टियां सूची में सबसे ऊपर होंगी।
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दूसरे प्रकार के स्तर को जोड़ने के लिए जोड़ें चुनें।
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पहले सॉर्ट स्तर के समान सेटिंग्स का उपयोग करें, लेकिन इस बार आदेश ड्रॉप-डाउन तीर चुनें और पीला चुनें।
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तीसरा सॉर्ट स्तर जोड़ने के लिए जोड़ें चुनें, फिर पहले दो स्तरों के समान सेटिंग्स का उपयोग करें, लेकिन इस बार आदेश चुनेंड्रॉप-डाउन तीर और लाल चुनें।
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डेटा को सॉर्ट करने और डायलॉग बॉक्स को बंद करने के लिए ठीक चुनें।
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हरे आइकन वाले रिकॉर्ड को डेटा श्रेणी के शीर्ष पर एक साथ समूहीकृत किया जाता है, इसके बाद पीले आइकन वाले रिकॉर्ड और फिर लाल आइकन वाले रिकॉर्ड होते हैं।
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