क्या पता
- अपनी फ़ाइलों को डिजिटाइज़ करने से पहले, फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए फ़ोल्डर और सबफ़ोल्डर बनाएं।
- सुनिश्चित करें कि स्कैनर या प्रिंटर ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) सॉफ़्टवेयर का समर्थन करता है और आपके पास ओसीआर सॉफ़्टवेयर स्थापित है।
- प्रक्रिया इस पर निर्भर करती है कि आप मैक पर दस्तावेज़ स्कैन करना चाहते हैं या विंडोज़ पर दस्तावेज़ स्कैन करना चाहते हैं।
कागजी दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करने से आपकी महत्वपूर्ण कागजी कार्रवाई को व्यवस्थित करने में मदद मिल सकती है। पीडीएफ सहित डिजिटल फाइलों को ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) सॉफ्टवेयर का उपयोग करके खोजने योग्य फाइलों में परिवर्तित किया जा सकता है जो आमतौर पर एक प्रिंटर के साथ आता है।इसका मतलब है कि आपकी जानकारी जगह नहीं लेती है, और इसे ढूंढना आसान है। इसके अलावा, आप अपनी डिजिटल फाइलों को सीडी या डीवीडी पर, फ्लैश ड्राइव पर, ऑनलाइन स्टोरेज सुविधा में सहेज सकते हैं। यहां अपने स्कैन किए गए दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने का तरीका बताया गया है।
व्यवस्थित होने के लिए स्कैनर का उपयोग कैसे करें
यहां कुछ कदम दिए गए हैं, जिन्हें आप स्कैनर का उपयोग करके अपने व्यवसाय या घर को व्यवस्थित करने के लिए उठा सकते हैं। यह काम करने के लिए आपको एक दस्तावेज़ स्कैनर की आवश्यकता होगी। यह महंगा या फैंसी होने की जरूरत नहीं है। यदि आपके पास एक नहीं है, तो कुछ बेहतरीन खरीदारी के लिए फोटो स्कैनर और दस्तावेज़ स्कैनर की इन समीक्षाओं से शुरुआत करें।
यदि आप एक अलग स्कैनर नहीं चाहते हैं, तो एक सस्ता ऑल-इन-वन प्रिंटर काम करेगा।
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अपनी कागजी कार्रवाई को देखें और तय करें कि आप क्या डिजिटाइज़ कर सकते हैं और क्या सुरक्षित रूप से टॉस कर सकते हैं।
इसमें कुछ समय लगने की संभावना है। यदि आवश्यक हो तो छोटे वेतन वृद्धि में काम करें।
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अपनी फाइलों को डिजिटाइज करने से पहले फाइलों को स्टोर करने के लिए फोल्डर और सबफोल्डर्स बनाएं। उन श्रेणियों के बारे में सोचें जिनकी आपको आवश्यकता है, और प्रत्येक के लिए एक फ़ोल्डर सेट करें। क्रेडिट कार्ड रसीदें एक फ़ोल्डर में रखें, कार बीमा कागजी कार्रवाई दूसरे में। फोन बिल, किराने की रसीदें, घर की मरम्मत के बिल आदि को अलग-अलग फोल्डर में रखा जा सकता है। प्रत्येक फ़ोल्डर में, प्रत्येक वर्ष (या माह) के लिए सबफ़ोल्डर बनाएँ। हर बार एक नई रसीद स्कैन होने पर सिस्टम को पुनर्व्यवस्थित करने की तुलना में एक संगठित प्रणाली से शुरू करना और सही फ़ाइल में नई कागजी कार्रवाई जोड़ना आसान है।
विंडोज में एक नया फोल्डर बनाने के लिए, डेस्कटॉप पर राइट-क्लिक करें और नया > फोल्डर चुनें। सबफ़ोल्डर बनाने के लिए फ़ोल्डर। Mac में एक नया फ़ोल्डर बनाने के लिए, फ़ाइल > नया फ़ोल्डर चुनें, या Shift+ दबाएं कमांड + एन
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सुनिश्चित करें कि स्कैनर या प्रिंटर ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) सॉफ्टवेयर के साथ आया है। यह आपको दस्तावेजों को पीडीएफ प्रारूप में स्कैन करने और फाइलों को संपादित करने की अनुमति देता है। एक अच्छा मौका है कि आपके विंडोज कंप्यूटर पर अच्छा ओसीआर सॉफ्टवेयर स्थापित हो।
यदि आपके कंप्यूटर पर OCR सॉफ़्टवेयर स्थापित नहीं है, ABBYY FineReader और Adobe Acrobat Pro DC लोकप्रिय विकल्प हैं।
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यह आपके दस्तावेज़ों को स्कैन करने का समय है। वास्तव में आप यह कैसे करते हैं यह आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले स्कैनर और सॉफ़्टवेयर के प्रकार पर निर्भर करता है।
लाइफवायर के पास विंडोज़ और मैक पर दस्तावेज़ स्कैन करने के लिए गाइड हैं।
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जब आप दस्तावेजों का डिजिटलीकरण कर लें, तो भौतिक कागजी कार्रवाई के शीर्ष पर रहें। सुनिश्चित करें कि आप हर बार नई रसीदें या कागजी कार्रवाई प्राप्त करने पर दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से स्कैन करते हैं। नहीं तो कागज फिर से जमा होने लगेंगे।
