क्या पता
- थंबनेल का उपयोग करें: फ़ाइल > जानकारी > गुण > पर जाएं उन्नत गुण > सारांश और चेक करें सभी Word दस्तावेज़ों के लिए थंबनेल सहेजें।
- अद्यतन गुण: पर जाएं फ़ाइल > जानकारी > गुण > उन्नत गुण > सारांश। टिप्पणियाँ, कीवर्ड और अन्य जानकारी दर्ज करें।
- अन्य टिप्स: अपनी वर्ड फाइलों को सेव और सॉर्ट करने के लिए फोल्डर बनाएं, और अपनी इच्छित फाइलों को जल्दी से ढूंढने के लिए एक सुसंगत फाइल-नेमिंग सिस्टम का उपयोग करें।
यह आलेख आपकी Microsoft Word फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के बारे में सुझाव प्रदान करता है। निर्देश Word 2019 से 2010 तक और Word for Microsoft 365 को कवर करते हैं।
थंबनेल के साथ सभी वर्ड फाइलों को सेव करें
वर्ड फाइल्स को प्रीव्यू इमेज या थंबनेल के साथ सेव करने से बिना खोले ही आपकी जरूरत के डॉक्यूमेंट को पहचानना आसान हो जाता है।
सभी Word दस्तावेज़ों को पूर्वावलोकन या थंबनेल छवि के साथ सहेजने के लिए:
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माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में, एक खाली या मौजूदा दस्तावेज़ खोलें, फिर फ़ाइल टैब पर जाएं।
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चुनें जानकारी.
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गुण चुनें ड्रॉप-डाउन तीर और उन्नत गुण चुनें।
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गुण संवाद बॉक्स में, सारांश टैब पर जाएं।
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सभी Word दस्तावेज़ों के लिए थंबनेल सहेजें चेक बॉक्स चुनें।
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चुनें ठीक.
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वर्ड दस्तावेज़ गुण अपडेट करें
यदि आप समान नाम और स्थान वाले कई Word दस्तावेज़ों के साथ काम करते हैं, तो Word दस्तावेज़ गुण सुविधा का उपयोग करें।
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जिस दस्तावेज़ में आप वर्णनात्मक गुण जोड़ना चाहते हैं उसे खोलें, फिर फ़ाइल टैब पर जाएं।
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चुनें जानकारी.
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गुण चुनें ड्रॉप-डाउन तीर और उन्नत गुण चुनें।
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गुण संवाद बॉक्स में, सारांश टैब पर जाएं।
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टिप्पणियां, कीवर्ड, श्रेणियां, शीर्षक और विषय की जानकारी दर्ज करें ताकि आप अपनी फाइलों में अंतर कर सकें।
Image - परिवर्तनों को लागू करने के लिए ठीक चुनें और डायलॉग बॉक्स बंद करें। जब खोज करने का समय आता है, तो Word ठीक वही ढूंढ सकता है जिसकी आपको आवश्यकता है।
अपने कंप्यूटर पर फोल्डर बनाएं और उनका उपयोग करें
अपने Word दस्तावेज़ों के लिए एक फ़ोल्डर सेट करें और इसे कुछ ऐसा नाम दें जिसे आप नहीं भूलेंगे, जैसे MyWordDocs इसे इस तरह से नामित फ़ोल्डरों से पॉप्युलेट करें जो आपको समझ में आता है, और इन फोल्डर का उपयोग अपनी वर्ड फाइलों को सेव और सॉर्ट करने के लिए करें। यदि आप साप्ताहिक मीटिंग नोट्स तैयार करते हैं, उदाहरण के लिए, उन नोट्स के लिए एक फ़ोल्डर बनाएं और उसमें महीनों या वर्षों के लिए अतिरिक्त फ़ोल्डर शामिल करें।
यदि आपके कंप्यूटर पर वर्षों के Word दस्तावेज़ हैं और आपके पास प्रत्येक को खोलने और इसे रखने या न रखने का निर्णय लेने का समय नहीं है, तो प्रत्येक वर्ष के लिए एक फ़ोल्डर बनाएं और दस्तावेज़ों को उन फ़ोल्डरों में स्थानांतरित करें। यह पुरानी फ़ाइलों को तब तक संग्रहीत करने का एक अच्छा तरीका है जब तक आपके पास फ़ाइलों को इस तरह व्यवस्थित करने का समय नहीं है जो आपके लिए काम करती है।
संगत फ़ाइल नामकरण प्रणाली का उपयोग करें
अपनी इच्छित फ़ाइलों को शीघ्रता से खोजने के लिए एक नामकरण प्रणाली स्थापित करें। आपकी फ़ाइलों को नाम देने के कई तरीके हैं। एक नामकरण प्रणाली चुनें और उसका लगातार उपयोग करें।
यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:
- फ़ाइल नाम में दस्तावेज़ का प्रकार शामिल करें, उदाहरण के लिए, अनुबंध, पट्टा, या न्यूज़लेटर। इस तरह, आप फ़ाइल खोजने के लिए फ़ाइल नाम देख सकते हैं।
- क्लाइंट के नाम के साथ फ़ाइल नाम शुरू करें (या प्राप्तकर्ता का अंतिम नाम यदि दस्तावेज़ अक्षर हैं)।
- फ़ाइल नाम में दिनांक शामिल करें।
अपना समय लें
यदि आपके कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव में संग्रहण स्थान कम है, तो अपने संगठनात्मक कार्यों को एक साथ पूरा न करें। काम को प्रबंधनीय टुकड़ों में तोड़ें और उस पर काम करने में प्रतिदिन 15 मिनट बिताएं।
जब आप अपने कंप्यूटर पर Word फ़ाइलें व्यवस्थित करते हैं, तो प्रत्येक फ़ाइल को आपके द्वारा बनाए गए फ़ोल्डर में से एक में रखें, एक नया फ़ोल्डर बनाएं, या उन फ़ाइलों को हटा दें जिनकी अब आपको आवश्यकता नहीं है। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि किसी फ़ाइल के साथ क्या करना है, तो इसे HoldUntilDate नामक फ़ोल्डर में रखें और भविष्य में एक तिथि चुनें कि यदि आपने तब तक फ़ोल्डर नहीं खोला है, तो आप इसे हटाने में सहज महसूस करेंगे।
आप जो भी फोल्डर बनाते हैं, इन फोल्डर को अपने मुख्य वर्ड फोल्डर में रखें, ताकि आपको पता चल सके कि कहां देखना है।
