यदि आप अपना अधिकांश दिन ईमेल को संभालने में बिताते हैं, तो आउटलुक का अधिक कुशलता से उपयोग करने के कई तरीके हैं। अपने काम करने के तरीके से मेल खाने के लिए डिफ़ॉल्ट बदलें। एक या दो कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें। कार्यों को स्वचालित करने के लिए फ़िल्टर सेट करें। और, सुनिश्चित करें कि आउटलुक अधिकतम गति से चलता है। निम्नलिखित युक्तियों और रहस्यों की जाँच करें, और आप थोड़ा समय पुनः प्राप्त करेंगे।
इस आलेख में दिए गए निर्देश आउटलुक 2019, आउटलुक 2016, आउटलुक 2013, आउटलुक 2010 और माइक्रोसॉफ्ट 365 के लिए आउटलुक पर लागू होते हैं।
एक क्लिक के साथ फ़ाइल संदेश
जो आप अक्सर करते हैं उसे तेजी से करें। ईमेल को आसानी से प्रबंधित करने के लिए एक-क्लिक क्रियाएँ सेट करें।
बातचीत को व्यवस्थित करें
अपने ईमेल फोल्डर में ऐसे संदेशों का ढेर न लगाएं जो कहीं और उद्धृत किए गए हों। ईमेल को स्वचालित रूप से साफ़ करने के लिए आउटलुक का उपयोग करने का तरीका जानें। आउटलुक आपके लिए उन अनावश्यक ईमेल को हटा देगा या हटा देगा।
ईमेल फिर से भेजें
खाली संदेश से शुरू करने के बजाय इसकी सामग्री, विषय, या प्राप्तकर्ताओं का पुन: उपयोग करने के लिए आउटलुक में एक ईमेल फिर से भेजें।
आउटलुक फ़ाइलें छोटी और तेज़ रखें
यदि आप चाहते हैं कि आउटलुक तेज हो, तो अपनी मुख्य पीएसटी फ़ाइल का आकार छोटा रखें। पीएसटी फ़ाइल वह जगह है जहाँ आउटलुक ईमेल, संपर्क, कैलेंडर और बहुत कुछ संग्रहीत करता है। PST फ़ाइल को छोटा रखने का एक तरीका है पुराने मेल को एक अलग संग्रह फ़ाइल में ले जाना, उदाहरण के लिए।
एक आउट-ऑफ़-ऑफ़िस या वेकेशन ऑटो-रिप्लाई सेट करें
जब आप दूर हों तब अपनी ओर से आउटलुक का जवाब दें और आप अपने ईमेल का जवाब नहीं दे पाएंगे। यह न केवल छुट्टियों के बाद, बल्कि हर एक कार्यदिवस में भी आपका समय बचाता है।
ईमेल को किसी भी फोल्डर में तुरंत ले जाएं
यदि आपने किसी फ़ोल्डर के लिए वन-क्लिक फाइलिंग सेट नहीं की है, तो आउटलुक के पास ईमेल को फ़ोल्डर में तेजी से ले जाने का एक और तरीका है। आप कीबोर्ड का उपयोग करके संदेश स्थानांतरित कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, या रिबन पर एक आसान बटन।
ईमेल टेम्प्लेट बनाएं और उपयोग करें
जब आप अलग-अलग प्राप्तकर्ताओं को समान संदेश लिखते हैं, तो इनमें से किसी एक ईमेल को भविष्य में उपयोग के लिए आउटलुक में टेम्पलेट के रूप में सहेजें। आप एक ही ईमेल, या एक समान ईमेल, को बार-बार उत्साहजनक गति से भेजेंगे।
डिफॉल्ट आउटलुक फ़ॉन्ट चेहरा और आकार बदलें
यदि आपको लगता है कि जब आप कोई संदेश लिखते हैं या ईमेल पढ़ते हैं तो आउटलुक द्वारा उपयोग किया जाने वाला फ़ॉन्ट बहुत चौड़ा, लंबा, छोटा, छोटा, बड़ा या नीला होता है, इसे बदल दें। Outlook में ईमेल के लिए डिफ़ॉल्ट रूप से उपयोग करने के लिए सटीक फ़ॉन्ट, फ़ॉन्ट शैली और रंग सेट करने का तरीका जानें।
वार्तालाप हटाएं और म्यूट करें
जब आप अपने आप को ईमेल और बातचीत के माध्यम से पूरी तरह से अप्रासंगिक पाते हैं, तो आउटलुक मदद कर सकता है। संपूर्ण वार्तालाप को हटाने के लिए आउटलुक का उपयोग करने का तरीका जानें और आउटलुक को भविष्य के ईमेल को उसी थ्रेड में स्वचालित रूप से हटा दें।
एक प्रेषक के मेल को एक विशिष्ट फ़ोल्डर में स्वचालित रूप से फ़िल्टर करें
एक आउटलुक फ़िल्टर सेट करने के लिए किसी भी ईमेल से शुरू करें जो भविष्य के सभी संदेशों को एक ही प्रेषक से एक विशिष्ट फ़ोल्डर में स्वचालित रूप से ले जाता है।
संबंधित संदेश ढूंढें
आउटलुक में, सभी संबंधित संदेशों को ढूंढना आसान है। बस संपर्क नाम या विषय पंक्ति में शब्दों की खोज करें। आउटलुक प्रत्येक संदेश को सूचीबद्ध करता है जो आपके खोज शब्दों से मेल खाता है।
नए ईमेल के लिए डिफ़ॉल्ट खाता सेट करें
सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा लिखे गए नए संदेश आउटलुक में चुने गए ईमेल पते से सबसे अधिक संभावना से शुरू होते हैं।
एक संदेश के अंदर खोजें
एक लंबे ईमेल में कुछ खोजना चाहते हैं? ईमेल संदेश के अंदर टेक्स्ट खोजने के लिए आउटलुक का उपयोग करने का तरीका जानें।
शेड्यूल ईमेल जिन्हें बाद में डिलीवर किया जाएगा
आप आउटलुक को एक निश्चित तिथि को या उसके बाद ही संदेश भेजने का निर्देश दे सकते हैं। यह नियमित रूप से होने वाली घटनाओं के लिए आसान है, जैसे साप्ताहिक मीटिंग घोषणा।
एक संदेश को जल्दी से हटाएं
क्या आपने अभी आउटलुक में एक ईमेल डिलीट किया है जो डिलीट किए गए आइटम्स फोल्डर में जाने के लिए तैयार नहीं था? उस ईमेल को तुरंत वापस पाने का एक आसान तरीका यहां दिया गया है।
वितरण सूचियां सेट करें
आउटलुक में अपनी खुद की मेलिंग सूचियां बनाएं और सभी ईमेल पते टाइप किए बिना आसानी से लोगों के समूहों को संदेश भेजें।
संदेशों से अटैचमेंट हटाएं
संदेश रखें; अपना बड़ा आकार खो दें। ईमेल संदेशों से अनुलग्न फ़ाइलों को निकालने के लिए (आपके द्वारा उन्हें कहीं और सहेजने के बाद) आउटलुक का उपयोग करने का तरीका जानें। आप अपने मेलबॉक्स का आकार काफी कम कर सकते हैं।
एक प्रेषक से सभी मेल जल्दी से खोजें
आउटलुक किसी विशेष प्रेषक के सभी संदेशों का पता लगाता है और उन्हें इस टिप के साथ आपको शीघ्रता से दिखाता है।
एक 'सभी मेल' फ़ोल्डर सेट करें
किसी खाते के लिए Outlook में एक ही स्थान पर भेजे गए, प्राप्त किए गए, संग्रहीत और दर्ज किए गए सभी ईमेल देखें।
क्या आउटलुक हाइलाइट मेल केवल आपको भेजा गया है
जब आप एकमात्र ईमेल प्राप्तकर्ता होते हैं, तो संदेश आम तौर पर अधिक महत्वपूर्ण होता है यदि आप एक दर्जन लोगों में से एक हैं। पता लगाएं कि आउटलुक उन संदेशों को कैसे हाइलाइट कर सकता है जिनमें केवल आप ही पंक्ति में हैं।
प्राप्त ईमेल संदेशों को संपादित करें
स्वयं को ईमेल अग्रेषित करने या आउटलुक में या संभवतः इसके बाहर कहीं और नोट करने के बजाय, आप किसी भी प्राप्त ईमेल को संपादित कर सकते हैं और अपना टेक्स्ट जोड़ सकते हैं।
स्वचालित रूप से प्रतिलिपि: आपके द्वारा भेजे जाने वाले सभी मेल
Outlook आपके द्वारा लिखे गए प्रत्येक संदेश की एक प्रति दूसरे ईमेल पते पर भेज सकता है।
समय बचाने वाले ऐड-इन्स के साथ आउटलुक का विस्तार करें
ऐड-इन्स जैसे ClearContext, नेल्सन ईमेल ऑर्गनाइज़र, Xobni, Lookeen, और Auto-Mate सही जानकारी को आपकी उंगलियों के पास रखकर, समझदारी से फ़िल्टर करके, और दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करके आपके आउटलुक वर्कफ़्लो को बेहतर बना सकते हैं।
