क्या पता
- एक बुनियादी डेटाबेस बनाने के लिए कॉलम और पंक्तियों में सेल में डेटा दर्ज करें।
- यदि हेडर का उपयोग कर रहे हैं, तो उन्हें प्रत्येक कॉलम के पहले सेल में दर्ज करें।
- डेटाबेस में किसी भी पंक्ति को खाली न छोड़ें।
यह आलेख बताता है कि Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Mac के लिए Excel, Android के लिए Excel और Excel ऑनलाइन के लिए Excel में डेटाबेस कैसे बनाया जाए।
डेटा दर्ज करें
एक्सेल डेटाबेस में डेटा स्टोर करने का मूल प्रारूप एक टेबल है। एक बार तालिका बन जाने के बाद, विशिष्ट जानकारी प्राप्त करने के लिए डेटाबेस में रिकॉर्ड खोजने, सॉर्ट करने और फ़िल्टर करने के लिए एक्सेल के डेटा टूल का उपयोग करें।
इस ट्यूटोरियल का अनुसरण करने के लिए, डेटा दर्ज करें जैसा कि ऊपर की छवि में दिखाया गया है।
छात्र आईडी जल्दी दर्ज करें
- पहले दो आईडी टाइप करें, ST348-245 और ST348-246, सेल में A5और A6, क्रमशः।
- दो आईडी को चुनने के लिए उन्हें हाइलाइट करें।
- भरने के हैंडल को सेल में खींचें A13।
शेष छात्र आईडी को कक्ष A6 से A13 में सही ढंग से दर्ज किया गया है।
डेटा सही दर्ज करें
डेटा दर्ज करते समय, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि यह सही ढंग से दर्ज किया गया है। स्प्रैडशीट शीर्षक और स्तंभ शीर्षकों के बीच पंक्ति 2 के अलावा, अपना डेटा दर्ज करते समय कोई अन्य रिक्त पंक्तियाँ न छोड़ें। साथ ही, सुनिश्चित करें कि आप कोई भी खाली सेल न छोड़ें।
गलत डेटा प्रविष्टि के कारण होने वाली डेटा त्रुटियां डेटा प्रबंधन से संबंधित कई समस्याओं का स्रोत हैं। यदि डेटा प्रारंभ में सही ढंग से दर्ज किया गया है, तो प्रोग्राम आपको अपने इच्छित परिणाम वापस देने की अधिक संभावना है।
पंक्तियाँ रिकॉर्ड हैं
डेटाबेस में डेटा की प्रत्येक पंक्ति को एक रिकॉर्ड के रूप में जाना जाता है। रिकॉर्ड दर्ज करते समय, इन दिशानिर्देशों को ध्यान में रखें:
- तालिका में कोई रिक्त पंक्ति न छोड़ें। इसमें कॉलम हेडिंग और डेटा की पहली पंक्ति के बीच एक खाली पंक्ति नहीं छोड़ना शामिल है।
- एक रिकॉर्ड में केवल एक विशिष्ट आइटम के बारे में डेटा होना चाहिए।
- एक रिकॉर्ड में उस आइटम के बारे में डेटाबेस में सभी डेटा भी होना चाहिए। किसी आइटम के बारे में एक से अधिक पंक्तियों में जानकारी नहीं हो सकती।
कॉलम फ़ील्ड हैं
जबकि एक्सेल डेटाबेस में पंक्तियों को रिकॉर्ड के रूप में संदर्भित किया जाता है, कॉलम को फ़ील्ड के रूप में जाना जाता है। प्रत्येक कॉलम में उस डेटा की पहचान करने के लिए एक शीर्षक की आवश्यकता होती है जिसमें वह शामिल होता है। इन शीर्षकों को फ़ील्ड नाम कहा जाता है।
- यह सुनिश्चित करने के लिए फ़ील्ड नामों का उपयोग किया जाता है कि प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए डेटा एक ही क्रम में दर्ज किया गया है।
- एक कॉलम में डेटा उसी प्रारूप का उपयोग करके दर्ज किया जाना चाहिए। यदि आप अंकों को अंकों के रूप में दर्ज करना शुरू करते हैं (जैसे कि 10 या 20), तो इसे जारी रखें। आंशिक रूप से न बदलें और संख्याओं को शब्दों के रूप में दर्ज करना शुरू करें (जैसे दस या बीस)। सुसंगत रहें।
- तालिका में कोई खाली कॉलम नहीं होना चाहिए।
टेबल बनाएं
एक बार डेटा दर्ज करने के बाद, इसे एक टेबल में बदला जा सकता है। डेटा को तालिका में बदलने के लिए:
- कार्यपत्रक में A3 से E13 कक्षों को हाइलाइट करें।
- होम टैब चुनें।
- ड्रॉप-डाउन मेनू खोलने के लिए तालिका के रूप में स्वरूपित करें चुनें।
- नीला चुनें टेबल स्टाइल मीडियम 9 फ़ॉर्मेट ऐज़ टेबल डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए विकल्प।
- जबकि डायलॉग बॉक्स खुला है, वर्कशीट पर सेल A3 से E13 एक बिंदीदार रेखा से घिरा हुआ है।
- यदि बिंदीदार रेखा कोशिकाओं की सही श्रेणी को घेरती है, तो तालिका के रूप में प्रारूपित करें संवाद बॉक्स में ठीक चुनें।
- यदि बिंदीदार रेखा कक्षों की सही श्रेणी को घेरती नहीं है, तो कार्यपत्रक में सही श्रेणी को हाइलाइट करें और फिर तालिका के रूप में प्रारूपित करें संवाद बॉक्स में OK चुनें।
प्रत्येक फ़ील्ड नाम के साथ ड्रॉप-डाउन तीर जोड़े जाते हैं, और तालिका पंक्तियों को बारी-बारी से हल्के और गहरे नीले रंग में स्वरूपित किया जाता है।
डेटाबेस टूल का उपयोग करें
डेटाबेस बनाने के बाद, अपने डेटा को सॉर्ट या फ़िल्टर करने के लिए प्रत्येक फ़ील्ड नाम के बगल में ड्रॉप-डाउन तीर के नीचे स्थित टूल का उपयोग करें।
डेटा सॉर्ट करें
- अंतिम नाम फ़ील्ड के आगे ड्रॉप-डाउन तीर का चयन करें।
- A से Z तक क्रमित करें चुनें।
- एक बार सॉर्ट करने के बाद, ग्राहम जे. तालिका में पहला रिकॉर्ड है, और विल्सन आर अंतिम है।
डेटाबेस को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करने के लिए
फ़िल्टर डेटा
- कार्यक्रम फ़ील्ड के आगे ड्रॉप-डाउन तीर का चयन करें।
- सभी चेक बॉक्स साफ़ करने के लिए सभी का चयन करें के बगल में स्थित चेकबॉक्स का चयन करें।
- बॉक्स में चेक मार्क जोड़ने के लिए व्यवसाय के बगल में स्थित चेकबॉक्स का चयन करें।
- चुनें ठीक.
- केवल दो छात्र, जी. थॉम्पसन और एफ. स्मिथ दिखाई दे रहे हैं क्योंकि वे केवल दो छात्र हैं जो व्यवसाय कार्यक्रम में नामांकित हैं।
- सभी रिकॉर्ड दिखाने के लिए, प्रोग्राम फ़ील्ड के आगे ड्रॉप-डाउन तीर का चयन करें और से फ़िल्टर साफ़ करें " कार्यक्रम" चुनें।
डेटाबेस का विस्तार करें
अपने डेटाबेस में अतिरिक्त रिकॉर्ड जोड़ने के लिए:
- अपने माउस पॉइंटर को टेबल के निचले दाएं कोने में छोटे बिंदु पर रखें।
- माउस पॉइंटर दो सिर वाले तीर में बदल जाता है।
- दायां माउस बटन दबाकर रखें और डेटाबेस के निचले भाग में एक खाली पंक्ति जोड़ने के लिए पॉइंटर को नीचे खींचें।
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इस नई पंक्ति में निम्नलिखित डेटा जोड़ें:
सेल A14: ST348-255
सेल B14: क्रिस्टोफर
सेल C14: A.
सेल D14: 22
सेल E14: विज्ञान
डेटाबेस की फ़ॉर्मैटिंग पूरी करें
- वर्कशीट में A1 से E1 सेल हाइलाइट करें।
- चुनें घर।
- शीर्षक को केंद्र में रखने के लिए मर्ज और केंद्र चुनें।
- भरें रंग ड्रॉप-डाउन सूची खोलने के लिए रंग भरें चुनें।
- , सेल A1 से E1 में गहरे नीले रंग में पृष्ठभूमि रंग बदलने के लिए सूची से नीला, एक्सेंट 1 चुनें।
- फ़ॉन्ट रंग ड्रॉप-डाउन सूची खोलने के लिए फ़ॉन्ट रंग चुनें।
- सूची में से श्वेत चुनें, सेल A1 से E1 में टेक्स्ट का रंग सफेद में बदलने के लिए।
- वर्कशीट में A2 से E2 सेल हाइलाइट करें।
- भरें रंग ड्रॉप-डाउन सूची खोलने के लिए रंग भरें चुनें।
- सेल A2 से E2 में बैकग्राउंड कलर को लाइट ब्लू में बदलने के लिए सूची से ब्लू, एक्सेंट 1, लाइटर 80 चुनें।
- वर्कशीट में A4 से E14 सेल हाइलाइट करें।
- सेल्स A14 से E14 में टेक्स्ट को सेंटर अलाइन करने के लिए Center सेलेक्ट करें।
डेटाबेस कार्य
वाक्यविन्यास: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
जहां डी फ़ंक्शन निम्न में से एक है:
- डैवरेज
- डीकाउंट
- DCOUNTA
- डीजीईटी
- डीमैक्स
- डीएमआईएन
- डीप्रोडक्ट
- DSTDEV
- डीएसटीडीईवीपी
- डीएसयूएम
- डीवीएआर
- DVARP
टाइप: डेटाबेस
डेटाबेस फ़ंक्शन सुविधाजनक होते हैं जब Google शीट का उपयोग डेटाबेस की तरह संरचित डेटा को बनाए रखने के लिए किया जाता है। प्रत्येक डेटाबेस फ़ंक्शन, Dfunction, डेटाबेस तालिका के रूप में मानी जाने वाली सेल श्रेणी के सबसेट पर संबंधित फ़ंक्शन की गणना करता है। डेटाबेस फ़ंक्शन तीन तर्क लेते हैं:
- Database_arr एक श्रेणी है, एक एम्बेडेड सरणी है, या एक सरणी अभिव्यक्ति द्वारा उत्पन्न एक सरणी है। इसे संरचित किया गया है ताकि पंक्ति 1 के बाद प्रत्येक पंक्ति एक डेटाबेस रिकॉर्ड हो, और प्रत्येक कॉलम एक डेटाबेस फ़ील्ड हो। पंक्ति 1 में प्रत्येक फ़ील्ड के लिए लेबल होते हैं।
- Field_str|num इंगित करता है कि किस कॉलम (फ़ील्ड) में औसत किए जाने वाले मान हैं। इसे या तो फ़ील्ड नाम (टेक्स्ट स्ट्रिंग) या कॉलम नंबर के रूप में व्यक्त किया जा सकता है, जहां सबसे बाएं कॉलम को 1 के रूप में दर्शाया जाएगा।
- Criteria_arr एक श्रेणी, एक एम्बेडेड सरणी, या एक सरणी अभिव्यक्ति द्वारा उत्पन्न एक सरणी है। इसे इस तरह संरचित किया गया है कि पहली पंक्ति में फ़ील्ड नाम शामिल हैं, जिस पर मानदंड (मानदंड) लागू किया जाएगा, और बाद की पंक्तियों में सशर्त परीक्षण शामिल हैं।
मानदंड में पहली पंक्ति फ़ील्ड नाम निर्दिष्ट करती है। मानदंड में हर दूसरी पंक्ति एक फिल्टर का प्रतिनिधित्व करती है, संबंधित क्षेत्रों पर प्रतिबंधों का एक सेट। क्वेरी-दर-उदाहरण नोटेशन का उपयोग करके प्रतिबंधों का वर्णन किया गया है और इसमें मिलान करने के लिए मान या तुलना ऑपरेटर के बाद तुलना मान शामिल है। प्रतिबंधों के उदाहरण हैं: "चॉकलेट", "42", ">=42", और "42"। एक खाली सेल का मतलब संबंधित क्षेत्र पर कोई प्रतिबंध नहीं है।
एक फ़िल्टर डेटाबेस पंक्ति से मेल खाता है यदि सभी फ़िल्टर प्रतिबंध (फ़िल्टर की पंक्ति में प्रतिबंध) मिले हैं। एक डेटाबेस पंक्ति (एक रिकॉर्ड) मानदंड को पूरा करती है यदि कम से कम एक फ़िल्टर इससे मेल खाता है। एक साथ लागू होने वाले कई प्रतिबंधों को अनुमति देने के लिए मानदंड श्रेणी में एक फ़ील्ड नाम एक से अधिक बार दिखाई दे सकता है (उदाहरण के लिए, तापमान >=65 और तापमान <=82)।
DGET एकमात्र डेटाबेस फ़ंक्शन है जो मानों को एकत्रित नहीं करता है। डीजीईटी दूसरे तर्क में निर्दिष्ट फ़ील्ड का मान देता है (इसी तरह एक वीलुकअप के लिए) केवल जब एक रिकॉर्ड मानदंड से मेल खाता है; अन्यथा, यह कोई मिलान या एकाधिक मिलान इंगित करने वाली त्रुटि देता है।
