क्या आपके पास एक विशाल एक्सेल स्प्रैडशीट है जिसे आप हेड या टेल नहीं बना सकते हैं?
यह आपकी संपर्क सूची को Microsoft Access डेटाबेस में व्यवस्थित करने का समय है। यह आपकी कल्पना से कहीं अधिक आसान है और आप निश्चित रूप से परिणामों से प्रसन्न होंगे। यह ट्यूटोरियल आपको पूरी प्रक्रिया के बारे में चरण-दर-चरण बताएगा।यदि आपके पास अपनी स्प्रेडशीट नहीं है और आप ट्यूटोरियल के साथ अनुसरण करना चाहते हैं, तो आप ट्यूटोरियल बनाने के लिए उपयोग की जाने वाली नमूना एक्सेल फ़ाइल डाउनलोड कर सकते हैं।.
नया एक्सेस 2013 डेटाबेस बनाएं
जब तक आपके पास एक मौजूदा डेटाबेस नहीं है जिसका उपयोग आप संपर्क जानकारी को स्टोर करने के लिए करते हैं, तो आप शायद स्क्रैच से एक नया डेटाबेस बनाना चाहेंगे।ऐसा करने के लिए, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेस स्क्रीन के साथ गेटिंग स्टार्ट पर ब्लैंक डेस्कटॉप डेटाबेस आइकन चुनें। आपको ऊपर स्क्रीन के साथ प्रस्तुत किया जाएगा। एक नाम के साथ अपना डेटाबेस प्रदान करें, बनाएं बटन का चयन करें और आप व्यवसाय में होंगे।
एक्सेल आयात प्रक्रिया शुरू करें
एक्सेस स्क्रीन के शीर्ष पर बाहरी डेटा टैब चुनें और एक्सेल आयात प्रक्रिया शुरू करने के लिए एक्सेल बटन पर डबल-क्लिक करें.
स्रोत और गंतव्य चुनें
अगला, आपको ऊपर दिखाई गई स्क्रीन के साथ प्रस्तुत किया जाएगा। ब्राउज़ करें बटन चुनें और उस फ़ाइल पर नेविगेट करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं। एक बार जब आपको सही फ़ाइल मिल जाए, तो ओपन बटन चुनें।
स्क्रीन के निचले आधे हिस्से पर, आपको आयात गंतव्य विकल्पों के साथ प्रस्तुत किया जाता है। इस ट्यूटोरियल में, हम मौजूदा एक्सेल स्प्रेडशीट को एक नए एक्सेस डेटाबेस में बदलने में रुचि रखते हैं, इसलिए हम वर्तमान डेटाबेस में एक नई तालिका में स्रोत डेटा आयात करेंगे चुनेंगे। इस स्क्रीन पर अन्य विकल्प आपको इसकी अनुमति देते हैं:
- अपने डेटाबेस को एक्सेल शीट से लिंक करें ताकि सोर्स शीट में बदलाव डेटाबेस में दिखाई दे।
- मौजूदा डेटाबेस तालिका में डेटा आयात करें।
एक बार जब आप सही फ़ाइल और विकल्प चुन लेते हैं, तो जारी रखने के लिए ठीक चुनें।
कॉलम शीर्षकों का चयन करें
सुनिश्चित करें कि पहली पंक्ति में कॉलम हेडिंग शामिल हैं बॉक्स का चयन किया जाता है यदि स्प्रेडशीट की पहली पंक्ति में डेटा के लिए कॉलम नाम हैं, जैसे कि अंतिम नाम, पहला नाम और पता. यह एक्सेस को पहली पंक्ति को नामों के रूप में मानने का निर्देश देगा, न कि वास्तविक डेटा को संपर्कों की सूची में संग्रहीत करने के लिए।
जारी रखने के लिए अगला चुनें।
कोई भी वांछित अनुक्रमणिका बनाएं
डेटाबेस इंडेक्स एक आंतरिक तंत्र है जिसका उपयोग उस गति को बढ़ाने के लिए किया जा सकता है जिस पर एक्सेस आपके डेटाबेस में जानकारी प्राप्त कर सकता है।आप इस चरण में अपने एक या अधिक डेटाबेस कॉलम में एक इंडेक्स लागू कर सकते हैं। बस अनुक्रमित पुल-डाउन मेनू का चयन करें और उपयुक्त विकल्प का चयन करें।
ध्यान रखें कि इंडेक्स आपके डेटाबेस के लिए बहुत अधिक ओवरहेड बनाते हैं और उपयोग किए गए डिस्क स्थान की मात्रा में वृद्धि करेंगे। इस कारण से, आप अनुक्रमित स्तंभों को न्यूनतम रखना चाहते हैं। हमारे डेटाबेस में, हम अक्सर अपने संपर्कों के अंतिम नाम पर खोज करेंगे, तो चलिए इस क्षेत्र पर एक अनुक्रमणिका बनाते हैं। हमारे समान उपनाम वाले मित्र हो सकते हैं, इसलिए हम यहां डुप्लीकेट की अनुमति देना चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि अंतिम नाम कॉलम विंडो के निचले हिस्से में चुना गया है और फिर इंडेक्स किए गए पुल-डाउन मेनू से Yes (डुप्लिकेट ओके) चुनें।
जारी रखने के लिए अगला चुनें।
प्राथमिक कुंजी चुनें
प्राथमिक कुंजी का उपयोग डेटाबेस में विशिष्ट रूप से रिकॉर्ड की पहचान करने के लिए किया जाता है। ऐसा करने का सबसे आसान तरीका है कि एक्सेस को आपके लिए प्राथमिक कुंजी जेनरेट करने दें। पहुंचने दें प्राथमिक कुंजी जोड़ें विकल्प चुनें और जारी रखने के लिए अगला दबाएं। यदि आप अपनी प्राथमिक कुंजी चुनने में रुचि रखते हैं, तो आप डेटाबेस कुंजियों पर हमारा लेख पढ़ना चाहेंगे।
अपनी तालिका को नाम दें
आपको अपनी तालिका को संदर्भित करने के लिए एक नाम के साथ एक्सेस प्रदान करने की आवश्यकता है। इसे उपयुक्त फ़ील्ड में दर्ज करें और समाप्त करें बटन चुनें।
अपना डेटा देखें
आप एक इंटरमीडिएट स्क्रीन देखेंगे जो आपसे पूछेगा कि क्या आप अपना डेटा आयात करने के लिए उपयोग किए गए चरणों को सहेजना चाहते हैं। यदि नहीं, तो आगे बढ़ें और बंद करें चुनें।
फिर आप मुख्य डेटाबेस स्क्रीन पर वापस आ जाएंगे जहां आप बाएं पैनल में टेबल नाम पर केवल डबल-क्लिक करके अपना डेटा देख सकते हैं।
बधाई हो, आपने एक्सेल से एक्सेस में अपना डेटा सफलतापूर्वक आयात कर लिया है!
