एक्सेल में सशर्त स्वरूपण जोड़ने से आप किसी सेल, या कक्षों की श्रेणी में विभिन्न स्वरूपण विकल्प लागू कर सकते हैं, जो आपके द्वारा निर्धारित विशिष्ट शर्तों को पूरा करते हैं। ऐसी शर्तें सेट करने से आपकी स्प्रैडशीट को व्यवस्थित करने और स्कैन करने में आसानी हो सकती है। आप जिन स्वरूपण विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं उनमें फ़ॉन्ट और पृष्ठभूमि रंग परिवर्तन, फ़ॉन्ट शैली, सेल बॉर्डर, और डेटा में संख्या स्वरूपण जोड़ना शामिल हैं।
एक्सेल में आमतौर पर उपयोग की जाने वाली स्थितियों के लिए अंतर्निहित विकल्प होते हैं जैसे किसी विशेष मूल्य से अधिक या कम संख्याएं ढूंढना या औसत मूल्य से ऊपर या नीचे की संख्याएं ढूंढना। इन पूर्व-सेट विकल्पों के अतिरिक्त, आप Excel सूत्रों का उपयोग करके कस्टम सशर्त स्वरूपण नियम भी बना सकते हैं।
ये निर्देश एक्सेल 2019, 2016, 2013, 2010 और एक्सेल फॉर माइक्रोसॉफ्ट 365 पर लागू होते हैं।
एक्सेल में कई शर्तें लागू करना
आप अलग-अलग स्थितियों के परीक्षण के लिए एक ही डेटा पर एक से अधिक नियम लागू कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, बजट डेटा में ऐसी शर्तें सेट हो सकती हैं जो कुल बजट का 50%, 75% और 100% जैसे खर्च के कुछ स्तरों तक पहुँचने पर स्वरूपण परिवर्तन लागू करती हैं।
ऐसी परिस्थितियों में, एक्सेल पहले यह निर्धारित करता है कि क्या विभिन्न नियम विरोध करते हैं, और, यदि ऐसा है, तो प्रोग्राम डेटा पर लागू होने वाले सशर्त स्वरूपण नियम को निर्धारित करने के लिए पूर्वता के एक निर्धारित क्रम का पालन करता है।
25% से अधिक और 50% से अधिक डेटा ढूँढना
निम्न उदाहरण में, दो कस्टम सशर्त स्वरूपण नियम cells B2 से B5 की सीमा पर लागू होंगे।
- पहला नियम यह देखने के लिए जांचता है कि क्या cells A2:A5 में डेटा B2:B5 में संबंधित मान से अधिक है या नहीं 25% से अधिक।
- दूसरा नियम यह देखने के लिए जांचता है कि क्या A2:A5 में समान डेटा B2:B5 में संबंधित मान से अधिक से अधिक है 50%।
जैसा कि ऊपर की छवि में देखा जा सकता है, यदि उपरोक्त में से कोई भी स्थिति सही है, तो B1:B4 रेंज में सेल या सेल की पृष्ठभूमि का रंग बदल जाएगा।
- ऐसे डेटा के लिए जहां अंतर 25% से अधिक है, सेल पृष्ठभूमि का रंग हरे रंग में बदल जाएगा।
- यदि अंतर 50% से अधिक है, तो सेल की पृष्ठभूमि का रंग लाल रंग में बदल जाएगा।
इस कार्य को पूरा करने के लिए उपयोग किए गए नियमों को नया फ़ॉर्मेटिंग नियम डायलॉग बॉक्स का उपयोग करके दर्ज किया जाएगा। नमूना डेटा को cells A1 से C5 में इनपुट करके शुरू करें जैसा कि ऊपर की छवि में देखा गया है।
ट्यूटोरियल के अंतिम भाग में हम सेल में सूत्र जोड़ेंगे C2:C4 जो सेल में मानों के बीच सटीक प्रतिशत अंतर दिखाते हैं A2:A5 और B2:B5; यह हमें सशर्त स्वरूपण नियमों की सटीकता की जांच करने की अनुमति देगा।
सशर्त स्वरूपण नियम सेट करना
पहले, हम 25 प्रतिशत या अधिक महत्वपूर्ण वृद्धि प्राप्त करने के लिए सशर्त स्वरूपण लागू करेंगे।
फंक्शन इस तरह दिखेगा:
=(A2-B2)/A2>25%
- वर्कशीट में सेल्स B2 से B5 हाइलाइट करें।
- रिबन के होम टैब पर क्लिक करें।
- ड्रॉप-डाउन खोलने के लिए रिबन में सशर्त स्वरूपण आइकन पर क्लिक करें।
- चुनें नया नियम खोलने के लिए नया फ़ॉर्मेटिंग नियम डायलॉग बॉक्स।
- के तहत नियम प्रकार का चयन करें, अंतिम विकल्प पर क्लिक करें: यह निर्धारित करने के लिए कि कौन से कक्षों को प्रारूपित करना है, एक सूत्र का उपयोग करें।
-
ऊपर दिए गए सूत्र को नीचे दिए गए स्थान में टाइप करें उन मानों को प्रारूपित करें जहां यह सूत्र सत्य है:
- संवाद बॉक्स खोलने के लिए Format बटन पर क्लिक करें। भरें टैब क्लिक करें और एक रंग चुनें।
- डायलॉग बॉक्स बंद करने और वर्कशीट पर वापस जाने के लिए OK क्लिक करें।
- कोशिकाओं B3 और B5 की पृष्ठभूमि का रंग आपके द्वारा चुने गए रंग में बदल जाना चाहिए।
अब, हम 50 प्रतिशत या अधिक वृद्धि खोजने के लिए सशर्त स्वरूपण लागू करेंगे। सूत्र इस तरह दिखेगा:
- उपरोक्त पहले पांच चरणों को दोहराएं।
- ऊपर दिए गए सूत्र को नीचे दिए गए स्थान में टाइप करें उन मानों को प्रारूपित करें जहां यह सूत्र सत्य है:
- संवाद बॉक्स खोलने के लिए Format बटन पर क्लिक करें। भरें टैब क्लिक करें और पिछले चरणों के सेट से भिन्न रंग चुनें।
- डायलॉग बॉक्स बंद करने और वर्कशीट पर वापस जाने के लिए OK क्लिक करें।
सेल बी3 की पृष्ठभूमि का रंग वही रहना चाहिए जो दर्शाता है कि कोशिकाओं ए3 औरमें संख्याओं के बीच प्रतिशत अंतर B3 25 प्रतिशत से अधिक लेकिन 50 प्रतिशत से कम या उसके बराबर है। सेल B5 की पृष्ठभूमि का रंग आपके द्वारा चुने गए नए रंग में बदल जाना चाहिए जो दर्शाता है कि cells A5 और में संख्याओं के बीच प्रतिशत अंतर B5 50 प्रतिशत से अधिक है।
सशर्त स्वरूपण नियमों की जाँच
यह सत्यापित करने के लिए कि दर्ज किए गए सशर्त स्वरूपण नियम सही हैं, हम कक्षों में सूत्र दर्ज कर सकते हैं C2:C5 जो श्रेणियों में संख्याओं के बीच सटीक प्रतिशत अंतर की गणना करेगाA2:A5 और B2:B5 ।
सेल C2 में सूत्र इस तरह दिखता है:
=(A2-B2)/A2
- इसे सक्रिय सेल बनाने के लिए सेल सी2 पर क्लिक करें।
- उपरोक्त सूत्र टाइप करें और कीबोर्ड पर Enter कुंजी दबाएं।
- उत्तर 10% सेल C2 में दिखाई देना चाहिए, यह दर्शाता है कि सेल A2 में संख्या में संख्या से 10% अधिक है सेल बी2.
- उत्तर को प्रतिशत के रूप में प्रदर्शित करने के लिए सेल C2 पर स्वरूपण बदलना आवश्यक हो सकता है।
- fillकोशिका C2 से कोशिकाओं C3 तक सूत्र को कॉपी करने के लिए भरें हैंडल का उपयोग करें सी5.
- कोशिकाओं C3 से C5 के उत्तर 30%, 25% और 60% होने चाहिए।
इन सेलों में दिए गए उत्तरों से पता चलता है कि सशर्त स्वरूपण नियम सटीक हैं क्योंकि cells A3 और B3 के बीच का अंतर 25 से अधिक है प्रतिशत, और कोशिकाओं A5 और B5 के बीच का अंतर 50 प्रतिशत से अधिक है।
सेल बी4 रंग नहीं बदला क्योंकि कोशिकाओं ए4 और बी4 के बीच का अंतर बराबर है 25 प्रतिशत, और हमारे सशर्त स्वरूपण नियम ने निर्दिष्ट किया कि 25 प्रतिशत से अधिक प्रतिशत पृष्ठभूमि रंग बदलने के लिए आवश्यक था।
सशर्त स्वरूपण के लिए वरीयता क्रम
जब आप डेटा की एक ही श्रेणी के लिए कई नियम लागू करते हैं, तो एक्सेल पहले यह निर्धारित करता है कि नियम विरोध करते हैं या नहीं। परस्पर विरोधी नियम वे हैं जहां स्वरूपण विकल्प दोनों एक ही डेटा पर लागू नहीं किए जा सकते हैं।
हमारे उदाहरण में, नियम विरोध करते हैं क्योंकि दोनों एक ही स्वरूपण विकल्प का उपयोग करते हैं - पृष्ठभूमि सेल का रंग बदलना।
यदि दूसरा नियम सत्य हो (दो सेलों के बीच मान का अंतर 50 प्रतिशत से अधिक हो) तो पहला नियम (मूल्य का अंतर 25 प्रतिशत से अधिक होना) भी सत्य है।
चूंकि एक सेल में एक ही समय में दो अलग-अलग रंग पृष्ठभूमि नहीं हो सकते हैं, एक्सेल को यह जानने की जरूरत है कि इसे कौन सा सशर्त स्वरूपण नियम लागू करना चाहिए।
Excel के वरीयता क्रम में कहा गया है कि सशर्त स्वरूपण नियम प्रबंधक संवाद बॉक्स में सूची में जो नियम ऊपर है वह पहले लागू होता है।
जैसा कि ऊपर की छवि में दिखाया गया है, इस ट्यूटोरियल में इस्तेमाल किया गया दूसरा नियम सूची में अधिक है और इसलिए, पहले नियम पर पूर्वता है। परिणामस्वरूप, सेल B5 की पृष्ठभूमि का रंग हरा है।
डिफ़ॉल्ट रूप से, नए नियम सूची में सबसे ऊपर जाते हैं; क्रम बदलने के लिए, डायलॉग बॉक्स में ऊपर और नीचे तीर बटन का उपयोग करें।
अविरोधी नियम लागू करना
यदि दो या दो से अधिक सशर्त स्वरूपण नियम विरोध नहीं करते हैं, तो दोनों तब लागू होते हैं जब प्रत्येक नियम का परीक्षण करने वाली स्थिति सत्य हो जाती है।
यदि हमारे उदाहरण में पहला सशर्त स्वरूपण नियम कोशिकाओं की श्रेणी को स्वरूपित करता है B2:B5 नारंगी रंग के बजाय एक नारंगी सीमा के साथ, दो सशर्त स्वरूपण नियम नहीं होंगे संघर्ष के बाद से दोनों स्वरूपों को दूसरे के साथ हस्तक्षेप किए बिना लागू किया जा सकता है।
सशर्त स्वरूपण बनाम नियमित स्वरूपण
सशर्त स्वरूपण नियमों और मैन्युअल रूप से लागू स्वरूपण विकल्पों के बीच विरोध के मामले में, सशर्त स्वरूपण नियम हमेशा प्राथमिकता लेता है और किसी भी मैन्युअल रूप से जोड़े गए स्वरूपण विकल्पों के बजाय लागू किया जाएगा।
