Microsoft Teams एक ऑनलाइन सहयोग उपकरण है जो समन्वित उत्पादकता को सुविधाजनक बनाने के लिए चैट, वीडियो कॉल, फ़ाइल साझाकरण, स्क्रीन साझाकरण और अन्य टूल का समर्थन करता है। प्रत्येक Microsoft Office उपयोगकर्ता को पता होना चाहिए कि Microsoft Teams का उपयोग कैसे किया जाता है।
इस आलेख में दी गई जानकारी Microsoft Teams के डेस्कटॉप संस्करण, वेब ब्राउज़र के लिए Microsoft 365 संस्करण और iOS और Android के लिए मोबाइल एप्लिकेशन पर लागू होती है।
माइक्रोसॉफ्ट टीम में कौन शामिल हो सकता है?
जब आप किसी संगठन के लिए Microsoft Teams सेट करते हैं, तो उन उपयोगकर्ताओं की संख्या जो इसकी पूर्ण सुविधाओं तक पहुँच प्राप्त कर सकते हैं, इस पर निर्भर करता है कि कितने लाइसेंस खरीदे गए थे।आप अतिरिक्त लाइसेंस खरीदे बिना उन अतिरिक्त Microsoft 365 उपयोगकर्ताओं को आमंत्रित कर सकते हैं जिनके पास Microsoft Teams तक पहुंच नहीं है, लेकिन उनके पास सीमित पहुंच होगी। एक एकल टीम में लाइसेंस प्राप्त उपयोगकर्ताओं और मेहमानों सहित अधिकतम 2,500 सदस्य हो सकते हैं।
Microsoft Teams का उपयोग करने के लिए एक Microsoft 365 सदस्यता आवश्यक नहीं है, लेकिन कुछ सुविधाओं का उपयोग करने के लिए आवश्यक है।
टीमों का उपयोग कैसे करें
Microsoft Teams, Slack से काफी मिलता-जुलता है। उदाहरण के लिए, जब आप @ name लिखकर बातचीत में टीम के अन्य सदस्यों का उल्लेख करते हैं, तो उपयोगकर्ता को गतिविधि टैब में एक सूचना प्राप्त होती है। सभी उपयोगकर्ता पूरे चैट लॉग को उन टीमों और चैनलों में देख सकते हैं जिन तक उनकी पहुंच है।
जब आप एक टीम बनाते हैं, तो आप स्वचालित रूप से निम्नलिखित भी बनाते हैं:
- एक ऑफिस 365 समूह
- एक Microsoft योजनाकार योजना
- एक SharePoint टीम साइट
- एक साझा OneNote नोटबुक
जब आप इनमें से किसी भी ऐप में बदलाव करते हैं, तो वे अपने आप दूसरों के साथ सिंक हो जाते हैं। उदाहरण के लिए, आप टीमों के लिए रिमाइंडर सेट करने के लिए माइक्रोसॉफ़्ट प्लानर का उपयोग कर सकते हैं, और Microsoft टीम में शेड्यूल की गई मीटिंग स्वचालित रूप से आपके आउटलुक कैलेंडर के साथ सिंक हो जाती है।
वार्तालापों, ऐप्स और फ़ाइलों को खोजने के लिए इंटरफ़ेस के शीर्ष पर कमांड बार का उपयोग करें। कमांड शॉर्टकट की सूची प्रकट करने के लिए फॉरवर्ड-स्लैश (/) टाइप करें।
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में टीम कैसे बनाएं
Microsoft के सहयोग ऐप में एक टीम स्थापित करने के लिए:
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टूलबार में टीम चुनें, फिर टीम बनाएं चुनें।
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चुनें शुरुआत से एक टीम बनाएं।
Image चुनें से बनाएं अगर आप मौजूदा Microsoft 365 समूह का उपयोग करके एक टीम बनाना चाहते हैं।
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चुनें निजी, सार्वजनिक, या संगठन-व्यापी यह निर्धारित करने के लिए कि कौन एक्सेस कर सकता है समूह।
Image जब आप किसी निजी टीम में सदस्यों को जोड़ते हैं, तो आप उन्हें सदस्य या स्वामी के रूप में नामित कर सकते हैं। केवल मालिक ही अतिरिक्त सदस्यों को आमंत्रित कर सकते हैं।
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टीम को एक नाम और विवरण दें, फिर बनाएं चुनें।
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आप उपयोगकर्ताओं को तुरंत शामिल होने के लिए आमंत्रित करना शुरू कर सकते हैं, या बाद में ऐसा करने के लिए छोड़ें चुनें।
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अब आप सदस्यों को जोड़ने या हटाने, टीम सेटिंग्स को प्रबंधित करने, और बहुत कुछ करने के लिए टीम के नाम के बगल में दीर्घवृत्त (…) का चयन कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप टीम से लिंक प्राप्त करें चुनते हैं, तो आपको एक URL प्राप्त होगा जिसे आप कॉपी कर सकते हैं और दूसरों को शामिल होने के लिए आमंत्रित करने के लिए भेज सकते हैं।
- चुनें चैनल जोड़ें विशिष्ट विषयों के लिए टीम में एक अलग अनुभाग बनाने के लिए।
- मौजूदा टीमों में शामिल होने या एक नई टीम बनाने के लिए, टीम विंडो के निचले बाएं कोने में शामिल हों या एक टीम बनाएं चुनें।
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विभिन्न ऐप्स, साझा फ़ाइलों और विकी पृष्ठों में शॉर्टकट जोड़ने के लिए टीम के नाम के दाईं ओर प्लस (+) का चयन करें।
Microsoft टीम में वीडियो कॉल
किसी विशिष्ट टीम या चैनल में रहते हुए, वीडियो कॉल शुरू करने के लिए वार्तालाप विंडो के निचले भाग में वीडियो कैमरा आइकन चुनें। आपको टीम के अन्य सदस्यों को ईमेल के माध्यम से आमंत्रण लिंक भेजने के लिए प्रेरित किया जाएगा। आप Microsoft Outlook के साथ मीटिंग शेड्यूल कर सकते हैं, या आप कैलेंडर BOT जैसे ऐप का उपयोग कर सकते हैं।
चैट करते समय, आप चैट इंटरफ़ेस के शीर्ष-दाएं कोने में शेयर आइकन (ऊपर-तीर वाली स्क्रीन) का चयन करके अपनी स्क्रीन साझा कर सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स ऐप इंटीग्रेशन
Microsoft टीम सैकड़ों तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन और वेब सेवाओं जैसे Trello, GitHub, और Evernote के साथ एकीकृत है। अपने सभी विकल्पों को देखने के लिए टूलबार में Apps चुनें। कुछ तृतीय-पक्ष ऐप्स को अतिरिक्त सशुल्क सदस्यता की आवश्यकता होती है, लेकिन कई निःशुल्क हैं। ऐप जोड़ने के बाद, इसे एक्सेस करने के लिए टूलबार में दीर्घवृत्त (…) चुनें।
Microsoft Teams में फ़ाइलें साझा करें
Microsoft Teams की सबसे अच्छी सहयोग सुविधाओं में से एक उपयोगकर्ताओं के बीच फ़ाइलें साझा करने की क्षमता है। अपनी टीम के साथ फ़ाइलें साझा करना सरल है और इसे कुछ सरल चरणों में किया जा सकता है।
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एक टीम या चैनल दर्ज करें और फ़ाइलें अपलोड और डाउनलोड करने के लिए इंटरफ़ेस के शीर्ष पर फ़ाइलें टैब चुनें।
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आप टूलबार में फ़ाइलें का चयन कर सकते हैं ताकि आप अपनी प्रत्येक टीम के लिए उन सभी फाइलों को देख सकें जिन तक आपकी पहुंच है।
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चुनें क्लाउड स्टोरेज जोड़ें अपने Google ड्राइव, ड्रॉपबॉक्स, या अन्य फाइल स्टोरेज प्रदाता के साथ सिंक करने के लिए। आपके पास अपने व्यक्तिगत OneDrive में फ़ाइलें सहेजने का विकल्प भी है।
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Microsoft टीम गोपनीयता सेटिंग्स
यदि आपके पास Microsoft 365 व्यवसाय योजना है, तो खाता व्यवस्थापक Microsoft 365 व्यवस्थापन केंद्र से सभी Microsoft Teams उपयोगकर्ताओं, सेटिंग्स और तृतीय-पक्ष अनुप्रयोगों का प्रबंधन कर सकता है।
कोई भी सेटिंग मेनू से अपनी Microsoft Teams थीम बदल सकता है।
Microsoft टीम सर्वोत्तम अभ्यास
टीमों का अधिकतम लाभ उठाने के लिए यहां कुछ सामान्य सुझाव दिए गए हैं:
- फ़ाइलों और चैनलों के नामकरण के लिए संगठनात्मक नियम बनाएं।
- स्वीकृति प्रक्रिया को तेज करने के लिए "लाइक" बटन का उपयोग करके अनुरोधों को स्वीकार करें और उनका जवाब दें।
- शेड्यूलिंग मीटिंग जैसे कार्यों को स्वचालित करने के लिए बॉट्स का लाभ उठाएं।
- मीटिंग शुरू करने या शामिल होने से पहले अपने कंप्यूटर के वीडियो और ऑडियो का परीक्षण करें।
आप माइक्रोसॉफ्ट टीम के लिए वीडियो ट्यूटोरियल और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सपोर्ट वेबसाइट पर मुफ्त माइक्रोसॉफ्ट टीम प्रशिक्षण सामग्री पा सकते हैं।
