माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस फॉर्म को रिपोर्ट में बदलने के दो प्राथमिक तरीके हैं - एक जिसमें डेटा स्थिर हो जाता है और जैसा आप प्रिंट करना चाहते हैं वैसा ही दिखाई देता है, और एक जिसमें डेटा सक्रिय रहता है और इसे व्यवस्थित करने के लिए हेरफेर किया जा सकता है। रिपोर्ट को प्रिंट करने से पहले आप जिस रूप में देखना चाहते हैं।
इस आलेख में निर्देश एक्सेस 2019, एक्सेस 2016, एक्सेस 2013 और माइक्रोसॉफ्ट 365 के लिए एक्सेस पर लागू होते हैं।
पहुंच में एक फॉर्म बनाना
इससे पहले कि आप किसी फ़ॉर्म से रिपोर्ट बनाने के लिए एक्सेस का उपयोग कर सकें, आपको एक फ़ॉर्म बनाना होगा। प्रपत्र एक डेटाबेस ऑब्जेक्ट है जिसका उपयोग आप उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस बनाने के लिए कर सकते हैं। फ़ॉर्म बनाने का सबसे आसान तरीका फ़ॉर्म विज़ार्ड का उपयोग करना है।
- एक्सेस डेटाबेस खोलें जिसमें आप एक फॉर्म बनाना चाहते हैं।
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tabबनाएँ टैब चुनें और फ़ॉर्म समूह में फ़ॉर्म विज़ार्ड चुनें। प्रपत्र विज़ार्ड खुल जाएगा।
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उस तालिका या क्वेरी का चयन करें जिस पर आप फॉर्म को आधारित करना चाहते हैं।
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प्रत्येक फ़ील्ड का चयन करें जिसे आप फॉर्म में शामिल करना चाहते हैं और प्रत्येक के लिए > बटन चुनें। यह फ़ील्ड को चयनित फ़ील्ड सूची में ले जाएगा।
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जारी रखने के लिए अगला चुनें।
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उस लेआउट का चयन करें जिसे आप अपने फॉर्म के लिए उपयोग करना चाहते हैं और अगला चुनें।
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फॉर्म के लिए एक शीर्षक दर्ज करें और समाप्त करें चुनें।
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मुद्रण के लिए प्रपत्र को परिवर्तित करना
किसी प्रपत्र को एक रिपोर्ट के रूप में प्रिंट करने के लिए परिवर्तित करने की प्रक्रिया अपेक्षाकृत आसान है।
रिपोर्ट खोलें और यह सुनिश्चित करने के लिए इसकी समीक्षा करें कि प्रिंट करने से पहले यह वैसा ही दिखाई दे जैसा आप चाहते हैं। जब आप तैयार हों, तो ऑब्जेक्ट्स के अंतर्गत रिपोर्ट डेटाबेस के अंतर्गत क्लिक करें और रिपोर्ट का चयन करें।
- डेटाबेस और उसके प्रासंगिक फॉर्म को खोलें।
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फ़ाइल टैब चुनें और इस रूप में सहेजें चुनें।
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चुनें ऑब्जेक्ट को इस रूप में सेव करें।
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मौजूदा डेटाबेस ऑब्जेक्ट को सेव करें नामक सेक्शन में जाएं और ऑब्जेक्ट को इस रूप में सेव करें चुनें।
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Selectइस रूप में सेव करें चुनें। पॉप-अप विंडो में सेव 'कैंपेन लिस्ट सबफॉर्म' के तहत रिपोर्ट के लिए नाम दर्ज करें।
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बदलें जैसा फॉर्म से रिपोर्ट।
Image - फॉर्म को रिपोर्ट के रूप में सहेजने के लिए ठीक चुनें।
फॉर्म को एक रिपोर्ट में बदलना जिसे संशोधित किया जा सकता है
किसी फ़ॉर्म को रिपोर्ट में बदलना जिसे आप संशोधित कर सकते हैं, केवल थोड़ा अधिक जटिल है क्योंकि आपको इस बात से अवगत होना होगा कि जब आप रिपोर्ट सहेजते हैं तो आप किस दृश्य में होते हैं।
- उस डेटाबेस को खोलें जिसमें वह फॉर्म है जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
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उस फॉर्म पर राइट-क्लिक करें जिसे आप कनवर्ट करना चाहते हैं और डिज़ाइन व्यू पर क्लिक करें।
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जाएं फ़ाइल > इस रूप में सहेजें > वस्तु को इस रूप में सहेजें।
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चुनें वस्तु को इस रूप में सहेजें और इस रूप में सहेजें चुनें।
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पॉप-अप विंडो में रिपोर्ट के लिए नाम दर्ज करें और As बॉक्स में रिपोर्ट चुनें।
Image - चुनें ठीक.
अब आप शुरुआत से शुरू किए बिना या फ़ॉर्म के नए संस्करण को सहेजे बिना रिपोर्ट में समायोजन कर सकते हैं। यदि आपको लगता है कि नया रूप स्थायी रूप बन जाना चाहिए, तो आप रिपोर्ट में किए गए परिवर्तनों से मिलान करने के लिए प्रपत्र को अपडेट कर सकते हैं।
