Microsoft Word में प्रपत्र डेटा को सीधे Excel कार्यपत्रक के रूप में सहेजने का विकल्प नहीं है। हालांकि, कुछ अतिरिक्त चरणों से गुजरते हुए, किसी Word प्रपत्र से Excel में डेटा निर्यात करना बहुत आसान है।
इस आलेख में निर्देश एक्सेल 2019, 2016, 2013, 2010 पर लागू होते हैं; मैक के लिए एक्सेल, और एक्सेल ऑनलाइन।
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वर्ड फॉर्म में रिक्त स्थान होते हैं जो लोगों के लिए महत्वपूर्ण जानकारी भरना आसान बनाते हैं। आमतौर पर, इन प्रपत्रों को वितरित किया जाता है ताकि बहुत से लोग उन्हें भर सकें और उन्हें वापस कर सकें। उन रूपों से सभी जानकारी एकत्र करना और उन्हें एक्सेल स्प्रेडशीट में स्थानांतरित करना एक कठिन मैनुअल प्रक्रिया है।शुक्र है, अल्पविराम-सीमांकित फ़ाइलों का उपयोग करके Word प्रपत्र डेटा को Excel में निर्यात करना बहुत आसान है।
अल्पविराम-सीमांकित प्रारूप का चयन करने के लिए विकल्पों का उपयोग करें
फॉर्म डेटा को कॉमा-सीमांकित (सीएसवी) फ़ाइल के रूप में सहेजने के लिए आपके वर्ड फॉर्म दस्तावेज़ में केवल कुछ समायोजन होते हैं। यह फ़ाइल स्वरूप प्रत्येक प्रपत्र रिकॉर्ड को अल्पविराम से अलग करता है। एक्सेल में डेटा आयात करने के लिए CSV फ़ाइलों का उपयोग करें।
Microsoft Word इतना स्मार्ट है कि केवल प्रपत्र से डेटा को CSV फ़ाइल में सहेज सकता है। दस्तावेज़ में अतिरिक्त टेक्स्ट CSV फ़ाइल में नहीं जोड़ा गया है।
फॉर्म दस्तावेज़ के खुले होने और डेटा से भरे होने के साथ, फ़ाइल > Options चुनें।
- विकल्प संवाद बॉक्स के बाईं ओर के पैनल में उन्नत चुनें।
- इस दस्तावेज़ अनुभाग को साझा करते समय निष्ठा बनाए रखें, फ़ॉर्म डेटा को सीमांकित टेक्स्ट फ़ाइल के रूप में सहेजें. के बगल में स्थित बॉक्स में एक चेक लगाएं।
- दबाएँ ठीक Word विकल्प संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए।
इस बिंदु पर, डेटा को एक्सेल में निर्यात करने के दो तरीके हैं। या तो दस्तावेज़ सहेजें या डेटा निर्यात करें।
सीएसवी में निर्यात करने के लिए इस रूप में सहेजें का उपयोग करें
दस्तावेज़ को CSV प्रारूप में सहेजने के लिए:
- फ़ाइल मेनू से, इस रूप में सहेजें चुनें। इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स पहले से चयनित TXT फ़ाइल स्वरूप के साथ खुलता है।
- फ़ाइल को नाम दें, और ठीक चुनें।
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आपके द्वारा प्रपत्र से CSV प्रारूप में निर्यात किए जा रहे डेटा के पूर्वावलोकन के साथ एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है।
- डेटा निर्यात करने के लिए ठीक दबाएं।
वर्ड फॉर्म में टाइप किए गए डेटा को .csv फाइल के रूप में एक्सट्रेक्ट करता है, जिसे एक्सेल के साथ खोला जा सकता है। शब्द फ़ील्ड के बीच अल्पविराम सम्मिलित करता है। डेटा को विशिष्ट कक्षों में अलग करने के लिए एक्सेल अल्पविराम का उपयोग करता है।
सीएसवी में सेव करने के लिए एक्सपोर्ट का इस्तेमाल करें
डेटा को CSV फ़ाइल में निर्यात करने के लिए:
- चुनें फ़ाइल > निर्यात।
- चुनें फ़ाइल प्रकार बदलें।
- दस्तावेज़ फ़ाइल प्रकारों के अंतर्गत, सादा पाठ (.txt) चुनें।
- इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स खोलने के लिए इस रूप में सहेजें चुनें।
- वह स्थान चुनें जहां आप फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं, एक फ़ाइल नाम दर्ज करें, और डेटा निर्यात करने के लिए सहेजें चुनें।
एक्सेल में फॉर्म डेटा आयात करें
वर्ड फॉर्म डेटा को सीएसवी प्रारूप में निर्यात करने के बाद, डेटा माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में आयात करने के लिए तैयार है।
यदि आप एक्सेल का उपयोग करके फ़ाइल खोलते हैं, तो आपको उस फ़ोल्डर में फ़ाइल दिखाई नहीं देगी जहां आपने इसे सहेजा था क्योंकि एक्सेल डिफ़ॉल्ट रूप से आपको केवल एक्सेल फाइल दिखाता है।
इन चरणों का पालन करके CSV फ़ाइल खोलें:
- रिक्त एक्सेल दस्तावेज़ खोलें।
- चुनें फ़ाइल > खुला।
- चुनें ब्राउज़ करें।
- फ़ाइल प्रकार ड्रॉप-डाउन सूची में, सभी फ़ाइलें (.) चुनें।
- उस फ़ोल्डर में ब्राउज़ करें जहां निर्यात किया गया वर्ड फॉर्म डेटा स्थित है, और सीएसवी टेक्स्ट फ़ाइल का चयन करें।
- चुनें खुला।
- एक्सेल टेक्स्ट इम्पोर्ट विजार्ड खोलता है। सीमांकित चुनें, और अगला चुनें।
- टैब चेकबॉक्स को अचयनित करें, और अल्पविराम चेक बॉक्स का चयन करें। फिर, अगला चुनें।
- चुनें समाप्त करें।
आपके वर्ड फॉर्म का डेटा आपकी एक्सेल शीट में दिखाई देता है।
एक्सेल 2019 और 2016 के साथ मौजूदा स्प्रेडशीट में फॉर्म डेटा आयात करें
यदि आप नए Microsoft प्रपत्रों से डेटा को उसी स्प्रेडशीट में लाना चाहते हैं, तो इन चरणों का पालन करें:
- अपनी सेव की गई एक्सेल फाइल को खोलें।
- मौजूदा शीट के नीचे + चिन्ह को दबाकर एक नई शीट बनाएं।
- सेल चुनें A1।
- डेटा मेनू में, डेटा प्राप्त करें > फ़ाइल से, > टेक्स्ट/सीएसवी से चुनें(माइक्रोसॉफ्ट 2010 या 2013 में, टेक्स्ट से चुनें)।
- फ़ॉर्म डेटा के साथ नई टेक्स्ट फ़ाइल का चयन करें, और आयात करें चुनें।
- विजार्ड में, लोड > लोड टू चुनें।
- के तहत आप डेटा कहाँ रखना चाहते हैं, मौजूदा वर्कशीट चुनें, और सुनिश्चित करें कि A1 चुना गया है।
- प्रेस ठीक।
फॉर्म डेटा आयात होने के बाद, अपने प्राथमिक वर्कशीट में नया वर्ड फॉर्म डेटा जोड़ें:
- वर्ड में, केवल डेटा के साथ पूरी पंक्ति को हाइलाइट करें।
- राइट-क्लिक करें, और कॉपी करें चुनें।
- एक्सेल में, अपनी मुख्य वर्कशीट चुनें।
- पत्रक में अंतिम रिकॉर्ड के ठीक नीचे वाले सेल को हाइलाइट करें।
- राइट-क्लिक करें, और पेस्ट चुनें।
एक्सेल 2013 और 2010 के साथ मौजूदा स्प्रेडशीट में फॉर्म डेटा आयात करें
नए Microsoft प्रपत्रों से Excel 2013 या 2010 में डेटा लाने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- अपनी सेव की गई एक्सेल फाइल को खोलें।
- अपने मौजूदा डेटा के ठीक नीचे पहले कॉलम में सेल का चयन करें।
- चुनें डेटा > पाठ से।
- फ़ॉर्म डेटा के साथ नई टेक्स्ट फ़ाइल का चयन करें, और आयात करें चुनें।
- विज़ार्ड में, सीमांकित चुनें, और अगला दबाएं।
- टैब चेकबॉक्स को अचयनित करें, अल्पविराम चेक बॉक्स का चयन करें, और अगला चुनें।
- प्रेस समाप्त करें।
- के तहत आप डेटा कहां रखना चाहते हैं, मौजूदा वर्कशीट चुनें। सुनिश्चित करें कि जिस सेल में आप नई पंक्ति जाना चाहते हैं वह चयनित है।
- प्रेस ठीक।
यह आपके प्राथमिक वर्कशीट में नई वर्ड फॉर्म डेटा को अगली पंक्ति में जोड़ता है।
