दस्तावेज़ बनाने के लिए मेल मर्ज का उपयोग करने में एक कमी यह है कि आप प्रत्येक दस्तावेज़ को अलग-अलग बनाने की तुलना में अधिक गलतियाँ करने का अधिक जोखिम उठाते हैं। इन लगातार मेल मर्ज गलतियों को अंतिम रूप देने और उन्हें प्रिंट करने के लिए भेजने से पहले जांच लें।
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दोहरा जांचें कि क्या आपने एक सफल मेल मर्ज के लिए आवश्यक सभी आवश्यक जानकारी डाली है। जब आप अपना दस्तावेज़ बना रहे हों तो किसी फ़ील्ड को नज़रअंदाज़ करना अपेक्षाकृत आसान होता है। पतों पर और अधिक महत्वपूर्ण रूप से, ज़िप कोड पर विशेष ध्यान दें। आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि ग्रीटिंग लाइन या अन्य क्षेत्र जहां आपने लगातार कई फ़ील्ड डाले हैं, सभी सही ढंग से भरे हुए हैं।
सटीकता
हालांकि यह सामान्य ज्ञान की तरह लग सकता है, आपको आश्चर्य होगा कि कितने लोग अपने मेल मर्ज में गड़बड़ी करते हैं क्योंकि उन्होंने सटीकता की जांच नहीं की। अपने मेल मर्ज की सटीकता सुनिश्चित करने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपने सही स्थानों पर सही फ़ील्ड डाले हैं। यदि आपके पास समान नाम वाले फ़ील्ड हैं, तो गलत को सम्मिलित करना बहुत आसान है। यदि आप पाते हैं कि आप यह त्रुटि बार-बार कर रहे हैं, तो भविष्य में भ्रम से बचने के लिए अपने द्वारा दिए जा रहे नामों का पुनर्मूल्यांकन करना एक अच्छा विचार है।
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दूरी एक महत्वपूर्ण कारक है। कभी-कभी यह बताना मुश्किल होता है कि आपने दस्तावेज़ में कितने रिक्त स्थान दर्ज किए हैं। मेल मर्ज फ़ील्ड के उपयोग से यह बताना और भी कठिन हो जाता है, मुख्यतः जब वे एक साथ निकट हों। आप यह भी पा सकते हैं कि आपने रिक्त स्थान को पूरी तरह से छोड़ दिया है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके पास सभी क्षेत्रों के बीच रिक्त स्थान हैं, अपने दस्तावेज़ की जाँच करना आवश्यक है। अन्यथा, अंतिम उत्पाद में कई बड़े पैमाने पर अवैध रन-ऑन शब्द होंगे।
विराम चिह्न
अंतरिक्ष के समान, मेल मर्ज के साथ काम करते समय बहुत से लोग विराम चिह्न के महत्व और महत्व को नज़रअंदाज़ कर देते हैं। मेल मर्ज फ़ील्ड के साथ काम करते समय रिक्ति के कारण विराम चिह्न को याद करना आसान है। आप देखेंगे कि जब आप एक पंक्ति में एकाधिक मेल मर्ज फ़ील्ड रखते हैं, तो आप अक्सर विराम चिह्नों को गलत जगह पर रख देते हैं, इसे पूरी तरह से छोड़ देते हैं, या दोहरा विराम चिह्न जोड़ते हैं।
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आपके टेक्स्ट की फ़ॉर्मेटिंग उन महत्वपूर्ण गलतियों में से एक है, जिसके कारण Google खोज "मेल मर्ज काम नहीं कर रही है"। जांचें कि आपके मेल मर्ज फ़ील्ड पर लागू स्वरूपण सही है या नहीं। चाहे आप एक नौसिखिया मेल मर्जर हों या सैकड़ों मेल मर्ज पूरे कर चुके हों, मेल मर्ज को अंतिम रूप देने से पहले इटैलिकाइज़ेशन, अंडरलाइनिंग और बोल्ड फ़ॉर्मेटिंग के लिए अपने मेल मर्ज फ़ील्ड की जांच करना और उन्हें सही करना आवश्यक है।
रैपिंग अप
किसी भी तरह से यह त्रुटियों की एक विस्तृत सूची नहीं है जिसे आप मेल मर्ज प्रक्रिया में पेश कर सकते हैं, लेकिन यह शुरू करने के लिए एक उत्कृष्ट जगह है। और यह सबसे अच्छा होगा यदि आप अन्य गलतियों, जैसे टाइपो और गलत वर्तनी, के लिए प्रमाणित करते हैं, जो किसी भी दस्तावेज़ में हो सकती हैं।
