क्या जानना है
- सबसे पहले, डेटा को एक एक्सेल शीट में व्यवस्थित करें।
- अगला, वर्ड में, मेलिंग > मेल मर्ज शुरू करें > टाइप चुनें। मेलिंग > प्राप्तकर्ताओं का चयन करें > मौजूदा सूची का उपयोग करें > शीट खोलें।
- आखिरकार, मेलिंग> सम्मिलित फ़ील्ड डालें पर जाकर वर्ड में फ़ील्ड्स को मर्ज करें। एक फ़ील्ड चुनें, और सम्मिलित करें दबाएं।
यह आलेख बताता है कि किसी वर्ड दस्तावेज़ के टेक्स्ट को डेटा स्रोत दस्तावेज़, जैसे स्प्रेडशीट के साथ संयोजित करने के लिए Microsoft Word और Excel में मेल मर्ज सुविधा का उपयोग कैसे करें।इस आलेख में दिए गए निर्देश Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 और Word 2010 पर लागू होते हैं।
मेल मर्ज के लिए डेटा तैयार करें
वर्ड मेल मर्ज फीचर एक्सेल के डेटा के साथ निर्बाध रूप से काम करता है। जब आप Word में डेटा स्रोत बना सकते हैं, तो इस डेटा का उपयोग करने के विकल्प सीमित हैं। यदि आपके पास स्प्रैडशीट में मेलिंग सूची डेटा है, तो जानकारी को Word के डेटा स्रोत में फिर से टाइप करना आवश्यक नहीं है।
आप बिना किसी विशेष तैयारी के वर्ड मेल मर्ज फंक्शन में किसी भी एक्सेल वर्कशीट का उपयोग कर सकते हैं। हालांकि मेल मर्ज प्रक्रिया में त्रुटियों से बचने के लिए, डेटा को स्प्रेडशीट में व्यवस्थित करना एक अच्छा विचार है।
सुनिश्चित करें कि मेल मर्ज शुरू करने से पहले आप स्प्रैडशीट में जो भी बदलाव करने जा रहे हैं, वे पूरे हो गए हैं। एक बार मर्ज शुरू हो जाने के बाद, कोई भी बदलाव करने से मेल मर्ज में त्रुटियां हो सकती हैं।
स्प्रेडशीट डेटा व्यवस्थित करें
अपने एक्सेल मेलिंग सूची डेटा को पंक्तियों और स्तंभों में व्यवस्थित करें। प्रत्येक पंक्ति को एक रिकॉर्ड के रूप में और प्रत्येक कॉलम को एक फ़ील्ड के रूप में सोचें जिसे आप अपने दस्तावेज़ में सम्मिलित करने जा रहे हैं।
- सभी डेटा को एक शीट पर रखें: मेल मर्ज के लिए आप जिस मेलिंग सूची डेटा का उपयोग करना चाहते हैं वह एक शीट पर होना चाहिए। अगर यह कई शीट में फैला हुआ है, तो शीट्स को मिलाएं या कई मेल मर्ज करें। साथ ही, सुनिश्चित करें कि चादरें स्पष्ट रूप से नामित हैं, क्योंकि आपको इसे देखने में सक्षम होने के बिना उपयोग करने का इरादा रखना है।
- एक शीर्ष लेख पंक्ति बनाएं: उस पत्रक के लिए एक शीर्ष लेख पंक्ति बनाएं जिसका आप मेल मर्ज के लिए उपयोग करना चाहते हैं। हेडर पंक्ति एक पंक्ति होती है जिसमें लेबल होते हैं जो इसके नीचे की कोशिकाओं में डेटा की पहचान करते हैं। एक्सेल के लिए डेटा और लेबल के बीच अंतर करना आसान बनाने के लिए, बोल्ड टेक्स्ट, सेल बॉर्डर और सेल शेडिंग का उपयोग करें जो हेडर पंक्ति के लिए अद्वितीय हैं। साथ ही, सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा चुने गए शीर्षलेख मर्ज फ़ील्ड नामों से मेल खाते हैं, जिससे त्रुटियों की संभावना भी कम होगी।
- संख्यात्मक डेटा को सही ढंग से प्रारूपित करें: सुनिश्चित करें कि मेल मर्ज पूरा होने के बाद स्ट्रीट नंबर और ज़िप कोड जैसी चीजें ठीक तरह से स्वरूपित होनी चाहिए। संख्याओं के गलत स्वरूपण से मर्ज में त्रुटियाँ हो सकती हैं।
मेल मर्ज प्राप्तकर्ता सूची कैसे निर्दिष्ट करें
अपनी मेलिंग सूची वाली तैयार एक्सेल वर्कशीट को अपने वर्ड डॉक्यूमेंट के साथ जोड़ने का तरीका यहां दिया गया है:
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वर्ड में उस दस्तावेज़ को खोलें जिसे आप अपने मेल मर्ज टेम्पलेट के रूप में उपयोग करेंगे। यह एक नया दस्तावेज़ या मौजूदा दस्तावेज़ हो सकता है। चुनें मेलिंग > मेल मर्ज प्रारंभ करें।
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चुनें कि आप किस प्रकार का मर्ज चलाना चाहते हैं। आपके विकल्प हैं
- पत्र
- ईमेल संदेश
- लिफाफे
- पत्र
- निर्देशिका
यदि आप चाहें, तो आप अपना मेल मर्ज बनाने के लिए मेल मर्ज विज़ार्ड का भी उपयोग कर सकते हैं। इस उदाहरण के लिए, हम मैन्युअल रूप से मेल मर्ज बनाने के चरणों के माध्यम से चलेंगे।
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फिर, मेलिंग टैब पर जाएं और प्राप्तकर्ताओं का चयन करें > मौजूदा सूची का उपयोग करें चुनें.
Image - नेविगेट करें और मेल मर्ज के लिए तैयार की गई एक्सेल फाइल को चुनें, फिर ओपन चुनें।
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यदि Word आपको संकेत देता है, तो Sheet1$ > OK चुनें।
यदि आपके एक्सेल में कॉलम हेडर हैं, तो डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडर हैं चेक बॉक्स चुनें।
मेल मर्ज दस्तावेज़ बनाएं या संपादित करें
आपके द्वारा Word में बनाए जा रहे मेल मर्ज दस्तावेज़ से आपकी Excel स्प्रेडशीट कनेक्ट होने के साथ, यह आपके Word दस्तावेज़ को संपादित करने का समय है।
आप इस समय Excel में अपने डेटा स्रोत में परिवर्तन नहीं कर सकते हैं। डेटा में परिवर्तन करने के लिए, Excel में डेटा स्रोत खोलने से पहले Word में दस्तावेज़ को बंद कर दें।
अपने दस्तावेज़ में मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करें
वर्ड में, मेलिंग > सम्मिलित फ़ील्ड डालें का चयन करें ताकि दस्तावेज़ में स्प्रेडशीट से जानकारी खींची जा सके। वह फ़ील्ड चुनें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं (प्रथम नाम, अंतिम नाम, शहर, राज्य, या अन्य), फिर सम्मिलित करें चुनें।
मेल मर्ज दस्तावेज़ देखें
दस्तावेज़ में मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करते समय Word डेटा स्रोत से स्वरूपण को आगे नहीं बढ़ाता है। यदि आप इटैलिक, बोल्ड, या अंडरलाइन जैसे स्वरूपण लागू करना चाहते हैं, तो इसे Word में करें।
दस्तावेज़ को फ़ील्ड के साथ देखते समय, फ़ील्ड के दोनों किनारों पर डबल एरो का चयन करें जहाँ आप फ़ॉर्मेटिंग लागू करना चाहते हैं। दस्तावेज़ में मर्ज किए गए डेटा को देखते समय, उस टेक्स्ट को हाइलाइट करें जिसे आप बदलना चाहते हैं।
कोई भी स्वरूपण परिवर्तन सभी मर्ज किए गए दस्तावेज़ों में किया जाता है, न कि केवल उस मर्ज दस्तावेज़ में जिसमें आपने इसे बदला है।
मर्ज किए गए दस्तावेज़ों का पूर्वावलोकन करें
मर्ज किए गए दस्तावेज़ों का पूर्वावलोकन करने के लिए, मेलिंग> पूर्वावलोकन परिणाम पर जाएं। यह बटन टॉगल स्विच की तरह काम करता है, इसलिए यदि आप केवल फ़ील्ड देखने के लिए वापस जाना चाहते हैं, न कि उनमें मौजूद डेटा, इसे फिर से दबाएं।
मेलिंग टैब पर बटनों का उपयोग करके मर्ज किए गए दस्तावेज़ों के माध्यम से नेविगेट करें। वे हैं, बाएं से दाएं: पहला रिकॉर्ड, पिछला रिकॉर्ड, रिकॉर्ड पर जाएं,अगला रिकॉर्ड , और पिछला रिकॉर्ड.
दस्तावेजों को मर्ज करने से पहले, उन सभी का पूर्वावलोकन करें, या जितना आप कर सकते हैं, यह सत्यापित करने के लिए कि सब कुछ सही ढंग से विलय हो गया है। मर्ज किए गए डेटा के आसपास विराम चिह्न और रिक्ति पर विशेष ध्यान दें।
मेल मर्ज दस्तावेज़ को अंतिम रूप दें
जब आप दस्तावेज़ों को मर्ज करने के लिए तैयार होते हैं, तो आपके पास दो विकल्प होते हैं:
- दस्तावेज़ प्रिंट करें: दस्तावेज़ों को प्रिंटर में मर्ज करें। यदि आप यह विकल्प चुनते हैं, तो दस्तावेज़ बिना किसी संशोधन के प्रिंटर को भेज दिए जाते हैं। ऐसा करने के लिए, मेलिंग> फिनिश एंड मर्ज > दस्तावेज़ प्रिंट करें चुनें।
- व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें: यदि आपको कुछ या सभी दस्तावेज़ों को वैयक्तिकृत करने की आवश्यकता है (एक विकल्प व्यक्तिगत नोट्स के लिए डेटा स्रोत में एक नोट फ़ील्ड जोड़ना है) या अन्य बनाना आपके प्रिंट करने से पहले परिवर्तन, प्रत्येक व्यक्तिगत दस्तावेज़ को संपादित करें। ऐसा करने के लिए, मेलिंग > फिनिश एंड मर्ज > व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें चुनें
आप जो भी तरीका चुनते हैं, आपको एक डायलॉग बॉक्स के साथ प्रस्तुत किया जाता है जहां आप वर्ड को सभी रिकॉर्ड, वर्तमान रिकॉर्ड, या रिकॉर्ड की एक श्रृंखला को मर्ज करने के लिए कह सकते हैं। वे रिकॉर्ड चुनें जिन्हें आप प्रिंट करना चाहते हैं, फिर ठीक चुनें।
यदि आप किसी श्रेणी को मर्ज करना चाहते हैं, तो प्रारंभिक संख्या और उन रिकॉर्ड्स की अंतिम संख्या दर्ज करें जिन्हें आप मर्ज में शामिल करना चाहते हैं, फिर ठीक चुनें।
