क्या पता
- सेल चुनें > होम टैब > क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर करें > फ़िल्टर । इसके बाद, डेटा को फ़िल्टर या सॉर्ट करने के लिए कॉलम हेडर एरो चुनें।
- डेटा त्रुटियों से बचाव के लिए, तालिका में कोई रिक्त पंक्तियाँ या स्तंभ न छोड़ें।
एक एक्सेल स्प्रेडशीट में भारी मात्रा में डेटा हो सकता है; जब आप इसे पुनर्प्राप्त करना चाहते हैं तो विशिष्ट जानकारी खोजने में आपकी सहायता के लिए एक्सेल में अंतर्निहित टूल होते हैं। एक्सेल 2019, 2016, 2013, 2010 में डेटा सूची बनाने, फ़िल्टर करने और सॉर्ट करने का तरीका यहां दिया गया है; माइक्रोसॉफ्ट 365 के लिए एक्सेल; एक्सेल ऑनलाइन; और मैक के लिए एक्सेल।
एक्सेल में डेटा सूची बनाएं
एक तालिका में डेटा सही ढंग से दर्ज करने और उचित शीर्षलेख शामिल करने के बाद, तालिका को एक सूची में परिवर्तित करें।
- तालिका में एक सेल का चयन करें।
- चुनें होम > सॉर्ट करें और फ़िल्टर करें > फ़िल्टर।
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कॉलम हेडर एरो प्रत्येक हेडर के दाईं ओर दिखाई देते हैं।
Image - जब आप कॉलम हेडर एरो का चयन करते हैं, तो एक फिल्टर मेनू दिखाई देता है। इस मेनू में किसी भी फ़ील्ड नाम से सूची को क्रमबद्ध करने और कुछ मानदंडों से मेल खाने वाले रिकॉर्ड के लिए सूची खोजने के विकल्प हैं।
- जो भी विशिष्ट डेटा आप पुनर्प्राप्त करना चाहते हैं उसे खोजने के लिए अपनी डेटा सूची को क्रमबद्ध करें।
ध्यान दें कि सूची बनाने से पहले डेटा तालिका में कम से कम दो डेटा रिकॉर्ड होने चाहिए।
बुनियादी एक्सेल टेबल जानकारी
एक्सेल में डेटा स्टोर करने का मूल प्रारूप एक टेबल है। तालिका में डेटा पंक्तियों में दर्ज किया जाता है। प्रत्येक पंक्ति को एक रिकॉर्ड के रूप में जाना जाता है। एक बार तालिका बन जाने के बाद, विशिष्ट जानकारी खोजने के लिए रिकॉर्ड को खोजने, क्रमबद्ध करने और फ़िल्टर करने के लिए एक्सेल के डेटा टूल का उपयोग करें।
कॉलम
जबकि तालिका में पंक्तियों को रिकॉर्ड के रूप में संदर्भित किया जाता है, कॉलम को फ़ील्ड के रूप में जाना जाता है। प्रत्येक कॉलम में उस डेटा की पहचान करने के लिए एक शीर्षक की आवश्यकता होती है जिसमें वह शामिल होता है। इन शीर्षकों को फ़ील्ड नाम कहा जाता है। फ़ील्ड नामों का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए डेटा एक ही क्रम में दर्ज किया गया है।
एक सुसंगत प्रारूप का उपयोग करके कॉलम में डेटा दर्ज करना सुनिश्चित करें। उदाहरण के लिए, यदि संख्याओं को अंकों के रूप में दर्ज किया जाता है (जैसे कि 10 या 20,) तो इसे बनाए रखें; आंशिक रूप से न बदलें और संख्याओं को शब्दों के रूप में दर्ज करना शुरू करें (जैसे "दस" या "बीस")।
तालिका में कोई खाली कॉलम नहीं छोड़ना भी महत्वपूर्ण है, और ध्यान दें कि सूची बनाने से पहले तालिका में कम से कम दो कॉलम होने चाहिए।
डेटा त्रुटियों से बचाव
तालिका बनाते समय, सुनिश्चित करें कि डेटा सही ढंग से दर्ज किया गया है। गलत डेटा प्रविष्टि के कारण होने वाली डेटा त्रुटियां डेटा प्रबंधन से संबंधित कई समस्याओं का स्रोत हैं। यदि डेटा शुरुआत में सही ढंग से दर्ज किया गया है, तो आपको मनचाहा परिणाम मिलेगा।
डेटा त्रुटियों से बचाव के लिए, बनाई जा रही तालिका में कोई रिक्त पंक्तियाँ न छोड़ें, यहाँ तक कि शीर्षकों और डेटा की पहली पंक्ति के बीच भी नहीं। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक रिकॉर्ड में केवल एक विशिष्ट आइटम के बारे में डेटा होता है, और प्रत्येक रिकॉर्ड में उस आइटम के बारे में सभी डेटा होता है। किसी आइटम के बारे में एक से अधिक पंक्तियों में जानकारी नहीं हो सकती।
