क्या पता
- मैनुअल संग्रह: फ़ाइल > जानकारी > उपकरण > पर जाएं पुराने सामान को साफ करें । आर्काइव पॉप-अप विंडो में, इस फोल्डर और सभी सबफोल्डर्स को आर्काइव करें चुनें।
- फिर, संग्रह के लिए फ़ोल्डर का चयन करें। पुराने आइटमड्रॉप-डाउन सूची का चयन करें और एक तिथि निर्धारित करें।
- ऑटो संग्रह: पर जाएं फ़ाइल > विकल्प > उन्नत > स्वतः संग्रह सेटिंग्स । हरऑटोआर्काइव चलाएँ चुनें और एक समय अंतराल दर्ज करें।
यदि आप अपने इनबॉक्स में बहुत अधिक ईमेल जमा होने देते हैं, तो आउटलुक का प्रदर्शन प्रभावित हो सकता है।आउटलुक में ईमेल को आर्काइव करना सीखें और उन पुराने ईमेल को या तो मैन्युअल रूप से या स्वचालित रूप से प्रबंधित करें। इस आलेख में दिए गए निर्देश आउटलुक फॉर माइक्रोसॉफ्ट 365 और आउटलुक 2019, 2016, 2013 और 2010 पर लागू होते हैं।
आउटलुक में ईमेल को मैन्युअल रूप से कैसे संग्रहित करें
यदि आप यह नियंत्रित करना पसंद करते हैं कि आपके पुराने ईमेल कब संग्रहीत किए जाते हैं और उन्हें कहाँ संग्रहीत किया जाता है, तो ऐसा करने के लिए आप एक मैन्युअल प्रक्रिया का पालन कर सकते हैं। आप ईमेल संदेशों को किसी भी फ़ोल्डर में मैन्युअल रूप से संग्रहीत कर सकते हैं।
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आउटलुक खोलें और फ़ाइल > जानकारी > टूल्स > चुनें पुरानी वस्तुओं को साफ करें.
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आर्काइव पॉप-अप विंडो में, इस फोल्डर और सभी सबफोल्डर्स को आर्काइव करें चुनें और फिर उस फोल्डर को चुनें जहां आप आइटम्स को आर्काइव करना चाहते हैं।
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का चयन करें से पुराने आइटम संग्रहित करें ड्रॉप-डाउन सूची, फिर वह तिथि निर्धारित करें जिसके बाद आप संदेशों को संग्रहित करना चाहते हैं।
आप एक व्यक्तिगत पीएसटी फ़ाइल की पहचान करने के लिए ब्राउज़ करें का चयन भी कर सकते हैं जिसे आप इस संग्रह के लिए उपयोग करना चाहते हैं। या आप इसे डिफ़ॉल्ट फ़ाइल नाम के रूप में रख सकते हैं।
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चुनें ठीक। आउटलुक अब आपके द्वारा कॉन्फ़िगर की गई सेटिंग्स के अनुसार उस फ़ोल्डर में संदेशों को संग्रहित करेगा।
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यदि आप संदेशों को अलग-अलग फ़ोल्डरों के बजाय सभी फ़ोल्डरों में संग्रहित करना पसंद करते हैं, तो सभी फ़ोल्डरों को उनकी ऑटोआर्काइव सेटिंग्स के अनुसार संग्रहित करें यदि आप इसे चुनते हैं, तो आपको यह करना होगा होम टैब पर वापस जाएं, उन फ़ोल्डरों में से किसी एक पर राइट-क्लिक करें, जिसके लिए आप ऑटोआर्काइव सेटिंग्स सेट करना चाहते हैं, फिर Properties चुनें।
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प्रॉपर्टी विंडो में, AutoArchive टैब चुनें।
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चुनें इन सेटिंग्स का उपयोग करके इस फ़ोल्डर को संग्रहित करें, फिर सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करें कि आप कितने महीनों के संदेश रखना चाहते हैं, और पुरानी वस्तुओं को कहां ले जाना है।
स्वत:संग्रह सेटिंग्स का उपयोग करते हुए, दोनों को कॉन्फ़िगर करें कि जब आप स्वत: संग्रह को सक्षम करते हैं तो संदेशों को कैसे संग्रहीत किया जाता है, साथ ही जब आप स्वत: संग्रह सेटिंग्स का उपयोग करके उन्हें मैन्युअल रूप से संग्रहीत करते हैं तो ईमेल कैसे संग्रहीत किए जाते हैं।
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स्वतः संग्रह को मैन्युअल रूप से कैसे ट्रिगर करें
आप ऑटोआर्काइव को मैन्युअल रूप से या स्वचालित रूप से ट्रिगर कर सकते हैं। यदि आपने ऊपर वर्णित अनुसार अपने सभी फ़ोल्डरों के लिए अपनी स्वतः संग्रह सेटिंग पहले ही सेट कर ली है, तो आप संग्रह प्रक्रिया को तुरंत ट्रिगर कर सकते हैं।
चुनें फ़ाइल > जानकारी > उपकरण > मेलबॉक्स क्लीनअप, फिर संग्रह प्रक्रिया को गति प्रदान करने के लिए AutoArchive चुनें। यह आपके द्वारा प्रत्येक मेल फ़ोल्डर के लिए कॉन्फ़िगर की गई स्वतः संग्रह सेटिंग्स का उपयोग करेगा।
स्वत: संग्रह को स्वचालित रूप से कैसे ट्रिगर करें
संग्रह प्रक्रिया को मैन्युअल रूप से ट्रिगर करने के अलावा, आप नियमित रूप से चलाने के लिए ऑटोआर्काइव भी सेट कर सकते हैं।
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चुनें फ़ाइल > विकल्प > उन्नत > स्वत: संग्रह सेटिंग्स.
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ऑटोआर्काइव सेटिंग्स विंडो में, हर ऑटोआर्काइव चलाएँ चुनें और दर्ज करें कि आप कितनी बार ऑटोआर्काइव चलाना चाहते हैं।
आप ऑटोआर्काइव के चलने पर संकेत देने के लिए सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, और इसे या तो पुराने ईमेल संदेशों को हटाने के लिए सेट कर सकते हैं या उन्हें अपने कंप्यूटर पर एक संग्रह पीएसटी फ़ाइल में स्थानांतरित कर सकते हैं।
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चुनें ठीक है,और स्वतः संग्रह आपके द्वारा निर्धारित अंतराल पर चलेगा, इसलिए आपको अपने इनबॉक्स के बहुत अधिक स्थान लेने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।
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आउटलुक वेब में ऑटोआर्काइव के लिए आउटलुक स्वीप का उपयोग करें
आउटलुक ऑनलाइन पर संदेशों को संग्रहित करना एक मैन्युअल प्रक्रिया है। आउटलुक स्वीप नाम का एक फंक्शन आपके इनबॉक्स को साफ रखने में आपकी मदद करता है।
आपके द्वारा संग्रहीत संदेशों की आयु को बदलना असंभव है, लेकिन कम से कम स्वीप सुविधा आपको 10 दिनों से अधिक पुराने अपने सभी इनबॉक्स संदेशों को संग्रहीत करने की क्षमता देती है। यह आपके इनबॉक्स को अपने आप साफ रखने में आपकी मदद करेगा।
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खाता इनबॉक्स खोलें जहां आप ईमेल संदेशों को संग्रहित करना चाहते हैं। वह ईमेल चुनें जिसे आप संग्रहित करना चाहते हैं, फिर मेनू से स्वीप चुनें।
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पॉप-अप स्क्रीन में, चुनें हमेशा 10 दिनों से पुराने संदेशों को INBOX फोल्डर से हटा दें।
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का चयन करें ड्रॉप-डाउन मेनू पर जाएं और संग्रह चुनें।
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