क्या पता
- गैर-विनिमय खाता: एक नया ईमेल संदेश टेम्प्लेट बनाएं और फिर एक स्वचालित उत्तर भेजने के लिए एक नियम बनाएं।
- एक्सचेंज खाता: फ़ाइल > जानकारी > स्वचालित उत्तर > स्वचालित उत्तर भेजें > संदेश लिखें > प्रारंभ और समाप्ति समय चुनें > ठीक।
- Outlook.com पर: सेटिंग्स > सभी आउटलुक सेटिंग्स देखें > मेल > स्वचालित उत्तर > स्वचालित उत्तर चालू करें > लिखें > सहेजें।
यह आलेख बताता है कि आउटलुक 2019, 2016, 2013 के लिए कार्यालय से बाहर उत्तर संदेश कैसे बनाया जाए; आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले खाते के प्रकार के आधार पर, Microsoft 365 के लिए आउटलुक और आउटलुक डॉट कॉम। यह यह भी बताता है कि कैसे निर्धारित किया जाए कि आपके पास एक एक्सचेंज खाता है।
आउटलुक में स्वचालित उत्तर कैसे सेट करें
आउटलुक में एक प्रभावी आउट-ऑफ़-ऑफ़िस स्वचालित उत्तर यह सुनिश्चित करता है कि जब आप दूर हों, तो लोगों को पता चले कि आप अनुपलब्ध हैं जब आप वापस आएंगे और यदि उन्हें कोई समस्या है जिसकी तत्काल आवश्यकता है तो उन्हें क्या करना चाहिए ध्यान।
आउटलुक में आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तर के लिए सेट अप इस पर निर्भर करता है कि आपका ईमेल खाता माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर पर है या आईएमएपी या पीओपी ईमेल खाता है (जैसे जीमेल, याहू मेल जैसी सामान्य ईमेल सेवाएं, और अन्य)।
कैसे बताएं कि आपके पास एक्सचेंज अकाउंट है या नहीं
यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आप किसी एक्सचेंज खाते के साथ आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं, तो आउटलुक विंडो के नीचे स्थित स्टेटस बार में देखें। यदि आप किसी एक्सचेंज खाते का उपयोग कर रहे हैं, तो आप स्टेटस बार में इससे कनेक्टेड: माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज देखेंगे।
अपना स्वचालित उत्तर ईमेल टेम्पलेट बनाएं
एक IMAP या POP ईमेल खाते के लिए आउटलुक में एक स्वचालित उत्तर सेट करने के लिए (एक्सचेंज के लिए, आगे नीचे देखें), आउटलुक के नियम सुविधा का उपयोग करें। ऑटो-रिप्लाई ईमेल के लिए एक ईमेल टेम्प्लेट बनाकर शुरू करें जो आपके दूर रहने पर प्राप्तकर्ताओं को भेजा जाएगा।
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चुनें नया ईमेल.
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ईमेल के लिए विषय दर्ज करें और प्राप्तकर्ता को यह बताने वाले संदेश टेक्स्ट कि आप अनुपलब्ध हैं।
प्राप्तकर्ताओं को बताएं कि वे कब आपसे व्यक्तिगत प्रतिक्रिया की उम्मीद कर सकते हैं और इस बात से अवगत रहें कि आप अपने स्वचालित उत्तर में कितनी जानकारी प्रकट करते हैं क्योंकि बहुत अधिक जानकारी प्रकट करने से जोखिम हो सकता है।
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जब आप अपना ऑटो-रिप्लाई संदेश लिखना समाप्त कर लें, तो फ़ाइल चुनें।
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चुनें इस रूप में सेव करें।
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Save as type ड्रॉपडाउन एरो का चयन करें और Outlook Template चुनें।
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आउटलुक डिफ़ॉल्ट रूप से फ़ाइल नाम टेक्स्ट बॉक्स में नाम के रूप में टेम्पलेट के विषय का उपयोग करता है। इसे अपनी पसंद की किसी भी चीज़ में बदलें जिससे आपको पता चले कि यह आपकी आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ईमेल टेम्प्लेट फ़ाइल है।
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चुनें सहेजें।
Image - संदेश विंडो बंद करें।
एक आउट-ऑफ़-ऑफ़िस स्वचालित उत्तर नियम बनाएं
IMAP या POP ईमेल खातों के लिए अगला चरण एक आउटलुक नियम स्थापित करना है। यह नियम आपके द्वारा पिछले अनुभाग में बनाए गए टेम्पलेट का उपयोग करके प्रतिक्रिया भेजेगा।
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चुनें फ़ाइल > जानकारी।
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चुनें नियम और अलर्ट प्रबंधित करें।
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ईमेल नियम टैब चुनें।
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के तहत इस फ़ोल्डर में परिवर्तन लागू करें, उस ईमेल खाते का चयन करें जिसके लिए आप स्वचालित प्रतिक्रिया बना रहे हैं।
आपके पास बाद के चरण में सभी खातों पर अपना नया नियम लागू करने का विकल्प होगा।
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चुनें नया नियम.
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रिक्त नियम से प्रारंभ करें अनुभाग में, मुझे प्राप्त संदेशों पर नियम लागू करें चुनें।
Image - Selectअगला चुनें।
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चरण 1 के तहत: शर्त (शर्तों) का चयन करें, जहां मेरा नाम To बॉक्स में है चेकबॉक्स चुनें।
स्वचालित प्रतिक्रिया नियम सभी इनकमिंग मेल का जवाब देता है यदि आप सभी शर्त चेकबॉक्स साफ़ करते हैं।
Image - Selectअगला चुनें।
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चरण 1 के तहत: कार्रवाई का चयन करें, एक विशिष्ट टेम्पलेट का उपयोग करके उत्तर चुनें चेकबॉक्स।
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चरण 2 के तहत: नियम विवरण संपादित करें (एक रेखांकित मान पर क्लिक करें), एक विशिष्ट टेम्पलेट लिंक का चयन करें।
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लुक इन ड्रॉपडाउन एरो का चयन करें, फिर फाइल सिस्टम में यूजर टेम्प्लेट चुनें ।
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आपके द्वारा बनाए गए टेम्पलेट को हाइलाइट करें।
Image - चुनें खुला।
- नियम विज़ार्ड डायलॉग बॉक्स में, अगला चुनें।
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चरण 1 के तहत: अपवाद चुनें
Image - Selectअगला चुनें।
- चरण 1 के तहत: इस नियम के लिए एक नाम निर्दिष्ट करें, अपने ऑटो-रिप्लाई नियम के लिए एक नाम टाइप करें।
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चरण 2 के तहत: सेटअप नियम विकल्प, इस नियम को चालू करें चेकबॉक्स चुनें यदि आप स्वचालित उत्तरदाता को सक्रिय करना चाहते हैं। यदि आप नहीं चाहते कि स्वचालित उत्तर अभी सक्रिय हो, तो चेकबॉक्स को साफ़ करें।
यदि आपके पास एकाधिक ईमेल खाते हैं जिनमें आप इस स्वचालित उत्तरदाता का उपयोग करना चाहते हैं, तो सभी खातों पर यह नियम बनाएं चेकबॉक्स चुनें।
- चुनें समाप्त करें।
- नियम और अलर्ट डायलॉग बॉक्स में, ठीक चुनें।
आउटलुक प्रति सत्र एक बार प्राप्त प्रत्येक ईमेल के पते पर एक ऑटो-उत्तर भेजता है; आउटलुक के बंद होने और फिर से खोलने के बाद दूसरा ऑटो-रिप्लाई भेजा जाता है।
IMAP और POP ईमेल खातों के लिए स्वचालित उत्तरों को कैसे सक्षम और अक्षम करें
IMAP और POP ईमेल खातों के लिए, जब भी आपको आवश्यकता हो, स्वचालित उत्तरदाता को सक्षम करें। फ़ाइल> नियम और अलर्ट प्रबंधित करें > ईमेल नियम पर जाएं, अपने ऑटो के आगे वाले चेकबॉक्स को चुनें- प्रत्युत्तरकर्ता नियम, फिर ठीक चुनें।
प्रतिक्रिया को अक्षम करने के लिए, चेकबॉक्स को साफ़ करें, फिर ठीक चुनें।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज खातों के लिए स्वचालित उत्तर
यदि आपका ईमेल खाता एक Microsoft Exchange खाता है (आप Outlook.com खाते को Outlook में Exchange खाते के रूप में सेट कर सकते हैं), तो आप सर्वर पर सीधे कार्यालय से बाहर ऑटो-उत्तर सेट कर सकते हैं। आउटलुक 2019, 2016, और आउटलुक फॉर माइक्रोसॉफ्ट 365 के लिए इन चरणों का पालन करें।
- चुनें फ़ाइल > जानकारी।
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चुनें स्वचालित जवाब।
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चुनें स्वचालित उत्तर भेजें। टेक्स्ट बॉक्स में अपना स्वचालित उत्तर संदेश लिखें।
स्वचालित उत्तर अक्षम करने के लिए, स्वचालित उत्तर संवाद बॉक्स पर जाएं, और स्वचालित उत्तर न भेजें चुनें। ऑटो-जवाब अब नहीं भेजे जाते हैं।
- वैकल्पिक रूप से, उस समय सीमा को निर्धारित करें जिसके दौरान आप चाहते हैं कि ऑटो-रिप्लाई सक्रिय रहे। केवल इस समय सीमा के दौरान भेजें चेकबॉक्स चुनें। फिर प्रारंभ समय और समाप्ति समय सेट करें केवल इस सीमा के दौरान प्राप्त संदेशों को एक स्वचालित उत्तर प्राप्त होगा।
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यदि आप किसी कंपनी या संगठन के अंदर काम करते हैं, तो आपके पास अपने स्वचालित उत्तरों के लिए अतिरिक्त विकल्प हो सकते हैं:
- इनसाइड माई ऑर्गनाइजेशन: यह संदेश उसी कंपनी या संगठन के अंदर अन्य लोगों से प्राप्त संदेशों को भेजा जाता है।
- मेरे संगठन के बाहर: संदेश आपके संगठन से बाहर के लोगों को भेजा जाता है। मेरे संगठन से बाहर के लोगों को ऑटो-रिप्लाई चेकबॉक्स चुनें।
स्वचालित उत्तरों में सुरक्षा जोखिम शामिल हैं।
- चुनें ठीक.
Outlook Auto-Responder Tools और Add-Ins
आउटलुक में मैन्युअल रूप से एक नियम स्थापित करने के बजाय, आउटलुक के लिए मेल रिस्पॉन्डर जैसे ऐड-इन या ईमेल रिस्पॉन्डर (फ्रीबिजी) या ऑटो रिप्लाई मैनेजर जैसे टूल का उपयोग करें। ये उपकरण केवल कार्यालय के बाहर आवश्यक उत्तर भेजने के बारे में चतुर हैं।
एक्सचेंज सर्वर पर कार्यालय के बाहर उत्तरों को अधिक केंद्रीय रूप से बनाए रखने के लिए (सक्रिय निर्देशिका के साथ मर्ज किए गए फ़ील्ड वाले टेम्प्लेट सहित), Symprex आउट-ऑफ़-ऑफ़िस प्रबंधक का प्रयास करें।
Outlook.com पर स्वचालित उत्तरों को कैसे चालू करें
Outlook.com पर स्वचालित उत्तरों को सक्षम करना एक सरल प्रक्रिया है। यह सुविधा उतने विकल्प प्रदान नहीं करती जितनी आउटलुक सॉफ्टवेयर करता है, लेकिन इसका उपयोग करना आसान है।
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Outlook.com मेल पेज पर, सेटिंग्स> सभी आउटलुक सेटिंग्स देखें चुनें।
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चुनें मेल > स्वचालित जवाब।
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चालू करेंस्वचालित जवाब चालू करें टॉगल करें।
स्वचालित उत्तरों को बंद करने के लिए, स्वचालित उत्तरों को बंद करें टॉगल करें।
Image - वैकल्पिक: केवल एक समयावधि के दौरान उत्तर भेजें चेकबॉक्स चुनें। प्रारंभ समय और समाप्ति समय निर्दिष्ट करें। स्वचालित उत्तर केवल इस समय सीमा के दौरान भेजे जाते हैं।
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स्वचालित उत्तर सक्षम होने पर वह संदेश दर्ज करें जिसे आप भेजना चाहते हैं।
Image - वैकल्पिक रूप से, अपने Outlook.com संपर्कों में केवल लोगों और ईमेल पतों को स्वचालित उत्तर भेजने के लिए केवल संपर्कों को उत्तर भेजें चेकबॉक्स चुनें।
- चुनें सहेजें।
