उन महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों को खोना जिन्हें आपने बनाने में इतना समय बिताया है, निराशा होती है, खासकर यदि आप अधिकांश उपयोगकर्ताओं को पसंद करते हैं, जो सीधे कंप्यूटर पर दस्तावेज़ बनाते हैं और हस्तलिखित प्रति का लाभ नहीं लेते हैं।
आपके शब्द-संसाधित दस्तावेज़ों को सुरक्षित रखने के छह तरीके यहां दिए गए हैं।
कभी भी अपने दस्तावेज़ों को अपने ओएस ड्राइव पर स्टोर न करें
जबकि अधिकांश वर्ड प्रोसेसर आपकी फ़ाइलों को My Documents फ़ोल्डर में सहेजते हैं, यह उनके लिए सबसे खराब जगह है। चाहे वह वायरस हो या सॉफ़्टवेयर विफलता, अधिकांश कंप्यूटर समस्याएं ऑपरेटिंग सिस्टम को प्रभावित करती हैं, और अक्सर, एकमात्र समाधान ड्राइव को पुन: स्वरूपित करना और ऑपरेटिंग सिस्टम को फिर से स्थापित करना है।ऐसी स्थिति में, ड्राइव पर सब कुछ नष्ट हो जाएगा।
इस समस्या से निपटने के लिए अपने कंप्यूटर पर दूसरी हार्ड ड्राइव स्थापित करना अपेक्षाकृत कम लागत वाला तरीका है। यदि ऑपरेटिंग सिस्टम दूषित है, तो दूसरी आंतरिक हार्ड ड्राइव प्रभावित नहीं होगी, और यदि आप एक नया कंप्यूटर खरीदना चाहते हैं तो इसे दूसरे कंप्यूटर पर भी स्थापित किया जा सकता है।
यदि आप दूसरी आंतरिक ड्राइव को स्थापित करने के बारे में संशय में हैं, तो एक बाहरी हार्ड ड्राइव एक उत्कृष्ट विकल्प है। एक बाहरी ड्राइव को किसी भी कंप्यूटर से किसी भी समय यूएसबी या फायरवायर पोर्ट में प्लग करके जोड़ा जा सकता है। कई बाहरी ड्राइव में वन-टच या शेड्यूल्ड बैकअप का अतिरिक्त लाभ भी होता है; आप फ़ोल्डर और शेड्यूल निर्दिष्ट करते हैं, और सॉफ़्टवेयर बाकी का ध्यान रखता है।
नीचे की रेखा
अपनी फाइलों को आपके ऑपरेटिंग सिस्टम से भिन्न स्थान पर संग्रहीत करना पर्याप्त नहीं है; आपको अपनी फ़ाइलों का नियमित बैकअप बनाने की आवश्यकता है। किसी फ़ाइल का दूसरा बैकअप लेकर उसे पुनः प्राप्त करने में सक्षम होने की अपनी बाधाओं को बढ़ाएं।यदि डेटा महत्वपूर्ण है, तो बैकअप को अग्निरोधक तिजोरी में संग्रहीत करने पर विचार करें।
ईमेल अटैचमेंट से सावधान रहें
यहां तक कि अगर आप सुनिश्चित हैं कि उनमें वायरस नहीं हैं, तो ईमेल अटैचमेंट आपको डेटा खो सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने ड्राइव पर एक ही नाम के साथ एक दस्तावेज़ प्राप्त करते हैं, और आपका ईमेल सॉफ़्टवेयर उसी स्थान पर अनुलग्नकों को सहेजने के लिए सेट है, तो आप उस फ़ाइल को अधिलेखित करने का जोखिम उठाते हैं जो पहले से मौजूद है। ऐसा अक्सर तब होता है जब आप किसी दस्तावेज़ पर सहयोग कर रहे होते हैं और सहकर्मी ईमेल के माध्यम से अपडेट भेजते हैं।
अपना ईमेल प्रोग्राम किसी विशिष्ट स्थान पर अटैचमेंट को सेव करने के लिए सेट करें, या इसे छोड़कर, अपनी हार्ड ड्राइव पर ईमेल अटैचमेंट को सेव करने से पहले दो बार सोचें।
उपयोगकर्ता की त्रुटि से सावधान रहें
अपने वर्ड प्रोसेसर में शामिल सुरक्षा उपायों का लाभ उठाएं, जैसे कि वर्जनिंग फीचर्स और ट्रैक किए गए बदलाव। उपयोगकर्ताओं द्वारा डेटा खोने का एक सामान्य तरीका यह है कि जब वे किसी दस्तावेज़ का संपादन कर रहे हों और गलती से उसके हिस्से हटा रहे हों। दस्तावेज़ सहेजे जाने के बाद, बदले गए या हटाए गए हिस्से तब तक नष्ट हो जाते हैं जब तक कि आप उन सुविधाओं को सक्षम नहीं करते जो आपके लिए परिवर्तनों को संग्रहीत करती हैं।
यदि आप उन्नत सुविधाओं से निपटना नहीं चाहते हैं, तो फ़ाइल को किसी भिन्न नाम से सहेजने के लिए कार्य शुरू करने से पहले F12 कुंजी का उपयोग करें। यह अन्य तरीकों की तरह व्यवस्थित नहीं है, लेकिन यह एक उपयोगी तरीका है।
बादल पर जाएं
फ़ाइलों और उनके बैकअप को क्लाउड में संग्रहीत करना आम होता जा रहा है। क्लाउड स्टोरेज कई लाभ प्रदान करता है, जैसे उदार स्थान आवंटन, उपयोग में आसानी, आप कहीं से भी पहुंच और जो भी उपकरण आप उपयोग कर रहे हैं, और विश्वसनीयता।
क्लाउड स्टोरेज सेवाएं अपने सर्वर का बैकअप लेती हैं, इसलिए इस तरह से संग्रहीत फाइलों के लिए सुरक्षा की दोहरी परत होती है। इन कारणों से, अधिकांश लोगों के लिए क्लाउड स्टोरेज तेजी से सबसे अच्छा विकल्प बन रहा है।
कई मुख्यधारा के मुफ्त विकल्प हैं:
- Google डिस्क हर Google खाते के साथ 15 GB ऑफ़र करता है.
- मैक यूजर्स को आईक्लाउड के साथ 5 जीबी मिलता है, जो कि हर एप्पल डिवाइस में बिल्ट होता है।
- Microsoft OneDrive के साथ 5 GB स्थान प्रदान करता है, जो Microsoft 365 और Xbox खातों के साथ आता है।
यदि आपको अधिक संग्रहण कक्ष की आवश्यकता है, तो उपरोक्त सेवाएं अन्य क्लाउड स्टोरेज कंपनियों की तरह भुगतान विकल्प प्रदान करती हैं।
अपने दस्तावेज़ों की हार्ड कॉपी रखें
यह आपको अपने दस्तावेज़ को फिर से टाइप करने और प्रारूपित करने से नहीं रोकेगा, लेकिन एक महत्वपूर्ण दस्तावेज़ की एक मुद्रित प्रति रखने से कम से कम यह सुनिश्चित होगा कि आपके पास फ़ाइल की सामग्री है, और यह कुछ भी नहीं होने से बेहतर है.
