मैक्रो कमांड की एक श्रृंखला है जिसे रिकॉर्ड किया जाता है ताकि इसे बाद में चलाया जा सके (निष्पादित)। मैक्रोज़ आपके द्वारा बार-बार किए जाने वाले चरणों की एक श्रृंखला पर आपके द्वारा किए जाने वाले कार्य की मात्रा को कम करने के लिए बहुत अच्छे हैं। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मैक्रो बनाने और परीक्षण करने का तरीका यहां दिया गया है।
इस आलेख में दिए गए निर्देश Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 और Word 2010 पर लागू होते हैं।
मैक्रो का उपयोग क्यों करें
एक मैक्रो के साथ, आप सभी चरणों के माध्यम से जाने के बजाय एक कमांड पर क्लिक करके समान परिणाम प्राप्त कर सकते हैं। अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए मैक्रोज़ का उपयोग करने के कुछ तरीकों में शामिल हैं:
- किसी खास टाइपफेस में अपनी कंपनी का लोगो और नाम डालें।
- एक टेबल डालें जिसे आपको नियमित रूप से बनाने की जरूरत है।
- कुछ विशेषताओं वाले दस्तावेज़ को प्रारूपित करें, जैसे कि पेज नंबरिंग और डबल-स्पेस पैराग्राफ।
मैक्रोज़ बनाना और उनका उपयोग करना एक सीखा हुआ कौशल है लेकिन परिणामी दक्षता प्रयास के लायक है।
एक मैक्रो बनाएं
वर्ड में 950 से अधिक कमांड हैं, जिनमें से अधिकांश मेन्यू और टूलबार पर हैं और उन्हें शॉर्टकट कुंजियां सौंपी गई हैं। हालाँकि, इनमें से कुछ कमांड डिफ़ॉल्ट रूप से मेनू या टूलबार को असाइन नहीं किए जाते हैं। अपना स्वयं का वर्ड मैक्रो बनाने से पहले, यह देखने के लिए जांचें कि क्या यह मौजूद है और इसे टूलबार को सौंपा जा सकता है।
वर्ड में उपलब्ध कमांड देखने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
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देखें टैब चुनें।
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चुनें मैक्रोज़.
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चुनें मैक्रो देखें।
या, Alt+F8 शॉर्टकट कुंजी दबाएं Macros डायलॉग बॉक्स तक पहुंचने के लिए।
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मैक्रोज़ इन ड्रॉप-डाउन एरो चुनें और वर्ड कमांड चुनें।
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कमांड नामों की वर्णमाला सूची में, Macros डायलॉग बॉक्स के नीचे Description के तहत कमांड के विवरण को प्रदर्शित करने के लिए एक नाम को हाइलाइट करें।लेबल।
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यदि आप जिस कमांड को बनाना चाहते हैं, वह मौजूद है, तो इसे अपने वर्ड मैक्रो के साथ डुप्लिकेट न करें। यदि यह मौजूद नहीं है, तो अपना Word मैक्रो बनाने के लिए आगे बढ़ें।
प्रभावी वर्ड मैक्रो के लिए योजना
प्रभावी वर्ड मैक्रो बनाने में सबसे महत्वपूर्ण कदम सावधानीपूर्वक योजना बनाना है। इस योजना में इस बात का स्पष्ट विचार शामिल है कि आप वर्ड मैक्रो को क्या प्रदर्शन करना चाहते हैं, यह आपके भविष्य के काम को कैसे आसान बना देगा, और जिन परिस्थितियों में आप इसका उपयोग करने का इरादा रखते हैं।
एक बार जब आप इन बातों को ध्यान में रख लें, तो वास्तविक चरणों की योजना बनाएं। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि रिकॉर्डर आपके द्वारा की जाने वाली हर चीज को याद रखेगा और उसे मैक्रो में शामिल करेगा। उदाहरण के लिए, यदि आप कुछ टाइप करते हैं और फिर उसे हटाते हैं, तो हर बार जब आप उस मैक्रो को चलाते हैं, तो Word वही प्रविष्टि करेगा और फिर उसे हटा देगा, जिससे एक मैला और अक्षम मैक्रो बन जाएगा।
जब आप अपने मैक्रो की योजना बनाते हैं, तो यहां कुछ बातों पर ध्यान देना चाहिए:
- आदेश और उस क्रम की योजना बनाएं जिसमें आप चाहते हैं कि मैक्रो कमांड निष्पादित करे।
- उन आदेशों के लिए शॉर्टकट कुंजियों को जानें जिन्हें आप उपयोग करने की योजना बना रहे हैं। यह नेविगेशन के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है क्योंकि जब आप रिकॉर्डर चलाते हैं तो आप दस्तावेज़ क्षेत्र में नेविगेशन के लिए माउस का उपयोग करने में सक्षम नहीं होते हैं।इसके अलावा, यदि आप तीर कुंजियों के बजाय शॉर्टकट कुंजी का उपयोग करते हैं तो आप एक दुबला मैक्रो बनाएंगे।
- उन संदेशों की योजना बनाएं जिन्हें Word प्रदर्शित कर सकता है और जो मैक्रो को रोक देगा।
- मैक्रो को कुशल बनाए रखने के लिए यथासंभव कम से कम चरणों का उपयोग करें।
- रिकॉर्डिंग शुरू करने से पहले कम से कम एक टेस्ट रन जरूर करें।
अपने वर्ड मैक्रो की योजना बनाने और रन-थ्रू करने के बाद, आप इसे रिकॉर्ड करने के लिए तैयार हैं। यदि आपने अपने मैक्रो की सावधानीपूर्वक योजना बनाई है, तो इसे बाद में उपयोग के लिए रिकॉर्ड करना प्रक्रिया का सबसे आसान हिस्सा होगा। मैक्रो बनाने और दस्तावेज़ पर काम करने के बीच एकमात्र अंतर यह है कि आपको कुछ अतिरिक्त बटन दबाने होंगे और डायलॉग बॉक्स में कुछ चयन करने होंगे।
मैक्रो रिकॉर्ड करें
जब आप मैक्रो रिकॉर्ड करना शुरू करते हैं, तो माउस पॉइंटर के पास एक छोटा आइकन होता है जो उसके बगल में कैसेट टेप जैसा दिखता है, यह दर्शाता है कि वर्ड आपके कार्यों को रिकॉर्ड कर रहा है। फिर आप नियोजन चरण में आपके द्वारा निर्धारित चरणों का पालन कर सकते हैं।एक बार जब आप कर लें, तो स्टॉप बटन दबाएं (यह बाईं ओर नीला वर्ग है)। एक बार जब आप स्टॉप बटन दबाते हैं, तो आपका वर्ड मैक्रो उपयोग के लिए तैयार है।
यहां मैक्रो रिकॉर्ड करने का तरीका बताया गया है।
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देखें टैब पर जाएं, मैक्रोज़ चुनें, फिर खोलने के लिए रिकॉर्ड मैक्रो चुनें रिकॉर्ड मैक्रो डायलॉग बॉक्स।
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मैक्रो नाम टेक्स्ट बॉक्स में, एक अद्वितीय नाम टाइप करें।
नाम में अधिकतम 80 अक्षर या संख्याएं हो सकती हैं (कोई प्रतीक या रिक्त स्थान नहीं) और एक अक्षर से शुरू होना चाहिए। नाम अद्वितीय होना चाहिए ताकि आप यह निर्धारित कर सकें कि विवरण का उल्लेख किए बिना यह क्या करता है।
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विवरण टेक्स्ट बॉक्स में, मैक्रो द्वारा की जाने वाली क्रियाओं का विवरण दर्ज करें।
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चुनें कि क्या आप चाहते हैं कि मैक्रो सभी दस्तावेज़ों में उपलब्ध हो या केवल वर्तमान दस्तावेज़ में। यदि आप कमांड की उपलब्धता को सीमित करना चुनते हैं, तो स्टोर मैक्रो मेंड्रॉप-डाउन मेनू में दस्तावेज़ का नाम हाइलाइट करें।
डिफ़ॉल्ट रूप से, Word आपके सभी दस्तावेज़ों के लिए मैक्रो उपलब्ध कराता है, और आप शायद पाएंगे कि यह सबसे अधिक समझ में आता है।
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जब आप मैक्रो के लिए जानकारी दर्ज कर लें, तो ठीक चुनें। रिकॉर्ड मैक्रो टूलबार स्क्रीन के ऊपरी-बाएँ कोने में दिखाई देता है।
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रिकॉर्डिंग को रोकने के लिए, रिकॉर्डिंग रोकें/रिकॉर्डर फिर से शुरू करें बटन चुनें (यह दाईं ओर है)। रिकॉर्डिंग फिर से शुरू करने के लिए, इसे फिर से चुनें।
मैक्रो का परीक्षण करें
वर्ड में मैक्रो बनाने के पीछे का उद्देश्य दोहराए जाने वाले कार्यों और आदेशों के जटिल अनुक्रमों को अपनी उंगलियों पर रखकर अपने काम को गति देना है। मैक्रो का परीक्षण करके सुनिश्चित करें कि आपका मैक्रो अपेक्षित रूप से चलता है।
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मैक्रो चलाने के लिए, Alt+F8 शॉर्टकट कुंजी दबाएं जिससे Macros डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित हो।
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सूची में मैक्रो को हाइलाइट करें, फिर रन चुनें।
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यदि आप अपना मैक्रो नहीं देखते हैं, तो सुनिश्चित करें कि सही स्थान मैक्रोज़ इन बॉक्स में है।
मैक्रोज़ के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट बनाएं
यदि आपने कई मैक्रो बनाए हैं, तो Macros डायलॉग बॉक्स में खोज करने में समय लगता है। यदि आप मैक्रोज़ को एक शॉर्टकट कुंजी असाइन करते हैं, तो आप डायलॉग बॉक्स को बायपास कर सकते हैं और अपने मैक्रो को सीधे कीबोर्ड से एक्सेस कर सकते हैं जैसे आप वर्ड में अन्य कमांड तक पहुँचने के लिए शॉर्टकट कुंजियों का उपयोग करते हैं।
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फ़ाइल चुनें, फिर विकल्प चुनें।
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शब्द विकल्प संवाद बॉक्स में, बाएं फलक पर जाएं और कस्टम रिबन चुनें।
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चुनें कस्टमाइज़ करें।
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श्रेणियों सूची में, मैक्रोज़ तक स्क्रॉल करें और उस मैक्रो का चयन करें जिसके लिए आप एक नया शॉर्टकट बनाना चाहते हैं।
यदि मैक्रो के पास वर्तमान में एक शॉर्टकट कुंजी असाइन की गई है, तो शॉर्टकट वर्तमान कुंजी लेबल के नीचे वाले बॉक्स में दिखाई देगा।
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यदि मैक्रो को कोई शॉर्टकट कुंजी असाइन नहीं की गई है, या यदि आप मैक्रो के लिए दूसरी शॉर्टकट कुंजी बनाना चाहते हैं, तो नई शॉर्टकट कुंजी दबाएं टेक्स्ट बॉक्स चुनें।
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वह शॉर्टकट कुंजी दर्ज करें जिसका उपयोग आप अपने मैक्रो तक पहुंचने के लिए करना चाहते हैं।
यदि शॉर्टकट कुंजी किसी कमांड को असाइन की जाती है, तो एक संदेश कहता है वर्तमान में को असाइन किया गया है जिसके बाद कमांड का नाम आता है। या तो जारी रखते हुए शॉर्टकट कुंजी को पुन: असाइन करें, या एक नई शॉर्टकट कुंजी चुनें।
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में परिवर्तन सहेजें ड्रॉप-डाउन तीर का चयन करें और Word में बनाए गए सभी दस्तावेज़ों में परिवर्तन लागू करने के लिए सामान्य चुनें।
केवल वर्तमान दस्तावेज़ में शॉर्टकट कुंजी का उपयोग करने के लिए, सूची से दस्तावेज़ का नाम चुनें।
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चुनेंAsअसाइन करें ।
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अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए बंद करें चुनें।
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