शुरुआती के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल बेसिक ट्यूटोरियल

2024 लेखक: Abigail Brown | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 06:48

Excel एक इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है जिसका उपयोग डेटा को स्टोर करने, व्यवस्थित करने और हेरफेर करने के लिए किया जाता है। डेटा को अलग-अलग कक्षों में संग्रहीत किया जाता है जो आमतौर पर एक कार्यपत्रक में स्तंभों और पंक्तियों की एक श्रृंखला में व्यवस्थित होते हैं; स्तंभों और पंक्तियों के इस संग्रह को तालिका के रूप में संदर्भित किया जाता है।

स्प्रेडशीट प्रोग्राम फ़ार्मुलों का उपयोग करके डेटा पर गणना भी कर सकते हैं। वर्कशीट में जानकारी को ढूंढना और पढ़ना आसान बनाने में मदद करने के लिए, एक्सेल में कई फ़ॉर्मेटिंग विशेषताएं हैं, जिन्हें अलग-अलग सेल, पंक्तियों, कॉलम और डेटा की संपूर्ण टेबल पर लागू किया जा सकता है।

चूंकि एक्सेल के हाल के संस्करणों में प्रत्येक वर्कशीट में प्रति वर्कशीट में अरबों सेल होते हैं, प्रत्येक सेल में एक पता होता है जिसे सेल संदर्भ के रूप में जाना जाता है ताकि इसे फ़ार्मुलों, चार्ट और प्रोग्राम की अन्य विशेषताओं में संदर्भित किया जा सके।

इस ट्यूटोरियल में शामिल विषय हैं:

• तालिका में डेटा दर्ज करना
• व्यक्तिगत वर्कशीट कॉलम को चौड़ा करना
• कार्यपत्रक में वर्तमान तिथि और नामित श्रेणी जोड़ना
• डिडक्शन फॉर्मूला जोड़ना
• निवल वेतन सूत्र जोड़ना
• भरण हैंडल से सूत्रों की प्रतिलिपि बनाना
• डेटा में नंबर फ़ॉर्मेटिंग जोड़ना
• सेल फ़ॉर्मेटिंग जोड़ना

अपनी वर्कशीट में डेटा दर्ज करना

वर्कशीट सेल में डेटा दर्ज करना हमेशा तीन चरणों वाली प्रक्रिया है; ये चरण इस प्रकार हैं:

1. सेल पर क्लिक करें जहां आप डेटा जाना चाहते हैं।
2. सेल में डेटा टाइप करें।
3. कीबोर्ड पर Enter कुंजी दबाएं या माउस से किसी अन्य सेल पर क्लिक करें।

जैसा कि उल्लेख किया गया है, वर्कशीट में प्रत्येक सेल को एक पते या सेल संदर्भ द्वारा पहचाना जाता है, जिसमें कॉलम अक्षर और सेल के स्थान पर प्रतिच्छेद करने वाली पंक्ति की संख्या होती है। सेल संदर्भ लिखते समय, कॉलम अक्षर हमेशा पहले और उसके बाद पंक्ति संख्या लिखा जाता है - जैसे A5, C3, या D9

इस ट्यूटोरियल के लिए डेटा दर्ज करते समय, डेटा को सही वर्कशीट सेल में दर्ज करना महत्वपूर्ण है। बाद के चरणों में दर्ज किए गए सूत्र अब दर्ज किए गए डेटा के सेल संदर्भों का उपयोग करते हैं।

इस ट्यूटोरियल का अनुसरण करने के लिए, सभी डेटा को रिक्त एक्सेल वर्कशीट में दर्ज करने के लिए ऊपर की छवि में देखे गए डेटा के सेल संदर्भों का उपयोग करें।

एक्सेल में कॉलम को चौड़ा करना

डिफ़ॉल्ट रूप से, सेल की चौड़ाई किसी भी डेटा प्रविष्टि के केवल आठ वर्णों को प्रदर्शित करने की अनुमति देती है, इससे पहले कि डेटा अगले सेल में दाईं ओर फैल जाए।यदि दाईं ओर की सेल या सेल खाली हैं, तो दर्ज किया गया डेटा वर्कशीट में प्रदर्शित होता है, जैसा कि वर्कशीट शीर्षक के साथ देखा जाता है कर्मचारियों के लिए कटौती गणना सेल A1 में दर्ज किया गया है

यदि दाईं ओर के सेल में डेटा है, हालांकि, पहले सेल की सामग्री को पहले आठ वर्णों तक छोटा कर दिया जाता है। पिछले चरण में दर्ज किए गए डेटा के कई सेल, जैसे लेबल कटौती दर: सेल बी3 और थॉम्पसन ए में दर्ज किया गया । सेल A8 में प्रवेश किया गया है क्योंकि दाईं ओर की कोशिकाओं में डेटा है।

इस समस्या को ठीक करने के लिए ताकि डेटा पूरी तरह से दिखाई दे, उस डेटा वाले कॉलम को चौड़ा करने की आवश्यकता है। सभी Microsoft प्रोग्रामों की तरह, स्तंभों को चौड़ा करने के कई तरीके हैं। नीचे दिए गए चरणों में बताया गया है कि माउस का उपयोग करके कॉलम को कैसे चौड़ा किया जाए।

व्यक्तिगत वर्कशीट कॉलम को चौड़ा करना

1. कॉलम हेडर में कॉलम A और B के बीच की लाइन पर माउस पॉइंटर रखें।
2. सूचक दो सिरों वाले तीर में बदल जाएगा।
3. बाएं माउस बटन को दबाकर रखें और पूरी प्रविष्टि तक स्तंभ A को चौड़ा करने के लिए दो सिरों वाले तीर को दाईं ओर खींचें थॉम्पसन ए. दिखाई दे रहा है।
4. आवश्यकतानुसार डेटा दिखाने के लिए अन्य कॉलम को चौड़ा करें।

स्तंभ चौड़ाई और कार्यपत्रक शीर्षक

चूंकि वर्कशीट का शीर्षक कॉलम ए में अन्य लेबल की तुलना में इतना लंबा है, अगर उस कॉलम को सेल ए1 में पूरे शीर्षक को प्रदर्शित करने के लिए चौड़ा किया गया था।, कार्यपत्रक न केवल अजीब लगेगा, बल्कि बाईं ओर के लेबल और डेटा के अन्य स्तंभों के बीच अंतराल के कारण कार्यपत्रक का उपयोग करना कठिन बना देगा।

चूंकि पंक्ति 1 में कोई अन्य प्रविष्टियां नहीं हैं, इसलिए शीर्षक को वैसे ही छोड़ देना गलत नहीं है - कोशिकाओं में दाईं ओर फैलाना। वैकल्पिक रूप से, एक्सेल में मर्ज और सेंटर नामक एक सुविधा है जिसका उपयोग बाद के चरण में डेटा तालिका पर शीर्षक को जल्दी से केंद्रित करने के लिए किया जाएगा।

तिथि और एक नामित श्रेणी जोड़ना

स्प्रेडशीट में तारीख जोड़ना सामान्य है - अक्सर यह इंगित करने के लिए कि शीट को आखिरी बार कब अपडेट किया गया था। एक्सेल में कई दिनांक कार्य हैं जो कार्यपत्रक में दिनांक दर्ज करना आसान बनाते हैं। सामान्य रूप से निष्पादित कार्यों को पूरा करना आसान बनाने के लिए कार्य एक्सेल में केवल अंतर्निहित सूत्र हैं - जैसे किसी कार्यपत्रक में दिनांक जोड़ना।

आज फ़ंक्शन का उपयोग करना आसान है क्योंकि इसमें कोई तर्क नहीं है - जो डेटा है जिसे कार्य करने के लिए फ़ंक्शन को आपूर्ति करने की आवश्यकता होती है। आज फ़ंक्शन भी एक्सेल के अस्थिर कार्यों में से एक है, जिसका अर्थ है कि यह हर बार पुनर्गणना करने पर खुद को अपडेट करता है - जो आमतौर पर वर्कशीट के खुलने का समय होता है।

आज के समारोह के साथ तिथि जोड़ना

नीचे दिए गए चरण आज फ़ंक्शन को सेल C2 कार्यपत्रक में जोड़ देंगे।

1. इसे सक्रिय सेल बनाने के लिए सेल सी2 पर क्लिक करें।
2. सूत्र टैब पर रिबन पर क्लिक करें।
3. तिथि कार्यों की सूची खोलने के लिए रिबन पर दिनांक और समय विकल्प पर क्लिक करें।
4. फॉर्मूला बिल्डर को लाने के लिए आज फ़ंक्शन पर क्लिक करें।
5. फ़ंक्शन में प्रवेश करने और कार्यपत्रक पर लौटने के लिए बॉक्स में हो गया क्लिक करें।
6. वर्तमान तिथि को सेल C2 में जोड़ा जाना चाहिए।

दिखने के बजायचिन्ह देखना

यदि उस सेल में TODAY फ़ंक्शन जोड़ने के बाद दिनांक के बजाय सेल C2 में हैशटैग प्रतीकों की एक पंक्ति दिखाई देती है, तो यह है क्योंकि स्वरूपित डेटा प्रदर्शित करने के लिए सेल पर्याप्त चौड़ा नहीं है।

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, अगर सेल के लिए बहुत चौड़ा है तो अनफॉर्मेटेड नंबर या टेक्स्ट डेटा दाईं ओर खाली सेल में फैल जाता है।डेटा जिसे एक विशिष्ट प्रकार की संख्या के रूप में स्वरूपित किया गया है - जैसे मुद्रा, तिथियां, या समय, हालांकि, अगले सेल में नहीं फैलता है यदि वे उस सेल से अधिक व्यापक हैं जहां वे स्थित हैं। इसके बजाय, वे त्रुटि प्रदर्शित करते हैं।

समस्या को ठीक करने के लिए, ट्यूटोरियल के पिछले चरण में वर्णित विधि का उपयोग करके कॉलम C को चौड़ा करें।

नामित श्रेणी जोड़ना

A नामांकित श्रेणी तब बनती है जब एक या अधिक कक्षों को एक नाम दिया जाता है जिससे श्रेणी को पहचानना आसान हो जाता है। फ़ंक्शन, फ़ार्मुलों और चार्ट में उपयोग किए जाने पर नामांकित श्रेणियों को सेल संदर्भ के विकल्प के रूप में उपयोग किया जा सकता है। नामांकित श्रेणियां बनाने का सबसे आसान तरीका है नाम बॉक्स का उपयोग करना जो पंक्ति संख्याओं के ऊपर कार्यपत्रक के ऊपरी बाएँ कोने में स्थित है।

इस ट्यूटोरियल में, कर्मचारियों के वेतन पर लागू कटौती दर की पहचान करने के लिए दर नाम सेल C6 दिया जाएगा। नामित श्रेणी का उपयोग डिडक्शन फॉर्मूला में किया जाएगा जिसे कोशिकाओं C6 से C9 में जोड़ा जाएगा कार्यपत्रक।

1. वर्कशीट में सेल C6 चुनें।
2. दर टाइप करें नाम बॉक्स और कीबोर्ड पर दर्ज करें कुंजी दबाएं
3. सेल सी6 का नाम अब दर है।

इस नाम का उपयोग ट्यूटोरियल के अगले चरण में डिडक्शन फॉर्मूला बनाने को आसान बनाने के लिए किया जाएगा।

कर्मचारी कटौती फॉर्मूला दर्ज करना

एक्सेल सूत्र आपको वर्कशीट में दर्ज किए गए नंबर डेटा पर गणना करने की अनुमति देते हैं। एक्सेल फ़ार्मुलों का उपयोग मूल संख्या क्रंचिंग के लिए किया जा सकता है, जैसे कि जोड़ या घटाव, साथ ही अधिक जटिल गणना, जैसे परीक्षा परिणामों पर छात्र का औसत खोजना और बंधक भुगतान की गणना करना।

• एक्सेल में सूत्र हमेशा एक समान चिह्न (=) से शुरू होते हैं।
• समान चिह्न हमेशा उस सेल में टाइप किया जाता है जहां आप उत्तर दिखाना चाहते हैं।
• कीबोर्ड पर एंटर की दबाने से फॉर्मूला पूरा होता है।

सूत्रों में सेल संदर्भों का उपयोग करना

एक्सेल में सूत्र बनाने का एक सामान्य तरीका वर्कशीट कोशिकाओं में सूत्र डेटा दर्ज करना और फिर डेटा के बजाय सूत्र में डेटा के लिए सेल संदर्भों का उपयोग करना शामिल है।

इस दृष्टिकोण का मुख्य लाभ यह है कि यदि बाद में डेटा को बदलना आवश्यक हो जाता है, तो यह सूत्र को फिर से लिखने के बजाय कोशिकाओं में डेटा को बदलने का एक साधारण मामला है। डेटा बदलते ही सूत्र के परिणाम अपने आप अपडेट हो जाएंगे।

सूत्रों में नामांकित श्रेणियों का उपयोग करना

सेल संदर्भों का एक विकल्प नामित श्रेणियों का उपयोग करना है - जैसे नामित श्रेणी दर पिछले चरण में बनाई गई।

एक सूत्र में, एक नामित श्रेणी सेल संदर्भ के समान कार्य करती है, लेकिन यह सामान्य रूप से उन मानों के लिए उपयोग की जाती है जो विभिन्न फ़ार्मुलों में कई बार उपयोग किए जाते हैं - जैसे पेंशन या स्वास्थ्य लाभ के लिए कटौती दर, एक कर दर, या एक वैज्ञानिक स्थिरांक - जबकि सेल संदर्भ उन सूत्रों में अधिक व्यावहारिक होते हैं जो केवल एक बार विशिष्ट डेटा को संदर्भित करते हैं।

कर्मचारी कटौती फॉर्मूला दर्ज करना

सेल सी6 में बनाया गया पहला फॉर्मूला कर्मचारी बी स्मिथ के सकल वेतन को सेल सी3 में कटौती दर से गुणा करेगा।.

सेल C6 में तैयार फॉर्मूला होगा:

=B6दर
सूत्र में प्रवेश करने के लिए पॉइंटिंग का उपयोग करना
यद्यपि उपरोक्त सूत्र को सेल C6 में टाइप करना और सही उत्तर दिखाना संभव है, पर टाइप करके त्रुटियों की संभावना को कम करने के लिए सूत्रों में सेल संदर्भ जोड़ने के लिए पॉइंटिंग का उपयोग करना बेहतर है। गलत सेल संदर्भ।
पॉइंटिंग में सेल संदर्भ या नामित श्रेणी को सूत्र में जोड़ने के लिए माउस पॉइंटर के साथ डेटा वाले सेल पर क्लिक करना शामिल है।

इसे सक्रिय सेल बनाने के लिए सेल सी6 पर क्लिक करें।
सूत्र शुरू करने के लिए सेल C6 में बराबर चिह्न (=) टाइप करें।
माउस पॉइंटर से सेल B6 पर क्लिक करें ताकि समान चिह्न के बाद उस सेल संदर्भ को सूत्र में जोड़ा जा सके।
सेल संदर्भ के बाद सेल C6 में गुणन चिह्न () टाइप करें।
माउस पॉइंटर के साथ सेल C3 पर क्लिक करें ताकि नामित श्रेणी दर को सूत्र में जोड़ा जा सके।
सूत्र को पूरा करने के लिए कीबोर्ड पर Enter कुंजी दबाएं।
जवाब 2747.34 सेल C6 में मौजूद होना चाहिए।
भले ही सूत्र का उत्तर सेल C6 में दिखाया गया हो, उस सेल पर क्लिक करने पर सूत्र प्रदर्शित होगा, =B6दर, वर्कशीट के ऊपर फॉर्मूला बार में


शुद्ध वेतन फॉर्मूला दर्ज करना





यह सूत्र सेल D6 में बनाया गया है और पहले सूत्र में गणना की गई कटौती राशि को सकल वेतन से घटाकर कर्मचारी के शुद्ध वेतन की गणना करता है।. सेल D6 में तैयार फॉर्मूला होगा:
=B6 - C6

इसे सक्रिय सेल बनाने के लिए सेल डी6 पर क्लिक करें।
बराबर चिह्न (=) को सेल D6 में टाइप करें।
माउस पॉइंटर से सेल B6 पर क्लिक करें ताकि समान चिह्न के बाद उस सेल संदर्भ को सूत्र में जोड़ा जा सके।
सेल संदर्भ के बाद सेल D6 में ऋण चिह्न (- ) टाइप करें।
सेल C6 पर माउस पॉइंटर से उस सेल के सूत्र के संदर्भ में क्लिक करें।
सूत्र को पूरा करने के लिए कीबोर्ड पर Enter कुंजी दबाएं।
जवाब 43, 041.66 सेल डी6 में मौजूद होना चाहिए।

रिलेटिव सेल रेफरेंस और कॉपी फॉर्मूले
अब तक, कटौती और शुद्ध वेतन सूत्र वर्कशीट में प्रत्येक में केवल एक सेल में जोड़े गए हैं – C6 और D6 क्रमशः। नतीजतन, वर्कशीट वर्तमान में केवल एक कर्मचारी - B के लिए पूर्ण है। स्मिथ.
अन्य कर्मचारियों के लिए प्रत्येक सूत्र को फिर से बनाने के समय लेने वाले कार्य से गुजरने के बजाय, एक्सेल कुछ परिस्थितियों में, अन्य कक्षों में फ़ार्मुलों की प्रतिलिपि बनाने की अनुमति देता है। इन परिस्थितियों में अक्सर एक विशिष्ट प्रकार के सेल संदर्भ का उपयोग शामिल होता है - जिसे एक सापेक्ष सेल संदर्भ के रूप में जाना जाता है - सूत्रों में।
पिछले चरणों में सूत्रों में दर्ज किए गए सेल संदर्भ सापेक्ष सेल संदर्भ हैं, और वे एक्सेल में डिफ़ॉल्ट प्रकार के सेल संदर्भ हैं, ताकि प्रतिलिपि सूत्रों को यथासंभव सरल बनाया जा सके।
ट्यूटोरियल में अगला चरण सभी कर्मचारियों के लिए डेटा तालिका को पूरा करने के लिए नीचे की पंक्तियों में दो सूत्रों की प्रतिलिपि बनाने के लिए भरें हैंडल का उपयोग करता है।

भरण हैंडल के साथ सूत्रों की प्रतिलिपि बनाना





भरने का हैंडल सक्रिय सेल के निचले दाएं कोने में एक छोटा काला बिंदु या वर्ग है। भरण हैंडल में सेल की सामग्री को आसन्न कोशिकाओं में कॉपी करने सहित कई उपयोग हैं। संख्याओं या टेक्स्ट लेबल की एक श्रृंखला के साथ कक्षों को भरना, और सूत्रों की प्रतिलिपि बनाना।
ट्यूटोरियल के इस चरण में, भरने के हैंडल का उपयोग Deduction और नेट दोनों को कॉपी करने के लिए किया जाएगा। वेतन सूत्र कोशिकाओं C6 और D6 से नीचे कोशिकाओं C9 औरतक डी9.
भरण हैंडल के साथ सूत्रों की प्रतिलिपि बनाना

वर्कशीट में सेल्स B6 और C6 हाइलाइट करें।
माउस पॉइंटर को सेल D6 के निचले दाएं कोने में काले वर्ग के ऊपर रखें - पॉइंटर एक प्लस चिह्न में बदल जाएगा (+).
बाएं माउस बटन पर क्लिक करें और दबाए रखें और भरण हैंडल को नीचे खींचें सेल C9।
माउस बटन को छोड़ें - सेल C7 से C9 में Deduction के परिणाम होने चाहिएसूत्र और कोशिकाएँ D7 से D9 शुद्ध वेतन सूत्र।


एक्सेल में नंबर फ़ॉर्मेटिंग लागू करना





संख्या स्वरूपण से तात्पर्य मुद्रा प्रतीकों, दशमलव चिह्नकों, प्रतिशत चिह्नों और अन्य प्रतीकों को जोड़ने से है जो सेल में मौजूद डेटा के प्रकार की पहचान करने और इसे पढ़ने में आसान बनाने में मदद करते हैं।
प्रतिशत चिह्न जोड़ना

इसे हाइलाइट करने के लिए सेल C3 चुनें।
होम टैब पर रिबन पर क्लिक करें।
सामान्य विकल्प पर क्लिक करें नंबर प्रारूप ड्रॉप-डाउन मेनू खोलने के लिए।
मेनू में, प्रतिशत विकल्प पर क्लिक करके सेल C3 में मान के प्रारूप को 0.06 से 6% में बदलें।

मुद्रा चिह्न जोड़ना

उसे हाइलाइट करने के लिए सेल D6 से D9 चुनें।
रिबन के होम टैब पर, खोलने के लिए सामान्य विकल्प पर क्लिक करें नंबर प्रारूप ड्रॉप-डाउन मेनू।
सेल्स D6 से D9 में मानों के स्वरूपण को बदलने के लिए मेनू में मुद्रा पर क्लिक करेंदो दशमलव स्थानों वाली मुद्रा में।


एक्सेल में सेल फ़ॉर्मेटिंग लागू करना





सेल फ़ॉर्मेटिंग से तात्पर्य फ़ॉर्मेटिंग विकल्पों से है - जैसे टेक्स्ट या नंबरों पर बोल्ड फ़ॉर्मेटिंग लागू करना, डेटा अलाइनमेंट बदलना, सेल में बॉर्डर जोड़ना, या सेल में डेटा का स्वरूप बदलने के लिए मर्ज और सेंटर फ़ीचर का उपयोग करना।
इस ट्यूटोरियल में, उपर्युक्त सेल फॉर्मेट को वर्कशीट में विशिष्ट सेल पर लागू किया जाएगा ताकि यह तैयार वर्कशीट से मेल खा सके।
बोल्ड फ़ॉर्मेटिंग जोड़ना

इसे हाइलाइट करने के लिए सेल A1 चुनें।
रिबन के होम टैब पर क्लिक करें।
बोल्ड स्वरूपण विकल्प पर क्लिक करें जैसा कि ऊपर की छवि में पहचाना गया है सेल ए1 में डेटा को बोल्ड करने के लिए।
कोशिकाओं A5 से D5 में डेटा को बोल्ड करने के लिए उपरोक्त चरणों के क्रम को दोहराएं।

डेटा संरेखण बदलना
यह चरण कई कक्षों के डिफ़ॉल्ट बाएं संरेखण को केंद्र संरेखण में बदल देगा।

इसे हाइलाइट करने के लिए सेल C3 चुनें।
रिबन के होम टैब पर क्लिक करें।
डेटा को सेल C3 में केंद्रित करने के लिए ऊपर की छवि में पहचाने गए केंद्र संरेखण विकल्प पर क्लिक करें।
कोशिकाओं A5 से D5 में डेटा को केंद्र में लाने के लिए उपरोक्त चरणों के क्रम को दोहराएं।

सेल्स को मर्ज और सेंटर करें
मर्ज और केंद्र विकल्प चयनित की एक संख्या को एक सेल में जोड़ता है और नए मर्ज किए गए सेल में सबसे बाईं सेल में डेटा प्रविष्टि को केंद्र में रखता है। यह चरण वर्कशीट शीर्षक को मर्ज और केन्द्रित करेगा - कर्मचारियों के लिए कटौती गणना।

कोशिकाओं A1 से D1 को हाइलाइट करने के लिए चुनें।
होम टैबरिबन पर क्लिक करें।
सेल्स A1 से D1 मर्ज करने के लिए ऊपर दिए गए इमेज में पहचाने गए मर्ज एंड सेंटर विकल्प पर क्लिक करेंऔर शीर्षक को इन कक्षों में केन्द्रित करें।

सेल में बॉटम बॉर्डर जोड़ना
यह चरण पंक्तियों 1, 5, और 9 में डेटा वाले सेल में बॉटम बॉर्डर जोड़ देगा

मर्ज किए गए सेल A1 से D1 को हाइलाइट करने के लिए इसे चुनें।
रिबन के होम टैब पर क्लिक करें।
बॉर्डर ड्रॉप-डाउन मेनू खोलने के लिए बॉर्डर विकल्प के बगल में नीचे तीर पर क्लिक करें जैसा कि ऊपर की छवि में पहचाना गया है।
मर्ज किए गए सेल के निचले भाग में बॉर्डर जोड़ने के लिए मेनू में बॉटम बॉर्डर विकल्प पर क्लिक करें।
कोशिकाओं A5 से D5 और कोशिकाओं A9 में निचला बॉर्डर जोड़ने के लिए उपरोक्त क्रम को दोहराएं से D9।