जब आप Outlook में किसी अन्य व्यक्ति या लोगों के समूह के साथ मीटिंग शेड्यूल करते हैं, तो उन्हें मीटिंग विवरण के साथ एक आमंत्रण ईमेल प्राप्त होता है। इस ईमेल से, वे मीटिंग आमंत्रण को स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं। आउटलुक आपके आउटलुक कैलेंडर में मीटिंग जोड़ता है, आपके उपस्थित लोगों की प्रतिक्रियाओं का ट्रैक रखता है, और मीटिंग शुरू होने से पहले एक रिमाइंडर भेजता है।
इस आलेख में दिए गए निर्देश आउटलुक फॉर माइक्रोसॉफ्ट 365, आउटलुक 2019, आउटलुक 2016 और आउटलुक 2013 पर लागू होते हैं।
आउटलुक में कैलेंडर आमंत्रण कैसे भेजें
आउटलुक में मीटिंग शेड्यूल करने का तरीका यहां दिया गया है:
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होम टीab चुनें।
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चुनें नए आइटम > बैठक।
वैकल्पिक रूप से, Ctrl+Shift+Q दबाएं।
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मीटिंग आमंत्रण में, Title टेक्स्ट बॉक्स में मीटिंग का विवरण दर्ज करें।
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आवश्यक टेक्स्ट बॉक्स में, बैठक में शामिल होने वाले प्रत्येक सहभागी के ईमेल पते दर्ज करें। आउटलुक 2016 और 2013 में, To टेक्स्ट बॉक्स में ईमेल पते दर्ज करें।
अपनी पता पुस्तिका से संपर्कों का चयन करने के लिए, आवश्यक, वैकल्पिक, या से चुनें.
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वैकल्पिक टेक्स्ट बॉक्स में, उन लोगों के ईमेल पते दर्ज करें जिन्हें आप मीटिंग में शामिल करना चाहते हैं, लेकिन उन्हें ऐसा करने की आवश्यकता नहीं है।
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मीटिंग के लिए एक प्रारंभ समय और समाप्ति समय चुनें।
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मीटिंग के लिए अपने कैलेंडर पर एक पूरे दिन को ब्लॉक करने के लिए, पूरे दिन चुनें।
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स्थान टेक्स्ट बॉक्स में, वह स्थान दर्ज करें जहां आप मीटिंग कर रहे हैं।
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संदेश क्षेत्र में, अन्य जानकारी दर्ज करें जिसे आपके उपस्थित लोगों को बैठक से पहले जानना होगा और कोई भी फाइल संलग्न करें जिसकी आप समीक्षा करना चाहते हैं।
मीटिंग आमंत्रण में फ़ाइल संलग्न करने के लिए, सम्मिलित करें टैब चुनें, फिर फ़ाइल संलग्न करें चुनें। अपने OneDrive पर किसी दस्तावेज़ में लिंक जोड़ने के लिए, लिंक ड्रॉपडाउन तीर चुनें।
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डिफ़ॉल्ट रूप से, जब आप Outlook में मीटिंग आमंत्रण भेजते हैं, तो आमंत्रण में प्रतिक्रिया के लिए अनुरोध शामिल होता है और प्राप्तकर्ता को मीटिंग के लिए नया समय सुझाने का विकल्प देता है। इन विकल्पों को बदलने के लिए, मीटिंग टैब चुनें, फिर प्रतिक्रिया विकल्प चुनें
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चुनें भेजें।
यदि आपका शेड्यूल बदलता है या यदि आपके सहभागियों को अन्य योजनाएँ बनानी हैं, तो या तो मीटिंग रद्द करें या इसे फिर से शेड्यूल करें।
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आवर्ती मीटिंग कैसे सेट करें
Outlook आपको आवर्ती मीटिंग सेट करने की सुविधा भी देता है। इस विकल्प का उपयोग उन सभाओं के लिए करें जिन्हें आप हर हफ्ते, महीने या अन्य अवधि में दोहराने की योजना बना रहे हैं। एक आवर्ती बैठक के साथ, आपको केवल एक बार विवरण दर्ज करना होगा, और यह आपके द्वारा निर्धारित अंतराल के आधार पर आपके कैलेंडर में भविष्य की सभी घटनाओं को जोड़ देगा।
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होम टैब चुनें, फिर नए आइटम > मीटिंग चुनें।
Image - मीटिंग आमंत्रण में, शीर्षक, आवश्यक उपस्थिति, वैकल्पिक उपस्थित, स्थान और मीटिंग के उद्देश्य का वर्णन करने वाला एक संदेश दर्ज करें।
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चुनें पुनरावर्ती करें।
आउटलुक 2016 और 2013 में, मीटिंग > पुनरावृत्ति चुनें।
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अपॉइंटमेंट रिकरेन्स डायलॉग बॉक्स खुलेगा। मीटिंग का प्रारंभ समय, समाप्ति समय और अवधि दर्ज करें।
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पुनरावृत्ति पैटर्न अनुभाग में, चुनें कि मीटिंग कब दोबारा होगी। उदाहरण के लिए, एक नियमित साप्ताहिक बैठक जो प्रत्येक सोमवार को होती है।
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पुनरावृत्ति की सीमा अनुभाग में, पुनरावर्ती मीटिंग जारी रहने की अवधि चुनें। आप एक आवर्ती बैठक को एक निश्चित तिथि पर या निश्चित संख्या में घटनाओं के बाद रद्द करने के लिए कह सकते हैं। अगर आप नहीं चाहते कि मीटिंग खत्म हो जाए तो कोई अंतिम तिथि नहीं चुनें।
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चुनें ठीक.
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मीटिंग आमंत्रण में, भेजें चुनें।
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मीटिंग बनाने के लिए शेड्यूलिंग असिस्टेंट का उपयोग कैसे करें
यदि आप कार्यस्थल पर Microsoft 365 का उपयोग करते हैं और एक एक्सचेंज उपयोगकर्ता हैं, तो शेड्यूलिंग सहायक का उपयोग दूसरों के साथ मीटिंग शेड्यूल करने के लिए सर्वोत्तम समय खोजने के लिए करें। जब आप शेड्यूलिंग सहायक खोलते हैं, तो आप उन लोगों के कैलेंडर देखेंगे जिन्हें आपने मीटिंग में आमंत्रित किया था।
शेड्यूलिंग असिस्टेंट का उपयोग करने के लिए, मीटिंग आमंत्रण बनाएं, मीटिंग टैब चुनें > शेड्यूलिंग असिस्टेंट।
अपने आउटलुक कैलेंडर पर मीटिंग कैसे देखें
एक बार जब आप मीटिंग बना लेते हैं या स्वीकार कर लेते हैं, तो यह आपके आउटलुक कैलेंडर पर दिनांक और समय की जानकारी के आधार पर दिखाई देगा। आगामी ईवेंट खोजने का तरीका यहां दिया गया है।
- व्यू स्विचर चुनें, फिर कैलेंडर चुनें।
- मीटिंग ढूंढने के लिए, कैलेंडर में स्क्रॉल करें या खोज बॉक्स का उपयोग करें और मीटिंग का शीर्षक दर्ज करें।
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मीटिंग विवरण देखने के लिए, कैलेंडर आइटम पर डबल-क्लिक करें।
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प्रतिक्रिया देखने के लिए, ट्रैकिंग टैब चुनें। प्रतिक्रिया कॉलम दिखाता है कि किन उपस्थित लोगों ने मीटिंग आमंत्रण स्वीकार किया है और जिन्होंने प्रतिक्रिया नहीं दी है।
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यदि आपको किसी सहभागी से मौखिक स्वीकृति प्राप्त हुई है, तो कोई नहीं चुनें, फिर स्वीकृत, अस्वीकृत चुनें, या अस्थायी प्रतिक्रिया दी।
Image - समाप्त होने पर मीटिंग आमंत्रण बंद करें।
मौजूदा मीटिंग आमंत्रण में लोगों को कैसे जोड़ें
आप एक मीटिंग सेट कर सकते हैं और फिर बाद में आमंत्रित करने के लिए और अधिक उपस्थित लोग हो सकते हैं (उदाहरण के लिए, यदि आप किसी अन्य कर्मचारी को काम पर रखते हैं और उन्हें नियमित स्टाफ मीटिंग में जोड़ना चाहते हैं)। आपके द्वारा पहले से सेटअप की गई मीटिंग में नए उपस्थित लोगों को आमंत्रित करने का तरीका यहां दिया गया है।
- अपने कैलेंडर पर मीटिंग ढूंढें।
- मीटिंग आइटम पर डबल-क्लिक करें।
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शेड्यूलिंग असिस्टेंट चुनें टैब > अटेंडीज़ जोड़ें।
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अटेंडीज़ और रिसोर्सेस का चयन करें डायलॉग बॉक्स में, सहभागी का नाम चुनें।
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या तो आवश्यक या वैकल्पिक का चयन करें यह इंगित करने के लिए कि क्या उपस्थित व्यक्ति को बैठक में होना आवश्यक है या यदि उनकी उपस्थिति वैकल्पिक है।
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चुनें ठीक.
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सहभागी अब शेड्यूलिंग सहायक में सभी सहभागी सूची में दिखाई देता है।
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चुनें अपडेट भेजें।
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