एक एक्सेल डेटा फॉर्म एक्सेल डेटाबेस में डेटा दर्ज करने और शीट के माध्यम से स्क्रॉल किए बिना वर्कशीट में जानकारी की एक पंक्ति देखने का एक सुविधाजनक तरीका है। डेटा प्रपत्र एक स्प्रेडशीट में कॉलम शीर्षकों को सूचीबद्ध करते हैं ताकि डेटा की एक पूरी पंक्ति को एक बार में देखा जा सके। डेटा प्रपत्रों का उपयोग रिकॉर्ड खोजने और मौजूदा रिकॉर्ड संपादित करने के लिए भी किया जाता है।
इस आलेख में निर्देश एक्सेल 2019, 2016, 2013, 2010 पर लागू होते हैं; और माइक्रोसॉफ्ट 365 के लिए एक्सेल।
क्विक एक्सेस टूलबार में डेटा एंट्री फॉर्म आइकन जोड़ें
डेटा एंट्री फॉर्म का उपयोग करने के लिए पहला कदम क्विक एक्सेस टूलबार में फॉर्म आइकन जोड़ना है। यह एक बार का ऑपरेशन है। एक बार जोड़ने के बाद, फॉर्म आइकन क्विक एक्सेस टूलबार पर उपलब्ध रहता है।
एक्सेल में अक्सर उपयोग की जाने वाली सुविधाओं के शॉर्टकट को स्टोर करने के लिए क्विक एक्सेस टूलबार का उपयोग किया जाता है। यह वह जगह भी है जहां आप एक्सेल सुविधाओं में शॉर्टकट जोड़ सकते हैं जो रिबन पर उपलब्ध नहीं हैं।
क्विक एक्सेस टूलबार में फॉर्म आइकन जोड़ने के लिए:
- कस्टमाइज़ क्विक एक्सेस टूलबार चुनें ड्रॉपडाउन एरो।
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और कमांड चुनें।
Image - एक्सेल विकल्प संवाद बॉक्स में, सुनिश्चित करें कि त्वरित पहुंच टूलबार टैब चयनित है।
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का चयन करें ड्रॉपडाउन तीर से कमांड चुनें और सभी कमांड चुनें।
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आदेशों की वर्णानुक्रम सूची में स्क्रॉल करें और फॉर्म चुनें।
Image - चुनें जोड़ें।
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चुनें ठीक जोड़ने के लिए फॉर्म बटन को क्विक एक्सेस टूलबार। में जोड़ें
Image - आपको फॉर्म बटन क्विक एक्सेस टूलबार के दाहिने छोर पर मिलेगा।
डेटाबेस फ़ील्ड नाम जोड़ें
डेटा एंट्री फॉर्म एक्सेल के बिल्ट-इन डेटा टूल्स में से एक है। प्रपत्र का उपयोग करने के लिए, अपने डेटाबेस में उपयोग किए जाने वाले स्तंभ शीर्षक प्रदान करें, प्रपत्र आइकन पर क्लिक करें, और बाकी कार्य एक्सेल करता है।
प्रपत्र में फ़ील्ड नाम जोड़ने का सबसे आसान तरीका उन्हें कार्यपत्रक कक्षों में टाइप करना है। प्रपत्र में अधिकतम 32 स्तंभ शीर्षक शामिल हो सकते हैं।
इस ट्यूटोरियल का अनुसरण करने के लिए, एक खाली एक्सेल वर्कशीट खोलें और कॉलम हेडिंग डेटा को सेल A1 से E1 में दर्ज करें जैसा कि नीचे की छवि में दिखाया गया है:
डेटा एंट्री फॉर्म खोलें
आपके वर्कशीट में कॉलम हेडिंग होने के बाद, डेटा एंट्री फॉर्म को खोलने का समय आ गया है।
- सेल को एक्टिव सेल बनाने के लिए A2 सेलेक्ट करें।
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क्विक एक्सेस टूलबार पर जाएं और फॉर्म चुनें।
Image -
चेतावनी संवाद बॉक्स में, ठीक चुनें।
Image -
सभी कॉलम हेडिंग वाला फॉर्म स्क्रीन पर दिखाई देता है।
Image - अब आप डेटा दर्ज करने के लिए फॉर्म का उपयोग करने के लिए तैयार हैं।
फॉर्म के साथ डेटा रिकॉर्ड जोड़ें
वर्कशीट में रिकॉर्ड जोड़ना केवल डेटा को सही फॉर्म फ़ील्ड में टाइप करने का मामला है।
सही शीर्षकों के बगल में प्रपत्र फ़ील्ड में डेटा दर्ज करके कार्यपत्रक में पहला रिकॉर्ड जोड़ें:
- छात्र आईडी: SA267-567
- अंतिम नाम: जोन्स
- प्रारंभिक: बी.
- उम्र: 21
- कार्यक्रम: भाषाएं
एक क्षेत्र से दूसरे क्षेत्र में जाने के लिए टैब दबाएं। कार्यपत्रक में रिकॉर्ड जोड़ने और दूसरे रिकॉर्ड के लिए फ़ील्ड साफ़ करने के लिए नया चुनें।
कार्यपत्रक में दूसरा रिकॉर्ड जोड़ें:
- छात्र आईडी: SA267-211
- अंतिम नाम: विलियम्स
- प्रारंभिक: जे.
- उम्र: 19
- कार्यक्रम: विज्ञान
रिकॉर्ड जोड़ने के बाद नया चुनें।
समान डेटा दर्ज करते समय जैसे छात्र आईडी नंबर (केवल डैश के बाद की संख्याएं अलग हैं), डेटा प्रविष्टि को गति देने के लिए कॉपी और पेस्ट का उपयोग करें।
शेष रिकॉर्ड्स को ट्यूटोरियल डेटाबेस में जोड़ने के लिए, नीचे दी गई इमेज में दिखाए गए डेटा को सेल्स A4 से E11 में दर्ज करने के लिए फॉर्म का उपयोग करें।.
फॉर्म के डेटा टूल्स का उपयोग करें
चूंकि वर्कशीट में अधिक रिकॉर्ड जोड़े जाते हैं, इसलिए डेटा की अखंडता को बनाए रखना महत्वपूर्ण है। डेटा त्रुटियों को ठीक करके, रिकॉर्ड को अपडेट करके, अप्रचलित रिकॉर्ड को हटाकर और डुप्लिकेट रिकॉर्ड को हटाकर डेटा को अद्यतित और प्रासंगिक बनाए रखें।
डेटा एंट्री फॉर्म में कई टूल होते हैं जो डेटाबेस से रिकॉर्ड को ढूंढना, सही करना और हटाना आसान बनाते हैं। ये उपकरण प्रपत्र के दाईं ओर पाए जाते हैं और इसमें शामिल हैं:
- पिछला खोजें और अगला खोजें: वर्कशीट में एक बार में एक रिकॉर्ड आगे और पीछे स्क्रॉल करें।
- हटाएं: कार्यपत्रक से रिकॉर्ड हटाएं।
- पुनर्स्थापित करें: रिकॉर्ड में परिवर्तन पूर्ववत करें। प्रपत्र में रिकॉर्ड प्रदर्शित होने पर पुनर्स्थापना कार्य करता है। जब कोई अन्य रिकॉर्ड एक्सेस किया जाता है या फॉर्म बंद हो जाता है, तो पुनर्स्थापना निष्क्रिय हो जाती है।
- मानदंड: विशिष्ट मानदंडों, जैसे नाम, आयु, या कार्यक्रम के आधार पर रिकॉर्ड के लिए वर्कशीट खोजें।
एक फ़ील्ड नाम का उपयोग करके रिकॉर्ड खोजें
यहां एक कॉलम शीर्षक, जैसे अंतिम नाम, आयु, या प्रोग्राम का उपयोग करके रिकॉर्ड के लिए डेटाबेस खोजने के लिए डेटा एंट्री फॉर्म का उपयोग करने का तरीका बताया गया है।
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डेटा प्रविष्टि फॉर्म में, मानदंड चुनें।
Image जब आप मानदंड चुनते हैं, तो फ़ॉर्म फ़ील्ड फ़ॉर्म से साफ़ हो जाते हैं; कार्यपत्रक से कोई रिकॉर्ड नहीं हटाया जाता है।
- कर्सर को कार्यक्रम टेक्स्ट बॉक्स में रखें और कला कार्यक्रम में नामांकित सभी छात्रों को खोजने के लिए Arts टाइप करें।
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चुनें अगला खोजें
Image -
खोज मानदंड से मेल खाने वाले पहले रिकॉर्ड का डेटा फॉर्म में दिखाई देता है।
Image रिकॉर्ड में बदलाव करने के लिए, मौजूदा टेक्स्ट को हटा दें और सही डेटा दर्ज करें।
- खोज मानदंड से मेल खाने वाले अतिरिक्त रिकॉर्ड प्रदर्शित करने के लिए अगला खोजें चुनें।
एकाधिक फ़ील्ड नामों का उपयोग करके रिकॉर्ड खोजें
फॉर्म का उपयोग कई मानदंडों का उपयोग करके रिकॉर्ड खोजने के लिए भी किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, उन छात्रों को खोजने के लिए जिनकी आयु 18 वर्ष है और कला कार्यक्रम में नामांकित हैं। फॉर्म में केवल वही रिकॉर्ड प्रदर्शित होते हैं जो दोनों मानदंडों से मेल खाते हैं।
- चयन करें मानदंड.
- कर्सर को आयु टेक्स्ट बॉक्स में रखें और 18 टाइप करें।
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कर्सर को कार्यक्रम टेक्स्ट बॉक्स में रखें और Arts टाइप करें।
Image - चुनें अगला खोजें।
- खोज मानदंड से मेल खाने वाले पहले रिकॉर्ड का डेटा फॉर्म में दिखाई देता है।
- खोज मानदंड से मेल खाने वाले अतिरिक्त रिकॉर्ड प्रदर्शित करने के लिए अगला खोजें चुनें।
