ऑनलाइन संचार विधियों के प्रसार के बावजूद, 2019 में हर दिन लगभग 300 बिलियन ईमेल भेजे जाने के साथ, ईमेल सबसे लोकप्रिय बना हुआ है। चाहे आप ईमेल के लिए बिल्कुल नए हों या दशकों से इसका उपयोग कर रहे हों, सुनिश्चित करें कि आप ' ईमेल शिष्टाचार के नियमों का पालन कर रहे हैं।
भेजने से पहले अपने संदेश की समीक्षा करें
अपने प्राप्तकर्ताओं के पते दर्ज करने के बाद, एक उपयुक्त विषय पंक्ति बनाएं, अपना संदेश लिखें, और कुछ सहायक दस्तावेज़ संलग्न करें, वापस जाएं और सुनिश्चित करें कि आपने सब कुछ ठीक किया है:
- संदेश की समीक्षा करें। क्या कुछ अस्पष्ट है? क्या कोई व्याकरण संबंधी त्रुटियां या टाइपो हैं? क्या आपने वो सब कुछ कह दिया जो आप कहना चाहते थे?
- अपने स्रोतों की जांच करें। क्या किसी बाहरी स्रोत का लिंक आपके अर्थ को स्पष्ट करेगा? क्या कोई लिंक आपके प्राप्तकर्ता को जल्दी से एक वेबसाइट खोजने में मदद करेगा?
- प्राप्तकर्ताओं के नाम देखें। क्या आप एक महत्वपूर्ण व्यक्ति को भूल गए जिसे संदेश देखने की आवश्यकता है? क्या आपने किसी ऐसे व्यक्ति को जोड़ा जिसे संदेश नहीं देखना चाहिए?
- अपना पता देखें। यदि आपके पास एक से अधिक हैं, तो संदेश के उद्देश्य के लिए सबसे उपयुक्त से संदेश भेजना सुनिश्चित करें।
- संदेश प्राथमिकता निर्धारित करें। क्या संदेश को महत्वपूर्ण के रूप में टैग करने की आवश्यकता है?
- सहायक दस्तावेज़ जोड़ें। क्या आप अटैचमेंट भूल गए?
हमेशा सभी को जवाब न दें
आपको पता होना चाहिए कि कब और कब सभी को ग्रुप ईमेल का रिप्लाई करना है। अगर मूल ईमेल में सभी (जिसका आप जवाब दे रहे हैं) को यह जानना है कि आपको क्या कहना है, तो सभी को जवाब दें का उपयोग करें।
उदाहरण के लिए, व्यक्ति ए आपको और व्यक्ति बी को ईमेल करता है कि कंपनी के साथ अपने बॉस की 10 साल की सालगिरह कैसे मनाएं। आपकी प्रतिक्रिया व्यक्ति A और व्यक्ति B दोनों के लिए प्रासंगिक है, इसलिए उन दोनों को उत्तर देने के लिए सभी को उत्तर दें का उपयोग करें।
अगर कोई आपको और 20 अन्य दोस्तों को ईमेल के माध्यम से पार्टी का निमंत्रण भेजता है, तो आपकी प्रतिक्रिया अन्य मेल प्राप्तकर्ताओं के लिए प्रासंगिक नहीं है, इसलिए केवल मूल प्रेषक को प्रतिक्रिया भेजने के लिए उत्तर का उपयोग करें।
प्रभावी विषय पंक्तियाँ लिखें
एक अच्छा ईमेल विषय लिखने की कुंजी यह सुनिश्चित करना है कि यह आपके संदेश के सार को संक्षेप में कैप्चर करे। यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं:
- बिक्री बैठक 3:00 करने के लिए परिवर्तित
- हैलोवीन पार्टी का निमंत्रण
- वेबसाइट पाठ संशोधन
- इस सप्ताह के शीर्ष 20 वीडियो चयन
- आपकी नई सदस्यता का विवरण
- आपकी नियुक्ति की पुष्टि
- फंडरेज़िंग इवेंट वालंटियर्स के लिए अनुरोध
विषय पंक्तियों को और अधिक प्रभावी बनाने के लिए, वह क्रिया शामिल करें जो आप प्राप्तकर्ताओं को करना चाहते हैं, जैसे:
- हैलोवीन पार्टी आमंत्रण - 11 मई तक प्रतिसाद करें
- वेबसाइट पाठ संशोधन - मंगलवार तक अनुमोदन की आवश्यकता है
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जब आप किसी और के ईमेल संदेश को अग्रेषित करते हैं, तो नए प्राप्तकर्ता को समझाएं कि आप ऐसा क्यों कर रहे हैं और आप उनसे कैसे लाभ की उम्मीद करते हैं। उदाहरण के लिए, मान लें कि कोई क्लाइंट, Jay, आपको एक प्रश्न भेजता है, और आपको उसका उत्तर नहीं पता है। अपने सहयोगी, सारा को संदेश अग्रेषित करें, एक नोट के साथ, "सारा, जय अपने मोबाइल डिवाइस से हमारे पोर्टल में लॉग इन करने की प्रक्रिया जानना चाहता है। विवरण के लिए नीचे देखें। क्या आप मदद कर सकते हैं?"
स्पष्ट करें कि आप सीसी क्यों
यदि आप किसी ईमेल संदेश पर किसी को सीसी करते हैं, तो प्राथमिक प्राप्तकर्ता को समझाएं कि आप ऐसा कर रहे हैं, और क्यों। उदाहरण के लिए, मान लें कि जेना आपके बुक क्लब में शामिल होना चाहती है, और आप उसे इसके बारे में जानकारी भेज रहे हैं। आप बुक क्लब लीडर, ऐन को सीसी करेंगे और जेन्ना को लिखेंगे, "मैं अपने लीडर, ऐन को सीसी कर रहा हूं, ताकि वह देख सके कि मैं आपको क्या भेज रहा हूं और जो कुछ भी मैंने छोड़ा है उसे भर दें।" जब आप इस प्रक्रिया का उपयोग करते हैं, तो ऐन यह भी जानती है कि उसे संदेश की एक प्रति क्यों प्राप्त हो रही है।
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ईमेल संदेश मेल या स्पैम फिल्टर में खो सकते हैं। शिष्टाचार के रूप में, विशेष रूप से महत्वपूर्ण संदेशों के साथ (जैसे कि अटैचमेंट वाले या समय सीमा के साथ करने वाले), प्रेषक को यह बताने के लिए एक छोटा नोट लिखें कि उनका ईमेल प्राप्त हुआ था। उदाहरण के लिए, यदि आपका बॉस आपको काम करने के लिए कोई नया प्रोजेक्ट भेजता है, तो जवाब दें, "समझ गया, मैं कल शुरू कर दूंगा।"
संक्षिप्त शब्दों का संयम से प्रयोग करें
हर कोई हर संक्षिप्त नाम नहीं जानता है, इसलिए जितना संभव हो उतना कम उपयोग करें, और केवल तभी जब आप सुनिश्चित हों कि प्राप्तकर्ता जानता है कि उनका क्या मतलब है। ऐसे कई योग हैं जो आमतौर पर व्यावसायिक ईमेल पत्राचार में उपयोग किए जाते हैं। यहाँ कुछ हैं:
- जल्द से जल्द: जितनी जल्दी हो सके
- बीटीडब्ल्यू: वैसे
- ईओडी: दिन का अंत
- EOM: संदेश का अंत (आमतौर पर विषय पंक्ति में यह इंगित करने के लिए उपयोग किया जाता है कि अनुसरण करने के लिए कोई ईमेल निकाय नहीं है)
- ईओडब्ल्यू: सप्ताह का अंत
- FYI: आपकी जानकारी के लिए
- IMO: मेरी राय में
- OOO: कार्यालय से बाहर
- वाई/एन: हां या नहीं
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चूंकि आपको ईमेल में चेहरे के भाव और आवाज के लहजे का संदर्भ नहीं मिलता है, यह व्यंग्य या हास्य व्यक्त करने का एक अच्छा माध्यम नहीं है, खासकर उन प्राप्तकर्ताओं के साथ जिन्हें आप अच्छी तरह से नहीं जानते हैं। अपने संदेश को सरल और सीधे तौर पर व्यक्त करें, कम से कम जब तक आप प्राप्तकर्ता को बेहतर तरीके से नहीं जान पाते। यदि आप वास्तव में स्वयं की सहायता नहीं कर सकते हैं, तो यह दर्शाने के लिए कि आप मज़ाक कर रहे हैं, एक मुस्कुराता या हँसता हुआ इमोटिकॉन शामिल करें।
एक उपयुक्त अंत चुनें
कभी-कभी यह जानना मुश्किल होता है कि ईमेल संदेश को कैसे समाप्त किया जाए। यहां स्थिति के आधार पर कुछ सुझाव दिए गए हैं:
- धन्यवाद या बहुत-बहुत धन्यवाद: यदि आप एक एहसान मांग रहे हैं।
- प्यार या हग्स: अगर प्राप्तकर्ता कोई दोस्त या परिवार का सदस्य है।
- चीयर्स या सर्वश्रेष्ठ: यदि प्राप्तकर्ता एक आकस्मिक परिचित है।
- ईमानदारी से: यदि आपका संदेश औपचारिक है।
- सर्वश्रेष्ठ सादर या सदर सादर: यदि आप एक औपचारिक व्यावसायिक स्वर बनाए रखना चाहते हैं।
