Excel में पंक्तियों और स्तंभों को समूहित करने से आप वर्कशीट के अनुभागों को संक्षिप्त और विस्तृत कर सकते हैं। यह बड़े और जटिल डेटासेट को समझने में बहुत आसान बना सकता है। दृश्य कॉम्पैक्ट और व्यवस्थित हो जाते हैं। यह लेख आपको अपने डेटा को समूहबद्ध करने और देखने का चरण-दर-चरण दिखाता है।
इस लेख में दिए गए निर्देश एक्सेल 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 पर लागू होते हैं; माइक्रोसॉफ्ट 365 के लिए एक्सेल, मैक के लिए एक्सेल ऑनलाइन और एक्सेल।
एक्सेल में ग्रुपिंग
आप शामिल करने के लिए पंक्तियों और स्तंभों को मैन्युअल रूप से चुनकर समूह बना सकते हैं, या आप डेटा के समूहों का स्वचालित रूप से पता लगाने के लिए एक्सेल प्राप्त कर सकते हैं। बहु-स्तरीय पदानुक्रम बनाने के लिए समूहों को अन्य समूहों के अंदर भी नेस्ट किया जा सकता है।एक बार जब आपका डेटा समूहीकृत हो जाता है, तो आप व्यक्तिगत रूप से समूहों को विस्तृत और संक्षिप्त कर सकते हैं, या आप पदानुक्रम में दिए गए स्तर पर सभी समूहों को विस्तृत और संक्षिप्त कर सकते हैं।
समूह बड़ी और जटिल स्प्रैडशीट को नेविगेट करने और देखने का वास्तव में उपयोगी तरीका प्रदान करते हैं। वे महत्वपूर्ण डेटा पर ध्यान केंद्रित करना बहुत आसान बनाते हैं। यदि आपको जटिल डेटा की समझ बनाने की आवश्यकता है तो आपको निश्चित रूप से समूह का उपयोग करना चाहिए और Excel के लिए Power Pivot से भी लाभ हो सकता है।
मैन्युअल रूप से ग्रुप पंक्तियों में एक्सेल का उपयोग कैसे करें
एक्सेल समूह पंक्तियाँ बनाने के लिए, सबसे सरल तरीका है कि पहले उन पंक्तियों का चयन करें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं, फिर उन्हें एक समूह में बनाएँ।
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पंक्तियों के उस समूह के लिए जिसे आप समूह बनाना चाहते हैं, पहली पंक्ति संख्या का चयन करें और समूह में सभी पंक्तियों का चयन करने के लिए अंतिम पंक्ति संख्या तक नीचे खींचें।
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डेटा टैब चुनें > समूह > समूह पंक्तियाँ, या बसचुनें समूह , इस पर निर्भर करता है कि आप एक्सेल के किस संस्करण का उपयोग कर रहे हैं।
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पंक्ति संख्याओं के बाईं ओर एक पतली रेखा दिखाई देगी, जो समूहबद्ध पंक्तियों की सीमा को दर्शाती है।
Image ग्रुप को छोटा करने के लिए माइनस (-) चुनें। एक और दो नंबर वाले छोटे बॉक्स भी इस क्षेत्र के शीर्ष पर दिखाई देते हैं, यह दर्शाता है कि वर्कशीट में अब इसके पदानुक्रम में दो स्तर हैं: समूह और समूहों के भीतर अलग-अलग पंक्तियाँ।
- पंक्तियों को समूहीकृत किया गया है और अब आवश्यकतानुसार संक्षिप्त और विस्तारित किया जा सकता है। इससे केवल प्रासंगिक डेटा पर ध्यान केंद्रित करना बहुत आसान हो जाता है।
एक्सेल में मैन्युअल रूप से कॉलम कैसे समूहित करें
एक्सेल समूह कॉलम बनाने के लिए, चरण लगभग पंक्तियों के लिए ऐसा करने के समान ही हैं।
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स्तंभों के समूह के लिए जिसे आप समूह बनाना चाहते हैं, पहले स्तंभ अक्षर का चयन करें और अंतिम स्तंभ अक्षर पर दाएँ खींचें, जिससे समूह के सभी स्तंभों का चयन किया जा सके।
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डेटा टैब चुनें > समूह > समूह कॉलम, याचुनें ग्रुप , इस पर निर्भर करता है कि आप एक्सेल के किस संस्करण का उपयोग कर रहे हैं।
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स्तंभ अक्षरों के ऊपर एक पतली रेखा दिखाई देगी। यह रेखा समूहीकृत स्तंभों की सीमा को इंगित करती है।
Image ग्रुप को छोटा करने के लिए माइनस (-) चुनें। संख्या एक और दो वाले छोटे बॉक्स भी इस क्षेत्र के शीर्ष पर दिखाई देते हैं, यह दर्शाता है कि वर्कशीट में अब स्तंभों के साथ-साथ पंक्तियों के लिए इसके पदानुक्रम में दो स्तर हैं।
- पंक्तियों को समूहीकृत किया गया है और अब आवश्यकतानुसार संक्षिप्त और विस्तारित किया जा सकता है।
एक्सेल समूह कॉलम और पंक्तियों को स्वचालित रूप से कैसे बनाएं
जबकि आप अपने दस्तावेज़ में प्रत्येक समूह बनाने के लिए उपरोक्त चरणों को दोहरा सकते हैं, एक्सेल स्वचालित रूप से डेटा के समूहों का पता लगा सकता है और यह आपके लिए कर सकता है। एक्सेल ऐसे समूह बनाता है जहाँ सूत्र कोशिकाओं की एक सतत श्रेणी का संदर्भ देते हैं। यदि आपकी वर्कशीट में कोई सूत्र नहीं है, तो एक्सेल स्वचालित रूप से समूह नहीं बना पाएगा।
डेटा टैब चुनें > ग्रुप > ऑटो आउटलाइन और एक्सेल ग्रुप बनाएगा तेरे लिए। इस उदाहरण में, एक्सेल ने पंक्तियों के प्रत्येक समूह को सही ढंग से पहचाना। चूंकि प्रत्येक व्यय श्रेणी के लिए कोई वार्षिक योग नहीं है, इसलिए इसने स्वचालित रूप से स्तंभों को समूहीकृत नहीं किया है।
यह विकल्प एक्सेल ऑनलाइन में उपलब्ध नहीं है, यदि आप एक्सेल ऑनलाइन का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको मैन्युअल रूप से समूह बनाने होंगे।
एक्सेल में एक बहु-स्तरीय समूह पदानुक्रम कैसे बनाएं
पिछले उदाहरण में, आय और व्यय की श्रेणियों को एक साथ समूहीकृत किया गया था। प्रत्येक वर्ष के सभी डेटा को समूहीकृत करना भी समझ में आता है। आप इसे उन्हीं चरणों को लागू करके मैन्युअल रूप से कर सकते हैं जैसे आपने पहले स्तर के समूह बनाने के लिए उपयोग किया था।
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शामिल की जाने वाली सभी पंक्तियों का चयन करें।
Image - डेटा टैब चुनें > समूह > समूह पंक्तियाँ, याचुनें समूह , इस पर निर्भर करता है कि आप एक्सेल के किस संस्करण का उपयोग कर रहे हैं।
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मौजूदा समूहों का प्रतिनिधित्व करने वाली पंक्तियों के बाईं ओर एक और पतली रेखा दिखाई देगी और पंक्तियों के नए समूह की सीमा का संकेत देगी।नए समूह में दो मौजूदा समूह शामिल हैं और अब इस क्षेत्र के शीर्ष पर तीन छोटे संख्या वाले बॉक्स हैं, जो दर्शाता है कि कार्यपत्रक के पदानुक्रम में अब तीन स्तर हैं।
Image - स्प्रेडशीट में अब समूहों के दो स्तर हैं, समूहों के भीतर अलग-अलग पंक्तियों के साथ।
स्वचालित रूप से बहु-स्तरीय पदानुक्रम कैसे बनाएं
Excel बहु-स्तरीय समूहों का पता लगाने के लिए सूत्रों का उपयोग करता है, जैसे यह व्यक्तिगत समूहों का पता लगाने के लिए उनका उपयोग करता है। यदि कोई सूत्र समूह को परिभाषित करने वाले अन्य सूत्रों में से एक से अधिक का संदर्भ देता है, तो यह इंगित करता है कि ये समूह एक पैरेंट समूह का हिस्सा हैं।
नकदी प्रवाह के उदाहरण को ध्यान में रखते हुए, यदि हम प्रत्येक वर्ष में एक सकल लाभ पंक्ति जोड़ते हैं, जो कि केवल आय घटा व्यय है, तो यह एक्सेल को यह पता लगाने की अनुमति देता है कि प्रत्येक वर्ष एक समूह है और आय और व्यय हैं इनके भीतर उप-समूह।इन बहु-स्तरीय समूहों को स्वचालित रूप से बनाने के लिए डेटा टैब > समूह > ऑटो आउटलाइन चुनें।
समूहों का विस्तार और संक्षिप्तीकरण कैसे करें
पंक्तियों और/या स्तंभों के इन समूहों को बनाने का उद्देश्य यह है कि यह स्प्रैडशीट के क्षेत्रों को छिपाने की अनुमति देता है, जिससे संपूर्ण स्प्रैडशीट का स्पष्ट अवलोकन मिलता है।
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सभी पंक्तियों को संक्षिप्त करने के लिए, पंक्ति संख्याओं के बाईं ओर क्षेत्र के शीर्ष पर नंबर 1 बॉक्स चुनें।
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समूहों के पहले स्तर का विस्तार करने और दूसरे स्तर के समूहों को दृश्यमान बनाने के लिए नंबर दो बॉक्स चुनें। दूसरे स्तर के समूहों के भीतर अलग-अलग पंक्तियाँ छिपी रहती हैं।
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समूहों के दूसरे स्तर का विस्तार करने के लिए नंबर तीन बॉक्स का चयन करें ताकि इन समूहों के भीतर अलग-अलग पंक्तियाँ भी दिखाई दें।
Image व्यक्तिगत समूहों का विस्तार और पतन भी संभव है। ऐसा करने के लिए, प्लस (+) या माइनस (-) चुनें जो एक ऐसे समूह को चिह्नित करता है जो या तो ढह गया है या विस्तारित हो गया है। इस तरह, पदानुक्रम में विभिन्न स्तरों पर समूहों को आवश्यकतानुसार देखा जा सकता है।
