आपने अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट में बहुत काम किया है, इसे खिसकने न दें क्योंकि आप इसे सहेजना भूल गए हैं। अगली बार जब आपको उस महत्वपूर्ण फ़ाइल की आवश्यकता हो, तो अपने कार्य को सुरक्षित और सहेजे रखने के लिए इन युक्तियों का उपयोग करें। जब आप अपना काम साझा करना चाहते हैं, तो कार्यपुस्तिका को पीडीएफ प्रारूप में सहेजें।
इस आलेख में निर्देश एक्सेल 2019, 2016, 2013, 2010 पर लागू होते हैं; माइक्रोसॉफ्ट 365 के लिए एक्सेल और मैक के लिए एक्सेल।
एक्सेल सेव शॉर्टकट की का उपयोग करें
एक्सेल में फाइल को सेव करने के तीन तरीके हैं:
- चुनें फ़ाइल > इस रूप में सेव करें । एक्सेल 2019 में, फाइल > एक कॉपी सेव करें चुनें।
- त्वरित पहुंच टूलबार पर सहेजें चुनें।
- Ctrl+ S शॉर्टकट कुंजी का उपयोग करें।
यदि आप मैक पर काम करते हैं, तो कंट्रोल कुंजी के बजाय कमांड कुंजी का उपयोग करें।
अगर फ़ाइल पहले सेव की गई है, तो सेव होने पर पॉइंटर एक घंटे के आइकॉन में बदल जाता है। यदि कार्यपुस्तिका को पहली बार सहेजा जा रहा है, तो इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स खुलता है।
पहली बार बचाओ
जब कोई फ़ाइल पहली बार सहेजी जाती है, तो जानकारी के दो टुकड़े इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स में निर्दिष्ट किए जाने चाहिए। फ़ाइल के लिए एक नाम दर्ज करें और वह स्थान चुनें जहाँ इसे सहेजा जाएगा।
फ़ाइल नामों में रिक्त स्थान सहित 255 वर्ण तक हो सकते हैं।
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डेटा को बचाने के लिए Ctrl+S का उपयोग करना एक आसान तरीका है। डेटा खोने से बचने के लिए, कम से कम हर पांच मिनट में इस शॉर्टकट का बार-बार उपयोग करें।
पिन सेव लोकेशन
यदि आप एक्सेल में कुछ फाइलों या फ़ोल्डरों को बार-बार खोलते हैं, तो उन्हें हाल ही में खोली गई फाइलों की सूची में पिन करें। यह स्थान को हाल की सूची के शीर्ष पर आसानी से पहुँचा जा सकता है।
पिन किए जा सकने वाले स्थानों की संख्या की कोई सीमा नहीं है। सेव लोकेशन पिन करने के लिए:
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किसी फ़ोल्डर को पिन करने के लिए, फ़ाइल > इस रूप में सहेजें चुनें।
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चुनेंहाल ही का और, विंडो के दाईं ओर, उस कार्यपुस्तिका या फ़ोल्डर पर होवर करें जिसे आप पिन करना चाहते हैं। उस स्थान के लिए पुश पिन की एक छोटी क्षैतिज छवि दिखाई देती है।
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उस स्थान के लिए पिन चुनें। फ़ोल्डर को पिन की गई सूची में ले जाया जाता है और क्षैतिज पुश पिन एक लंबवत पुश पिन में बदल जाता है।
Image - किसी स्थान को अनपिन करने के लिए, वर्टिकल पुश पिन का चयन करें ताकि इसे वापस क्षैतिज पिन में बदला जा सके और पिन की गई सूची से हटा दिया जा सके।
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जब आप किसी वर्कशीट या पूरी वर्कबुक की कॉपी चाहते हैं जिसे कोई भी एडिट नहीं कर सकता है और हर कोई आपकी एक्सेल फाइल को पीडीएफ फॉर्मेट में देख, कन्वर्ट या सेव कर सकता है। एक पीडीएफ फाइल (पोर्टेबल डॉक्यूमेंट फॉर्मेट) दूसरों को मूल प्रोग्राम की आवश्यकता के बिना दस्तावेजों को देखने की अनुमति देती है, जैसे कि एक्सेल, उनके कंप्यूटर पर स्थापित। इसके बजाय, उपयोगकर्ता फ़ाइल को एक मुफ़्त PDF रीडर प्रोग्राम जैसे Adobe Acrobat Reader के साथ खोलते हैं।
सक्रिय वर्कशीट को पीडीएफ फॉर्मेट में सेव करना
पीडीएफ प्रारूप में फ़ाइल को सहेजते समय, डिफ़ॉल्ट रूप से केवल वर्तमान, या सक्रिय कार्यपत्रक (स्क्रीन पर कार्यपत्रक) सहेजा जाता है।
किसी एक्सेल वर्कशीट को पीडीएफ फॉर्मेट में सेव करने के लिए:
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चुनें फ़ाइल.
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इस रूप में सहेजें विंडो खोलने के लिए इस रूप में सहेजें चुनें।
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वह स्थान चुनें जहाँ आप फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं।
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फ़ाइल के लिए एक नाम दर्ज करें।
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Save as type डाउन एरो चुनें।
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खोजने के लिए सूची में स्क्रॉल करें और चुनें PDF (.pdf)।
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फाइल को पीडीएफ फॉर्मेट में सेव करने और विंडो बंद करने के लिए सेव चुनें।
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एक संपूर्ण कार्यपुस्तिका को PDF प्रारूप में सहेजें
डिफॉल्ट इस रूप में सहेजें विकल्प केवल वर्तमान वर्कशीट को पीडीएफ प्रारूप में सहेजता है। अपनी संपूर्ण कार्यपुस्तिका को PDF फ़ाइल के रूप में सहेजने के लिए इन चरणों का पालन करें:
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चुनें फ़ाइल > इस रूप में सेव करें।
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इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स खोलने के लिए ब्राउज़ करें चुनें।
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ड्रॉप-डाउन सूची खोलने के लिए
Save as type चुनें और PDF चुनें। विकल्प बटन इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स में दिखाई देता है।
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विकल्प संवाद बॉक्स खोलने के लिए विकल्प चुनें।
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चुनें संपूर्ण कार्यपुस्तिका किस अनुभाग में प्रकाशित करें।
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इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स पर लौटने के लिए ठीक चुनें।
Image - कार्यपुस्तिका को पीडीएफ प्रारूप में सहेजने के लिए सहेजें चुनें और डायलॉग बॉक्स बंद करें।
OneDrive में स्वतः सहेजें
यदि आप Microsoft 365 का उपयोग करते हैं, तो जब आप अपने OneDrive क्लाउड संग्रहण खाते में फ़ाइलें सहेजना चुनते हैं, तो Excel स्वचालित रूप से आपके कार्य को सहेज लेता है। जब आपकी फ़ाइलें OneDrive में सहेजी जाती हैं, तो दस्तावेज़ हर कुछ सेकंड में स्वचालित रूप से सहेजे जाते हैं, जिससे आपको लगातार सहेजें या शॉर्टकट कुंजियों का उपयोग करने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है।
ऑटोसेव फ़ंक्शन के काम करने के लिए, दस्तावेज़ों को अपने वनड्राइव फ़ोल्डर में किसी स्थान पर सहेजें। ऑटोसेव फ़ंक्शन आपके पीसी या मैक पर किसी भी स्थान के साथ काम नहीं करता है।
यदि आपके पास Microsoft 365 है और अपनी फ़ाइलें OneDrive में सहेजते हैं, तो Excel स्क्रीन के ऊपरी-बाएँ कोने में टॉगल स्विच का चयन करके स्वतः सहेजें सक्षम करें. सक्षम होने पर, स्विच ऑन कहेगा। सुविधा को बंद करने और अपना काम मैन्युअल रूप से सहेजने के लिए, इसे बंद में बदलें।
