जब आप अक्सर समान ईमेल भेजते हैं, तो इनमें से किसी एक संदेश को पहले आउटलुक में संदेश टेम्पलेट के रूप में सहेजें। फिर, खरोंच से ईमेल बनाने के बजाय, एक टेम्पलेट से शुरू करें और इसे अपने ईमेल प्राप्तकर्ता को फिट करने के लिए अनुकूलित करें। आप समय की बचत करेंगे और अपने ईमेल कार्यों में अधिक कुशल बनेंगे।
इस लेख में दिए गए निर्देश आउटलुक 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 पर लागू होते हैं; और माइक्रोसॉफ्ट 365 के लिए आउटलुक।
आउटलुक में एक ईमेल टेम्प्लेट (नए संदेशों के लिए) बनाएं
आउटलुक में एक संदेश को टेम्पलेट के रूप में सहेजने के लिए:
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नया ईमेल संदेश बनाएं। होम > नया ईमेल चुनें, या Ctrl+N दबाएं।
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एक विषय दर्ज करें यदि आप अपने संदेश टेम्पलेट के लिए एक का उपयोग करना चाहते हैं।
Image आप आउटलुक में बिना डिफॉल्ट सब्जेक्ट के ईमेल टेम्प्लेट को सेव कर सकते हैं।
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पाठ, चित्र और अन्य तत्व दर्ज करें जिन्हें आप ईमेल संदेश टेम्पलेट में दिखाना चाहते हैं।
Image यदि आपने पहले आउटलुक में एक ईमेल हस्ताक्षर बनाया है तो कोई भी हस्ताक्षर हटा दें जो आपके द्वारा एक नया संदेश बनाते समय स्वचालित रूप से जुड़ जाता है।
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अपना ईमेल टेम्प्लेट सेट करने के बाद, फ़ाइल > इस रूप में सहेजें चुनें। Outlook 2007 में, ऑफ़िस बटन > इस रूप में सहेजें चुनें।
Image - फ़ाइल नाम दर्ज करें।
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Save as type ड्रॉपडाउन एरो चुनें, फिर Outlook Template (.oft) चुनें। आउटलुक 2007 में, Save as type ड्रॉपडाउन एरो का चयन करें, फिर Outlook Template चुनें।
Image - चुनें सहेजें।
- मूल ईमेल बंद करें।
आउटलुक में एक टेम्पलेट का उपयोग करके एक ईमेल लिखें
आउटलुक में संदेश टेम्पलेट का उपयोग करके एक नया संदेश लिखने के लिए (उत्तरों के लिए नीचे देखें):
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होम टैब चुनें, फिर नए आइटम > अधिक आइटम >चुनें फॉर्म चुनें । आउटलुक 2007 में, टूल्स > फॉर्म > चुनें फॉर्म चुनें।
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फॉर्म चुनें डायलॉग बॉक्स में, लुक इन ड्रॉपडाउन एरो चुनें, फिर फाइल में यूजर टेम्प्लेट चुनें सिस्टम.
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उस टेम्पलेट का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
Image - चुनें खुला।
आउटलुक में त्वरित उत्तरों के लिए एक सरल ईमेल टेम्प्लेट बनाएं
आउटलुक में उत्तरों के लिए एक टेम्प्लेट सेट करने के लिए:
- होम टैब चुनें।
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त्वरित कदम समूह में, नया बनाएं चुनें।
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नाम टेक्स्ट बॉक्स में, उत्तर टेम्पलेट के लिए एक वर्णनात्मक नाम दर्ज करें।
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चुनेंएक क्रिया चुनें ड्रॉपडाउन तीर।
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प्रतिसाद अनुभाग में, उत्तर चुनें।
Image नए संदेशों के लिए एक साधारण टेम्पलेट सेट करने के लिए जिसमें एक डिफ़ॉल्ट प्राप्तकर्ता शामिल है, नया संदेश चुनें।
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चुनेंविकल्प दिखाएं ।
Image - पाठ टेक्स्ट बॉक्स में, अपने उत्तर के लिए संदेश दर्ज करें। एक हस्ताक्षर अवश्य शामिल करें।
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महत्व ड्रॉपडाउन तीर का चयन करें और मूल संदेश के स्तर की परवाह किए बिना अपने उत्तर को सामान्य महत्व के साथ देने के लिए सामान्य चुनें।
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वैकल्पिक रूप से, चुनें1 मिनट की देरी के बाद स्वचालित रूप से भेजें। संदेश स्वचालित रूप से आउटबॉक्स में जाता है और 1 मिनट के लिए आउटबॉक्स में रहता है। इस दौरान, आप इसे हटा सकते हैं या संपादन कर सकते हैं।
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आगे की कार्रवाइयां जोड़ने के लिए, कार्रवाई जोड़ें चुनें। उदाहरण के लिए, आउटलुक में ईमेल संदेश को अपने संग्रह फ़ोल्डर में ले जाने के लिए एक क्रिया जोड़ें या बॉयलरप्लेट उत्तर प्राप्त करने वाले संदेशों की पहचान करने के लिए इसे एक रंग के साथ वर्गीकृत करने के लिए एक क्रिया जोड़ें।
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कार्रवाई के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट जोड़ने के लिए, शॉर्टकट कुंजी ड्रॉपडाउन तीर चुनें, फिर एक शॉर्टकट चुनें।
Image - चुनें सहेजें । आउटलुक 2019 में, फिनिश चुनें।
आउटलुक में एक त्वरित उत्तर टेम्पलेट का उपयोग करके ईमेल का तेजी से उत्तर दें
पूर्व-निर्धारित त्वरित चरण टेम्पलेट के साथ उत्तर भेजने के लिए:
- उस संदेश का चयन करें जिसका आप उत्तर देना चाहते हैं। या तो संदेश को पठन फलक में या एक अलग विंडो में खोलें।
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यदि संदेश पठन फलक में प्रदर्शित होता है, तो होम टैब चुनें। यदि संदेश एक अलग विंडो में दिखाई देता है, तो संदेश टैब चुनें।
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त्वरित चरण समूह में, उत्तर टेम्पलेट त्वरित चरण का चयन करें। यदि आपने कार्रवाई के लिए एक कीबोर्ड शॉर्टकट परिभाषित किया है, तो संबंधित कीबोर्ड कुंजी दबाएं।
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ईमेल में आवश्यकतानुसार बदलाव करें, फिर भेजें चुनें।
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