SharePoint एक टीम या समूह के अन्य सदस्यों के साथ सहयोग करने का एक मंच है। इस लेख में, हम आपको सहकर्मियों और मित्रों के लिए कार्यात्मक और सहयोगी साइट बनाने, दस्तावेज़ अपलोड करने और साझा करने, और SharePoint साइट पृष्ठों में विजेट जोड़ने के बारे में बताएंगे।
शेयरपॉइंट साइट कैसे बनाएं
अपनी साइट बनाने में सक्षम होने से पहले आपको कुछ चीजों की आवश्यकता होगी:
- Microsoft 365 व्यवसाय खाते तक पहुँच, क्योंकि SharePoint उपभोक्ता खातों में शामिल नहीं है।
- आपकी साइट बनाने के लिए एक व्यवस्थापक। यदि आप एक व्यवस्थापक नहीं हैं, तो अपने व्यवस्थापक से आपके लिए एक साइट बनाने के लिए कहें।
शेयरपॉइंट साइट बनाने के लिए:
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एक व्यवस्थापक के रूप में Microsoft 365 में लॉग इन करें, फिर ऐप्स मेनू से SharePoint चुनें।
Image - बाएं-ऊर्ध्वाधर फलक में पृष्ठ चुनें, फिर साइट बनाएं चुनें।
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संवाद बॉक्स में टीम साइट चुनें।
संचार साइटें मुख्य रूप से घोषणाओं और अन्य सामग्री को प्रकाशित करने के लिए उपयोग की जाती हैं।
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अपनी साइट के लिए एक प्रारंभिक डिज़ाइन चुनें जो आपकी अन्य सामग्री से मेल खाता हो। चिंता न करें: आप स्टार्टर सामग्री को बाद में कभी भी समायोजित कर सकते हैं।
- अपनी साइट के नाम और विवरण सहित उसका विवरण दर्ज करें।
- सेटअप पूरा करने के लिए समाप्त करें चुनें। साइट बनाने के लिए SharePoint पृष्ठभूमि में काम करता है, और आप इसकी प्रगति पूरी तरह से देखेंगे।
अपना स्थान स्थापित करने के बाद, आपके पास कुछ उपलब्ध कार्यक्षमता होगी, जिनमें शामिल हैं:
- बातचीत: आपके समूह के लिए निजी संदेश बोर्ड।
- दस्तावेज़: यह वह जगह है जहां आप फ़ाइलें साझा करते हैं, और फ़ाइलों को अंदर और बाहर जांचते हैं।
- OneNote Notebook: आपकी टीम के साथी इस OneNote नोटबुक के साथ पृष्ठों में सामग्री बनाकर और सामग्री जोड़कर सहयोग कर सकते हैं।
- साइट पेज: आपकी टीम या समूह के लिए कस्टम वेब पेज।
शेयरपॉइंट दस्तावेज़ पुस्तकालयों का उपयोग कैसे करें
दस्तावेज़ लाइब्रेरी का उपयोग करके फ़ाइल साझा करना SharePoint साइटों पर आम है। दस्तावेज़ पुस्तकालयों में फ़ोल्डर और फ़ाइलें होती हैं जिन्हें आप देख और संपादित कर सकते हैं। दस्तावेज़ पुस्तकालय का उपयोग करने के लिए:
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बाएं-ऊर्ध्वाधर फलक में दस्तावेज़ चुनें।
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नए आइटम जोड़ने के लिए नया चुनें, जैसे कि फोल्डर या माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस फाइलें। वैकल्पिक रूप से, अन्य फ़ाइलों को वर्तमान लाइब्रेरी फ़ोल्डर में खींचें और छोड़ें; उन्हें Office फ़ाइलें होने की आवश्यकता नहीं है।
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किसी Microsoft Office फ़ाइल को उपयुक्त ऐप में खोलने के लिए उसे चुनें। गैर-कार्यालय फ़ाइल का चयन तीन चीजों में से एक करता है:
- अगर यह वेब के अनुकूल प्रारूप (उदाहरण के लिए, एक छवि या पीडीएफ) में है तो इसे पूर्वावलोकन के लिए खोलता है।
- यदि आप Windows का उपयोग कर रहे हैं तो एक प्रासंगिक ऐप में खुलता है (Windows SharePoint से बात करना जानता है)।
- इसे अपने कंप्यूटर पर डाउनलोड करें ताकि आप इसे संबंधित प्रोग्राम के साथ खोल सकें।
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जबकि आधुनिक वेब ऐप्स आपको एक सहयोगी के साथ एक फ़ाइल को एक साथ संपादित करने की अनुमति देते हैं, फिर भी आपके पास SharePoint में किसी फ़ाइल को "चेक आउट" करने की क्षमता होती है, जब आप उस पर काम कर रहे होते हैं, तो दूसरों को उस पर काम करने से रोकता है।
चेक आउट करने के लिए फ़ाइल चुनें, फिर ड्रॉप-डाउन सूची में चेक आउट चुनें। जब आप उस पर काम कर रहे हों तो किसी फ़ाइल की जाँच करने से कोई भी फ़ाइल का नया संस्करण सहेजने से रोकता है। अन्य उपयोगकर्ता अभी भी एक प्रति डाउनलोड कर सकते हैं और उस पर काम कर सकते हैं, लेकिन जब तक आप इसे सहेजकर वापस चेक इन नहीं करते, तब तक वे एक नया संस्करण नहीं बना सकते।
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शेयरपॉइंट साइट पेज कैसे बनाएं
शेयरपॉइंट के साइट पेज आपको वेब पेज बनाने की अनुमति देते हैं जिसमें टेक्स्ट और ग्राफिक जानकारी शामिल है। SharePoint साइट पृष्ठों और नियमित वेबसाइट पृष्ठों के बीच अंतर यह है कि केवल आपकी SharePoint टीम के लॉग इन सदस्य ही उन्हें देख सकते हैं। साइट पृष्ठ आपका अपना निजी इंटरनेट है।
अपनी SharePoint साइट पर नए पृष्ठ बनाने के लिए:
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बाएं-ऊर्ध्वाधर फलक में पृष्ठ चुनें।
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चुनें नया, फिर पेज प्रकारों में से चुनें:
- विकि पेज: वे पृष्ठ जिनमें टीम के विचार, नीतियां, दिशानिर्देश, सर्वोत्तम अभ्यास आदि शामिल हैं। एक SharePoint टीम सभी प्रकार की कंपनी जानकारी के लिंक तक पहुँचने के लिए विकी पृष्ठों का उपयोग कर सकती है।
- वेब पार्ट पेज: पूर्व-निर्धारित लेआउट, जो आपको आपके साइट पृष्ठों पर सभी प्रकार के गैजेट, डैशबोर्ड-शैली डालने देने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।
- साइट पेज: खाली पेज जो आप बनाते हैं, एक शीर्षक से शुरू करते हुए।
- लिंक: किसी वेबसाइट का लिंक जोड़ें।
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बन जाने के बाद, आपके संपादन के लिए पेज खुल जाता है। इसे एक नाम देकर शुरू करें। अतिरिक्त सामग्री वेब पार्ट के रूप में आती है, जिसे हम अगले भाग में कवर करेंगे।
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सहकर्मियों को अपने परिवर्तन उपलब्ध कराने के लिए
स्क्रीन के ऊपरी-दाएं हिस्से में प्रकाशित करें चुनें।
Image - अपने पृष्ठों को देखने के लिए बाएं-ऊर्ध्वाधर फलक में पृष्ठ चुनें।
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मौजूदा पृष्ठों को संपादित करने के लिए, पृष्ठ खोलें और बाएं फलक में संपादित करें चुनें।
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शेयरपॉइंट पेजों में वेब पार्ट कैसे जोड़ें
सर्वश्रेष्ठ SharePoint सुविधाओं में से एक "वेब पार्ट" या विजेट (विजेट) सुविधा है। यहां तक कि अगर आप केवल टेक्स्ट और ग्राफिक्स जोड़ना चाहते हैं, तो सामग्री को रखने के लिए आपको पहले एक वेब पार्ट जोड़ना होगा। वेब पार्ट में न्यूज़फ़ीड, टीम के सदस्यों की निर्देशिका या साइट पर हाल की गतिविधि की सूची जैसी चीज़ें शामिल हो सकती हैं।
यदि आपने एक पेज बनाया है, तो इसमें वेब पार्ट्स जोड़ने का तरीका बताया गया है:
- बाएं-ऊर्ध्वाधर फलक में पृष्ठ चुनें, फिर संपादित करने के लिए एक पृष्ठ चुनें, और संपादित करें चुनें।
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किसी पेज पर वेब पार्ट्स जोड़ने के लिए प्लस (+) चिह्न चुनें।
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एक पॉप-अप मेनू उपलब्ध वेब भागों की सूची प्रदर्शित करता है। संपूर्ण सूची ब्राउज़ करें, या कीवर्ड द्वारा खोजें। एक बार जब आप एक वेब पार्ट का चयन कर लेते हैं, तो वह पेज में जुड़ जाता है।
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वेब पार्ट को कॉन्फिगर करें। उदाहरण के लिए, यदि आप एक छवि गैलरी वेब पार्ट जोड़ते हैं, तो प्रदर्शित करने के लिए चित्रों को चुनने के लिए छवियां जोड़ें चुनें।
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सहकर्मियों को अपने परिवर्तन उपलब्ध कराने के लिए
प्रकाशित करें चुनें।
जबकि होम पेज स्वचालित रूप से आपके लिए बनाया गया है, यह अभी भी एक ऐसा पेज है जिसे आप वेब पार्ट से भर सकते हैं।
कार्य ऐप इंस्टॉल करना और उसका उपयोग करना
जब आप अपनी साइट पर ऐप्स जोड़ते हैं तो चीजें दिलचस्प हो जाती हैं। ऐप्स वेब पार्ट्स की कार्यक्षमता से परे जाते हैं और उनमें ब्लॉग या कस्टम सूची जैसी चीज़ें शामिल होती हैं, जो एक छोटा डेटाबेस हो सकता है।
हम टास्क ऐप पर एक नज़र डालेंगे, जो आपको अपनी टीम के सदस्यों के लिए टू-डॉस सेट करने, टू-डॉस असाइन करने और फिर उनके पूरा होने को ट्रैक करने की अनुमति देता है।
अपनी SharePoint साइट पर कार्य ऐप जोड़ने के लिए:
- शेयरपॉइंट साइट के होम पेज पर, नया चुनें, फिर ऐप चुनें।
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चुनेंकार्य.
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बाएं मेनू में, कार्य ऐप देखने और प्रतिनिधिमंडल शुरू करने के लिए साइट सामग्री चुनें।
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शेयरपॉइंट का उपयोग किसे करना चाहिए?
ज्यादातर समय, कॉर्पोरेट टीमें SharePoint का उपयोग करती हैं। लेकिन, ऐसे बहुत से गैर-व्यावसायिक-संबंधित परिदृश्य हैं जहां SharePoint काम में आता है, जैसे:
- खेल टीम कैलेंडर का उपयोग गेम शेड्यूल पोस्ट करने के लिए कर सकती है, और वे गेम वीडियो को स्टोर करने के लिए दस्तावेज़ लाइब्रेरी का उपयोग कर सकती हैं।
- पुस्तक क्लब अगले सप्ताह की पुस्तक के लिंक पोस्ट कर सकते हैं, जबकि लेखन समूह आलोचनाओं, प्रस्तुतियों और टिप्पणियों की मेजबानी कर सकते हैं।
- पुनर्स्थापन परियोजना की योजना बना रहे स्वयंसेवी समूह कार्यों और समयरेखा के साथ एक योजना बना सकते हैं।
- एक यार्ड बिक्री चलाने वाला पड़ोस नए प्रतिभागियों पर घोषणाएं पोस्ट कर सकता है, या दस्तावेज़ लाइब्रेरी में साझा एक्सेल फ़ाइल में आइटम और कीमतों की सूची बना सकता है।
उपरोक्त परिदृश्य अन्य ऐप्स और सेवाओं के साथ संभव हैं, लेकिन SharePoint सब कुछ एक ही स्थान पर एक साथ लाता है, एक इंटरफ़ेस के साथ जो कि Windows, macOS और Linux पर समर्थित है।
शेयरपॉइंट कहां से डाउनलोड करें
एंड्रॉइड के लिए Google Play से SharePoint ऐप डाउनलोड करें या ऐप स्टोर से iOS के लिए SharePoint ऐप प्राप्त करें। साथ ही, आप Microsoft Office ऐप्स जैसे Word, Excel, और PowerPoint का उपयोग सीधे SharePoint से फ़ाइलें खोलने, स्नैप डाउनलोड करने और अपलोड करने के लिए कर सकते हैं।
