क्या पता
- होम टैब पर जाएं। डिलीट ग्रुप में, क्लीन अप चुनें। चुनें कि कितनी सफाई करनी है।
- पुष्टिकरण संवाद बॉक्स में, क्लीन अप या क्लीन अप फोल्डर चुनें।
यह लेख बताता है कि अपने ईमेल उत्तरों में उद्धृत संदेशों को हटाने और अपने इनबॉक्स को सुव्यवस्थित रखने के लिए आउटलुक कन्वर्सेशन क्लीन अप टूल का उपयोग कैसे करें। इस आलेख में दिए गए निर्देश आउटलुक 2019, आउटलुक 2016, आउटलुक 2013 और माइक्रोसॉफ्ट 365 के लिए आउटलुक पर लागू होते हैं।
आउटलुक में बातचीत को सुव्यवस्थित करें
ईमेल प्रोग्राम पूर्ण मूल संदेश को स्वचालित रूप से उत्तरों में उद्धृत करते हैं। इसलिए, आपकी ईमेल बातचीत में एक ही संदेश कई बार हो सकता है: एक बार मूल ईमेल में और फिर प्रत्येक उत्तर में उद्धृत। आउटलुक में बातचीत को साफ करने और अनावश्यक संदेशों को हटाने के लिए:
- होम टैब पर जाएं।
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हटाएं समूह में, क्लीन अप चुनें।
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चुनें कि कितनी सफाई करनी है:
- बातचीत को साफ करें: वर्तमान वार्तालाप से अन्य संदेशों में पूरी तरह से उद्धृत संदेशों को हटा दें।
- फ़ोल्डर साफ़ करें: मौजूदा फ़ोल्डर से सभी अनावश्यक ईमेल हटाएं।
- फ़ोल्डर और सबफ़ोल्डर साफ़ करें: फ़ोल्डर पदानुक्रम में वर्तमान फ़ोल्डर और उसके नीचे के सभी फ़ोल्डरों से पूरी तरह से उद्धृत संदेशों को हटा दें।
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पुष्टिकरण संवाद बॉक्स में, या तो क्लीन अप या क्लीन अप फोल्डर चुनें, इस पर निर्भर करते हुए कि आपने चरण में कौन सा क्लीन अप विकल्प चुना है 3.
Image - डिफ़ॉल्ट रूप से, आउटलुक को अनावश्यक के रूप में पहचाने जाने वाले ईमेल हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में जाते हैं, लेकिन आप आउटलुक को किसी संग्रह या किसी अन्य फ़ोल्डर में ले जाने के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
कीबोर्ड शॉर्टकट द्वारा आउटलुक में बातचीत को त्वरित रूप से व्यवस्थित करें
वर्तमान बातचीत को आउटलुक में तेजी से कारगर बनाने के लिए:
- उस बातचीत का चयन करें जिसे आप साफ करना चाहते हैं।
- प्रेस Alt+Del।
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पुष्टिकरण संवाद बॉक्स में, क्लीन अप चुनें।
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आउटलुक में कन्वर्सेशन क्लीन अप विकल्प कॉन्फ़िगर करें
उस फ़ोल्डर को चुनने के लिए जिसमें आउटलुक सफाई करते समय अनावश्यक संदेशों को स्थानांतरित करता है और अन्य सफाई विकल्प सेट करता है:
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फ़ाइल टैब पर जाएं और विकल्प चुनें।
Image - मेल श्रेणी में जाएं।
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वार्तालाप क्लीन अप अनुभाग में, ब्राउज़ करें चुनें के आगे साफ किए गए आइटम इस फ़ोल्डर में जाएंगे ।
Image - सिलेक्ट फोल्डर डायलॉग बॉक्स में, वह फोल्डर चुनें जहां अनावश्यक संदेशों को स्टोर किया जाएगा जैसे Archive फोल्डर। फिर ठीक चुनें।
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इच्छानुसार अन्य वार्तालाप क्लीन अप विकल्प चुनें:
- उप-फ़ोल्डरों की सफाई करते समय, गंतव्य फ़ोल्डर में फ़ोल्डर पदानुक्रम को फिर से बनाएँ: फ़ोल्डर संरचना को संरक्षित करते हुए आइटम संग्रहीत करता है। हटाए गए आइटम के अलावा किसी अन्य क्लीनअप गंतव्य फ़ोल्डर का उपयोग करते समय इस विकल्प का चयन करें।
- अपठित संदेशों को स्थानांतरित न करें: अपठित ईमेल रखता है (भले ही ये संदेश पूरी तरह से उद्धृत और बेमानी हों)।
- वर्गीकृत संदेशों को स्थानांतरित न करें: आपके द्वारा लेबल किए गए ईमेल रखता है ताकि ये संदेश खोज फ़ोल्डर में दिखाई दें।
- चिह्नित संदेशों को स्थानांतरित न करें: फ़ॉलो-अप के लिए आपके द्वारा फ़्लैग किए गए ईमेल को न तो स्थानांतरित करें और न ही हटाएं।
- डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित संदेशों को स्थानांतरित न करें: प्रेषक द्वारा हस्ताक्षरित ईमेल को उनकी पहचान सत्यापित करने के लिए रखता है।
- जब कोई उत्तर किसी संदेश को संशोधित करता है, तो मूल को स्थानांतरित न करें: प्रत्येक संदेश के लिए पूर्ण और अपरिवर्तित पाठ रखता है। बिना संशोधन के पूर्ण रूप से उद्धृत ईमेल सफाई के दौरान स्थानांतरित कर दिए जाते हैं।
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चुनें ठीक.
