आउटलुक वितरण सूची के सदस्यों को संग्रहीत करने के लिए संपर्क समूहों का उपयोग करता है। एक संपर्क समूह बनाने और संपर्क जोड़ने के बाद, एक ईमेल संदेश बनाएं और उसे संपर्क समूह को संबोधित करें। इस तरह, वितरण सूची में सभी को एक ही संदेश प्राप्त होता है और आप समय बचाते हैं।
इस आलेख में दिए गए निर्देश आउटलुक 2019, आउटलुक 2016, आउटलुक 2013, आउटलुक 2010 और माइक्रोसॉफ्ट 365 के लिए आउटलुक पर लागू होते हैं।
आउटलुक में वितरण सूची कैसे सेट करें
आउटलुक में संपर्क समूह बनाने के लिए, सूची बनाएं और चुनें कि इसे कहां स्टोर करना है। यहां बताया गया है:
- ओपन आउटलुक।
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होम टैब पर जाएं और नए आइटम चुनें।
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चुनें अधिक आइटम > संपर्क समूह । या Ctrl+ Shift+ L दबाएं।
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संपर्क समूह विंडो में, कर्सर को नाम टेक्स्ट बॉक्स में रखें और वितरण सूची के लिए एक नाम टाइप करें।
वितरण सूची में ईमेल भेजने के लिए, एक नई संदेश विंडो के To टेक्स्ट बॉक्स में सूची का नाम दर्ज करें।
- संपर्क समूह विंडो खुली रहने दें।
सदस्यों को एक आउटलुक संपर्क समूह में जोड़ें
ग्रुप बनने और सेव करने के बाद, वितरण सूची में संपर्क जोड़ें।
संपर्क समूह में संपर्क जोड़ने के लिए:
- संपर्क समूह विंडो में, संपर्क समूह टैब पर जाएं।
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चुनें सदस्य जोड़ें > आउटलुक संपर्कों से।
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सदस्यों का चयन करें: संपर्क संवाद बॉक्स में, एक संपर्क चुनें और उस संपर्क को वितरण सूची में जोड़ने के लिए सदस्य चुनें।
यदि कोई संपर्क सूचीबद्ध नहीं है, तो संपर्क को नाम या ईमेल पते से खोजें। यदि आप अभी भी संपर्क नहीं ढूंढ पा रहे हैं, तो पता पुस्तिका ड्रॉपडाउन तीर का चयन करें और एक अलग सूची चुनें।
- प्रत्येक संपर्क के लिए चरण 3 को दोहराएं जिसे आप वितरण सूची में जोड़ना चाहते हैं।
- चुनें ठीक.
- संपर्क समूह विंडो में, सहेजें और बंद करें चुनें।
वितरण सूची में एक नया संपर्क बनाएं
संपर्क समूह में उन प्राप्तकर्ताओं को जोड़ने के लिए जो आपकी आउटलुक एड्रेस बुक में नहीं हैं:
- आउटलुक पर जाएं लोग और वितरण सूची पर डबल-क्लिक करें।
- संपर्क समूह विंडो में, संपर्क समूह टैब पर जाएं और सदस्य जोड़ें चुनें> नया ई-मेल संपर्क.
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डिस्प्ले नाम टेक्स्ट बॉक्स में, संपर्क के लिए एक नाम टाइप करें।
Image यदि आप संपर्क का नाम नहीं जानते हैं, तो उनका ईमेल पता दर्ज करें या उपनाम टाइप करें।
- ई-मेल पता टेक्स्ट बॉक्स में, नए संपर्क का ईमेल पता दर्ज करें।
- यदि आप पता पुस्तिका में नया सदस्य नहीं जोड़ना चाहते हैं, तो संपर्कों में जोड़ें चेक बॉक्स को साफ़ करें।
- चुनें ठीक.
- संपर्क समूह विंडो में, वितरण सूची में परिवर्तनों को सहेजने के लिए सहेजें और बंद करें चुनें।
आउटलुक में संपर्क समूह कैसे साझा करें
क्या ऐसे अन्य लोग हैं जिन्हें आपकी वितरण सूची मिलने पर लाभ होगा? उन्हें शुरू से एक ही संपर्क समूह स्थापित करने के बजाय, उनके साथ संपर्क समूह साझा करें। यह ईमेल अटैचमेंट भेजने जितना आसान है।
संपर्क समूह साझा करने के लिए:
- जाएं आउटलुक पीपल।
- उस वितरण समूह पर डबल-क्लिक करें जिसे आप साझा करना चाहते हैं।
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संपर्क समूह विंडो में, संपर्क समूह टैब पर जाएं और फॉरवर्ड ग्रुप चुनें> एक आउटलुक संपर्क के रूप में.
Image समूह के सदस्यों के नाम और पते वाली टेक्स्ट फ़ाइल संलग्न करने के लिए इंटरनेट फॉर्मेट (vCard) चुनें।
- उस व्यक्ति को संदेश भेजें जिसे आप वितरण सूची प्राप्त करना चाहते हैं।
- चुनें भेजें।
एक आउटलुक संपर्क समूह आयात करें जिसे ईमेल द्वारा आपके साथ साझा किया गया है
यदि किसी ने आउटलुक में वितरण सूची बनाई है और इसे आउटलुक संपर्क फ़ाइल के रूप में आपको ईमेल किया है, तो सूची को अपनी पता पुस्तिका में आयात करें और अपने स्वयं के रूप में उपयोग करें।
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उस संदेश को खोलें जिसमें समूह के लिए संलग्न आउटलुक संपर्क फ़ाइल है।
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अनुलग्नक ड्रॉपडाउन तीर का चयन करें।
Image - चुनें खुला।
- संपर्क समूह विंडो में, फ़ाइल > जानकारी पर जाएं।
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चयन करें फ़ोल्डर में ले जाएँ > फ़ोल्डर में कॉपी करें।
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में आइटम कॉपी करें संवाद बॉक्स में, संपर्क फ़ोल्डर चुनें।
Image - चुनें ठीक.
- अपनी वितरण सूची तैयार होने के साथ, आप इसके सदस्यों को संदेश भेजना शुरू कर सकते हैं।
यदि आप अपनी वितरण सूचियों पर अधिक नियंत्रण चाहते हैं, तो सुरुचिपूर्ण मेलिंग सूचियां बनाने के लिए संपर्क श्रेणियों का उपयोग करें।
