मुख्य तथ्य
- कार्यकर्ता अक्सर मीटिंग में एक से अधिक कार्य करते हैं, और जैसे-जैसे मीटिंग बढ़ती जाती है, इसकी संभावना बढ़ जाती है।
- सभी मल्टीटास्किंग खराब नहीं हैं, हालांकि, और "सकारात्मक मल्टीटास्किंग" उत्पादकता में सुधार कर सकते हैं।
- दूरस्थ कार्य प्लेटफ़ॉर्म नई सुविधाएँ जोड़ सकते हैं जो कार्यकर्ताओं को मीटिंग के लिए प्रासंगिक कार्यों के लिए प्रेरित करते हैं।
यदि आप दूर से काम करते हैं, तो एक अच्छा मौका है कि आपने पिछले सप्ताह एक मीटिंग के दौरान कई कार्य किए हैं-और आप शायद ही अकेले हों।
Microsoft द्वारा जारी किया गया एक नया पेपर समस्या की ओर इशारा करता है। जबकि छोटी, छोटी बैठकों में मल्टीटास्किंग दुर्लभ थी, यह उन बैठकों में लगभग-सार्वभौमिक स्तर तक पहुंच गई जो एक घंटे से अधिक समय तक चलीं। हालांकि, यह पूरी तरह से बुरी खबर नहीं है: पेपर, जो माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के उपयोग पर केंद्रित है, कई तरीकों से सुझाव देता है कि कार्यकर्ता अपना ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
"FocusAssist for Windows पहले ही भेज दिया गया है और यहां एक बड़ी मदद हो सकती है," माइक्रोसॉफ्ट में एक सहयोगी शोधकर्ता और शोध प्रबंधक डॉ मैरी ज़ेरविंस्की ने ईमेल पर कहा। "कॉर्टाना के माध्यम से फ़ोकस टाइम शेड्यूल करना आउटलुक में एक और उपलब्ध विकल्प है।"
दूरस्थ कर्मचारी को क्या करना चाहिए?
मीटिंग में मल्टीटास्किंग को अक्सर असभ्य या प्रतिकूल के रूप में देखा जाता है, और पेपर ने पाया कि यह कभी-कभी सच साबित होता है। हालांकि, शोधकर्ता एक अधिक जटिल बिंदु का तर्क देते हैं। सभी मल्टीटास्किंग नकारात्मक नहीं होते हैं, और दूरस्थ कर्मचारियों को सकारात्मक परिणामों की ओर मार्गदर्शन करने के लिए उपकरणों का उपयोग किया जा सकता है।
प्रतिभागियों ने एक अनाम डायरी में सकारात्मक मल्टीटास्किंग के लाभों के बारे में विस्तार से बताया। "मैं उन बैठकों से कम निराश नहीं हुआ जो मेरे लिए बहुत उपयोगी नहीं थीं," एक ने कहा।
दूसरों ने कहा कि वे जरूरत पड़ने पर बारीकी से ध्यान देने के विकल्प की सराहना करते हैं, फिर कहीं और ध्यान केंद्रित करते हैं जब ऐसा नहीं होता है। प्रतिभागियों ने कहा कि मल्टीटास्किंग ने उन्हें मीटिंग के लिए प्रासंगिक फाइलें या ईमेल एक्सचेंज जैसी जानकारी खोजने में मदद की।
… एक कराह-प्रेरक 80-मिनट की मैराथन मल्टीटास्किंग को प्रोत्साहित करने की संभावना छह गुना अधिक है।
डॉ. Czerwinski ने कहा कि Microsoft Teams या Windows का उपयोग करने वाले दूरस्थ कर्मचारी फ़ोकस असिस्ट और फ़ोकस टाइम की ओर रुख कर सकते हैं ताकि किसी मीटिंग से संबंधित विकर्षणों को दूर किया जा सके और विशिष्ट कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय निकाला जा सके। कागज किसी भी उपकरण का समर्थन करता है जो एक बैठक में श्रमिकों के ध्यान पर बाहरी मांगों को एक तरफ धकेलता है।
रिमोट वर्क प्लेटफॉर्म में नई, बेहतर सुविधाएं सकारात्मक मल्टीटास्किंग को प्रोत्साहित करने के लिए और भी आगे बढ़ सकती हैं।पेपर मीटिंग-विशिष्ट "फोकस मोड" का प्रस्ताव करता है ताकि श्रमिकों को मीटिंग के लिए प्रासंगिक तरीकों से मल्टीटास्क करने में मदद मिल सके, जैसे किसी अन्य विंडो या प्रोग्राम के बजाय मीटिंग के इंटरफ़ेस में ईमेल या फाइलें खोलना। यह अन्य कार्यक्रमों में पाए जाने वाले विकर्षणों को दूर करते हुए सकारात्मक मल्टीटास्किंग को प्रोत्साहित करेगा।
शोधकर्ता बेहतर एजेंडा टूल का भी सुझाव देते हैं जो कार्यकर्ताओं को मीटिंग्स को जल्दी छोड़ने या मीटिंग के बीच में शामिल होने देते हैं यदि मीटिंग के केवल भाग प्रासंगिक हों। यह हर ध्यान अवधि के कट्टर दुश्मन का मुकाबला कर सकता है: लंबी, उबाऊ बैठकें।
दूरस्थ कार्यकर्ता लंबी बैठकों में टैप आउट
मल्टीटास्किंग विशेष रूप से आम नहीं थी जब सभी मीटिंग्स को एकत्रित किया गया था: लगभग 30% मीटिंग्स में ईमेल मल्टीटास्किंग शामिल थी, और लगभग 24% ने फ़ाइल मल्टीटास्किंग देखी।
लेकिन वह अवधि के साथ बदल गया। अप्रत्याशित रूप से, 20 मिनट से कम की बैठकों में मल्टीटास्किंग के कुछ उदाहरण दिखाई दिए, लेकिन मीटिंग ड्रग ऑन के रूप में चौंकाने वाली गति के साथ बढ़ी।
20 से 40 मिनट की लंबी बैठक में उपस्थित लोगों को अन्य काम के लिए भेजने की संभावना लगभग दोगुनी थी, और 80 मिनट की मैराथन में कराहने के लिए प्रेरित करने वाले श्रमिकों को विचलित देखने की संभावना छह गुना अधिक थी।
बैठक का आकार-जैसा कि इसमें भाग लेने वाले लोगों की संख्या-भी महत्वपूर्ण थी। आमने-सामने की बैठकों ने कम से कम मल्टीटास्किंग को प्रोत्साहित किया, और तीसरे व्यक्ति ने शायद ही परिणाम को बदला। लेकिन वीडियो कॉल में और चेहरे दिखाई देने के कारण अन्य कार्यों में डूबना संभव हो गया। 10 या अधिक लोगों के साथ मीटिंग में मल्टीटास्किंग होने की संभावना दोगुनी थी।
एक प्रतिभागी ने एक संबंधित प्रेरणा का विवरण दिया। "बड़ी बैठकों में, टाउन हॉल की तरह, मैं रुक जाता हूं और वास्तव में सुनता हूं जब कुछ दिलचस्प कहा जा रहा है," प्रतिभागी ने कहा। "बाकी समय ऐसा लगता है कि मैं काम पर बिल्कुल भी ध्यान नहीं देता।"
डेटा में एक और कमजोर लेकिन अधिक आश्चर्यजनक परिणाम शामिल थे: निर्धारित बैठकें बुरी खबर हैं।एक निर्धारित बैठक में तदर्थ बैठक की तुलना में मल्टीटास्किंग को प्रोत्साहित करने की संभावना लगभग डेढ़ गुना अधिक थी। निर्धारित बैठकों में, आवर्ती बैठकें व्याकुलता के लिए सबसे उपजाऊ आधार थीं।
"दूरस्थ बैठकों को कैसे निर्धारित और संरचित किया जाता है, यह इस बात से महत्वपूर्ण रूप से जुड़ा है कि लोग कब और किस हद तक अपना ध्यान बांटते हैं," पेपर समाप्त होता है। तो इससे पहले कि आप एक घंटे की मीटिंग आमंत्रण पर भेजें दबाएं, पुनर्विचार करें-जब तक आप सहकर्मियों को अपना इनबॉक्स खाली करने का समय नहीं देना चाहते।
